Questions fréquentes

L'essai dure 30 jours, avec toutes les fonctions de GestiClub. Un e-mail de GestiClub vous propose de le prolonger une seule fois, de 30 jours. Pour continuer ensuite, cliquez sur Acheter, dans le pied de page de GestiClub : un lien sécurisé part à la personne de contact du club, et ce lien ouvre la page où vous choisissez votre formule.

Article de référence : 1 : Fenêtre GestiClub en aperçu

Mots-clés : essai, gratuit, prolonger, prolongation, abonnement, acheter

Commencez par les tutoriels de cette documentation : ils mettent votre club en place pas à pas, dans l'ordre. Le manuel détaille ensuite chaque module, écran par écran. Les replays des dix soirées de présentation en direct sont en ligne sur gesticlub.ch. Pour une question précise, cliquez sur Créer un ticket, en haut de cette page.

Article de référence : 1 : L'aide de GestiClub

Mots-clés : apprendre, formation, live, replay, vidéo, tutoriel

Suivez les tutoriels dans l'ordre : « Mes premiers pas dans GestiClub » (votre profil, les informations du club, la saison, les groupes et l'accès du comité), « Préparer la comptabilité et la facturation », puis « Faire entrer vos membres ». Vérifiez les dates de saison dès le départ, dans Paramètres › Paramètres généraux : elles commandent les cotisations, leur prorata et le premier exercice comptable.

Article de référence : 1 : Introduction

Mots-clés : commencer, démarrer, configurer, mise en place, saison

Oui. Un ticket qui reste sans réponse de votre part est fermé automatiquement, pour garder un suivi clair. Vous pouvez le rouvrir à tout moment.

Article de référence : 1 : L'aide de GestiClub

Mots-clés : ticket, fermé, clôturé, support, rouvrir

Oui : créez un ticket qui décrit votre besoin concret. GestiClub est le même logiciel pour tous les clubs. Il évolue quand une amélioration sert au plus grand nombre, mais il n'existe pas de version sur mesure pour un seul club.

Article de référence : 1 : L'aide de GestiClub

Mots-clés : amélioration, nouvelle fonction, demande, sur mesure, évolution

Les blocs Débiteurs, Chiffre d'affaires cumulé et Chiffre d'affaires mensuel demandent le droit Voir de la comptabilité. Par défaut, seuls l'Administrateur, le Comité, le Secrétaire et le Comptable l'ont : un entraîneur ou un membre ne voit donc pas les finances du club.

Article de référence : 2 : Les blocs disponibles

Mots-clés : chiffre d'affaires, finances, bloc, widget, entraîneur, droits

Cliquez sur Nouveau bloc, survolez une catégorie, puis cliquez sur le bloc voulu : il s'ajoute en bas de la colonne de gauche, et vous le déplacez ensuite par sa barre de titre. Un bloc grisé est déjà sur votre tableau de bord. Vous ne voyez que les blocs que votre rôle autorise.

Article de référence : 2 : Organiser son tableau de bord

Mots-clés : bloc, widget, ajouter, tableau de bord, accueil

Tapez au moins deux lettres, sans vous soucier des accents ni des majuscules. La recherche porte sur la fiche du contact : prénom, nom, entreprise, famille, e-mails, téléphones, localité, NPA et numéro de membre. Le nom des parents n'en fait pas partie : un enfant se trouve par son propre prénom ou son propre nom. Avec plusieurs mots, seules les fiches qui contiennent chacun des mots restent affichées : en cas de doute, tapez un seul mot. Si rien ne s'affiche, vérifiez à gauche qu'aucun filtre, groupe ou liste de distribution ne réduit la liste.

Article de référence : 3 : Rechercher un contact

Mots-clés : recherche, trouver, membre, nom, prénom

Pendant la saisie, la fenêtre Personne déjà existante signale un parent ou une personne de contact qui porte le même prénom et le même nom, et propose d'en faire un membre. À l'enregistrement, la fenêtre Doublon possible montre les fiches du même nom, même avec une date de naissance un peu différente : gardez Créer quand même pour les vrais homonymes. Si le prénom, le nom et la date de naissance, ou le prénom, le nom et l'e-mail, correspondent à une fiche existante, l'enregistrement est refusé. Pour retrouver et fusionner les doublons déjà présents, l'Administrateur et le Secrétaire cliquent sur Doublons de contacts.

Article de référence : 3 : Dupliquer un membre et éviter les doublons

Mots-clés : doublon, double, fusionner, même personne, homonyme

En principe, non. L'import reconnaît un membre existant à son prénom et à son nom, sans tenir compte des accents ni des majuscules. Avec la même date de naissance, ou le même e-mail si le fichier n'a pas de date de naissance, la fiche existante est mise à jour. Sinon, la fenêtre Doublons potentiels vous laisse choisir Nouveau, Mettre à jour ou Ignorer. Une orthographe différente, comme « Jean-Marc » et « Jean Marc », n'est pas reconnue : après l'import, lancez Doublons de contacts.

Article de référence : 3 : Importer des contacts

Mots-clés : doublon, import, deux fois, excel, réimporter

Une ligne sans prénom ou sans nom n'est pas importée. À la fin de l'import, la fenêtre Récapitulatif donne le nombre de lignes en erreur, avec leur numéro dans le fichier : corrigez-les, puis importez le fichier de nouveau ou ajoutez ces personnes à la main.

Article de référence : 3 : Importer des contacts

Mots-clés : import, manquant, ligne, erreur, récapitulatif

Non. L'import ne crée aucun accès et n'envoie aucun e-mail. Pour donner l'accès aux membres importés, sélectionnez-les dans la grille, puis cliquez sur Pour la sélection › Envoyer la validation : chacun reçoit un lien, valable 7 jours, pour vérifier ses données et créer son accès.

Article de référence : 3 : Importer des contacts

Mots-clés : import, e-mail, invitation, validation, accès

Un membre actif ne se supprime pas directement : sa ligne propose Enregistrer démission. Une fois la démission enregistrée, il devient ancien membre (filtre Anciens membres), et sa ligne propose Supprimer. Pour un départ normal, la démission suffit : la fiche, l'historique et les factures restent. Ces boutons n'apparaissent qu'à l'Administrateur et au Secrétaire, et ils sont grisés sur votre propre ligne.

Article de référence : 3 : Démission et réactivation d'un membre

Mots-clés : supprimer, démission, effacer, membre, départ

GestiClub vérifie le nombre de chiffres selon l'indicatif choisi à gauche du champ. Un numéro suisse se saisit avec ou sans le zéro, avec ou sans espaces : « 079 555 22 33 » et « 79 555 22 33 » sont acceptés. Le message « Ce numéro ne correspond pas à un numéro de son pays » signale un chiffre en trop ou en moins, ou un mauvais indicatif, par exemple un numéro français laissé sur +41.

Article de référence : 3 : Ajouter un membre

Mots-clés : portable, téléphone, numéro, refusé, format, indicatif

Pour un formulaire Par groupe, sur chaque cours, avec le champ Groupe attribué. Pour un formulaire Par cours, sur chaque créneau : la fenêtre du cours n'a alors aucun champ de groupe, et chaque créneau peut envoyer ses inscrits dans un groupe différent.

Article de référence : 4 : Le formulaire par cours

Mots-clés : groupe, cours, créneau, attribué, inscrit

Les places comptent les membres déjà présents dans le groupe attribué, pas seulement les inscriptions du formulaire. Si le groupe compte déjà 16 membres, il ne reste que 4 places.

Article de référence : 4 : Le formulaire par groupe

Mots-clés : places, restantes, capacité, groupe, complet

Ils n'existent que pour un formulaire Simple. Dès que vous choisissez Par groupe ou Par cours, ils disparaissent : le groupe et le tarif viennent alors du cours ou du créneau choisi par l'inscrit.

Article de référence : 4 : Le formulaire simple

Mots-clés : groupe par défaut, cotisation, champ, absent

Non. Enregistrer un passage signifie que le membre a réussi : il n'existe ni note, ni mention d'échec. Un membre qui échoue ne fait simplement l'objet d'aucun enregistrement.

Article de référence : 5 : Enregistrer un passage

Mots-clés : échec, note, raté, résultat, passage

Oui. Le nom du test est recopié dans chaque passage au moment de l'enregistrement : supprimer ou renommer un test du catalogue ne change pas l'historique des membres. Pour seulement ne plus le proposer, désactivez plutôt son interrupteur Actif : le test reste dans le catalogue, grisé.

Article de référence : 5 : Le catalogue des tests

Mots-clés : supprimer, catalogue, test, historique, inactif

Déclarez d'abord le groupe dans Paramètres › Documents, section Groupes d'accès. Sélectionnez ensuite le disque, cliquez sur Modifier le disque, laissez-le en Privé et choisissez le groupe dans Visible par (groupes). Le disque n'est alors visible que par les membres actifs de ce groupe et par la personne qui l'a créé : un administrateur qui n'est pas dans le groupe ne le voit pas non plus.

Article de référence : 6 : Créer et régler les disques

Mots-clés : disque, privé, groupe, accès, visibilité

Non. Sélectionnez le disque et cliquez sur Modifier le disque : l'interrupteur bascule entre Public et Privé à tout moment. Rendre public un disque interne montre aussitôt son contenu à tous les membres.

Article de référence : 6 : Créer et régler les disques

Mots-clés : public, privé, changer, disque

Un dossier non vide ne peut pas être supprimé : videz-le d'abord. Un disque doit être entièrement vide, corbeille comprise : supprimez définitivement ce qui reste dans sa corbeille.

Article de référence : 6 : Supprimer et restaurer

Mots-clés : supprimer, dossier, disque, vide, impossible

Ouvrez Paramètres › Quotas : la page affiche l'espace disque utilisé et libre, ainsi que le nombre de contacts, par rapport aux limites de votre abonnement. Les fichiers de la corbeille et les anciennes versions comptent aussi : la corbeille se vide d'elle-même après trente jours, ou tout de suite avec Supprimer définitivement.

Article de référence : 6 : L'espace disponible

Mots-clés : quota, espace, stockage, plein, limite

Il apparaît tout de suite dans la liste, à l'état En cours, puis Envoyée quand tous les e-mails sont partis. Une notification donne ensuite le nombre d'envois réussis, en échec et sans adresse. Pour savoir qui l'a reçu, double-cliquez sur l'e-mail, puis cliquez sur Voir le détail par destinataire.

Article de référence : 7 : Vérifier et envoyer

Mots-clés : envoi, message, en cours, parti, notification

À l'adresse principale de sa fiche, avec les autres adresses de la fiche en copie. Pour un adulte, c'est sa propre adresse. Pour un enfant, c'est celle du parent Contact principal, avec l'autre parent et l'enfant en copie s'ils ont une adresse : pour une joueuse de 14 ans, le message part chez sa mère, avec elle-même et son père en copie. Pour un groupe ou une liste, chaque membre est traité de la même façon, et des frères et sœurs dont les fiches ont exactement les mêmes adresses reçoivent un seul e-mail.

Article de référence : 7 : Écrire un message

Mots-clés : adresse, destinataire, copie, parent, enfant, mineur

Demandez-lui d'abord de regarder dans ses indésirables et dans les autres dossiers de sa messagerie. Dans Voir le détail par destinataire, les filtres Échecs et Sans email montrent les e-mails qui ne sont pas partis. Vérifiez enfin les adresses de sa fiche : le message part à l'adresse principale, les autres adresses en copie.

Article de référence : 7 : Suivre les statistiques

Mots-clés : pas reçu, spam, indésirables, échec, adresse

Chaque fichier, et l'ensemble des pièces jointes d'un e-mail, est limité à 10 Mo. Pour un document plus lourd, compressez le PDF, ou déposez-le sur le site du club et mettez le lien dans le message : l'e-mail reste léger et risque moins de finir dans les indésirables.

Article de référence : 7 : Joindre des fichiers

Mots-clés : pièce jointe, taille, fichier, lourd, 10 Mo

Elle s'ajoute à l'envoi des messages et n'apparaît jamais dans l'éditeur. Cliquez sur Preview & Test : elle figure en bas de l'aperçu, telle que vos destinataires la recevront. Ne la recopiez pas dans le texte, elle serait en double. Elle se règle dans Paramètres › Signature e-mail. Les newsletters n'ont pas de signature : leur pied de page en tient lieu.

Article de référence : 7 : La signature des e-mails

Mots-clés : signature, club, éditeur, absente

Chacun règle lui-même ce que la signature dit de lui : Mon profil, Modifier, onglet Données de connexion, bloc Signature email. Si vous avez plusieurs fonctions, choisissez la Fonction affichée dans la signature ; cochez au besoin Inclure mon téléphone et Inclure mon e-mail, puis cliquez sur Enregistrer le compte. Les fonctions viennent des groupes où vous en avez une : si l'une d'elles est fausse, demandez au secrétariat de la corriger.

Article de référence : 7 : La signature des e-mails

Mots-clés : signature, fonction, téléphone, profil, président

Non. Chaque destinataire reçoit son propre e-mail, y compris ceux du champ CC : il n'y a donc pas besoin de copie cachée. Seules les adresses d'une même fiche se voient entre elles, puisqu'elles reçoivent le même e-mail : l'adresse principale et ses copies.

Article de référence : 7 : Écrire un message

Mots-clés : copie, CC, cci, confidentialité, adresses

Oui. Dans Paramètres › Liste de sélection › Types de rendez-vous, cliquez sur la pastille du type, choisissez une couleur dans la palette, puis cliquez sur Enregistrer. Il faut le droit Types de l'Agenda : par défaut, l'Administrateur, le Secrétaire et la Commission technique l'ont. Un événement peut aussi avoir sa propre couleur, choisie dans sa fenêtre.

Article de référence : 8 : Les types d'événements

Mots-clés : couleur, type, événement, personnaliser

La liste d'une séance se crée à sa première ouverture, avec les membres du groupe à ce moment-là. Si quelqu'un rejoint le groupe ensuite, la fenêtre affiche Nouveaux membres détectés : cliquez sur Ajouter à la liste. Les séances suivantes le comptent d'office.

Article de référence : 8 : Saisir les présences

Mots-clés : présence, liste, nouveau membre, absent de la liste, groupe

Oui. En bas de la fenêtre Liste de présence, tapez trois lettres de son nom dans Ajouter un membre, puis choisissez-le : il est ajouté à cette séance seulement.

Article de référence : 8 : Saisir les présences

Mots-clés : présence, ajouter, invité, autre groupe, séance

🇨🇭 Dans la BDNS de Jeunesse+Sport, réservée aux clubs suisses, chaque importation remplace les activités et les présences déjà enregistrées pour le cours. GestiClub, lui, a tout gardé : refaites l'export J+S avec la date de début de la saison dans Du, puis importez-le de nouveau. Gardez ensuite cette date à chaque export : chaque fichier contient alors toutes les séances depuis le début de la saison.

Article de référence : 8 : Vers J+S

Mots-clés : j+s, bdns, import, présences, perdues

Tout dépend de ce que vous attendez des membres. Pour qu'ils s'inscrivent, avec un délai, des places limitées ou un prix, créez un Événement simple dans Événements & réservations. Pour convier un groupe et savoir qui vient, créez un événement dans l'Agenda et cochez Rendez-vous sur invitation : chacun confirme ou refuse depuis l'e-mail reçu.

Article de référence : 9 : Créer un événement simple

Mots-clés : grillade, sortie, souper, fête, inscription, invitation

La facturation demande un exercice comptable et des comptes produits dans le plan comptable. Sans exercice, l'option Facturable est grisée ; sans compte produit, Enregistrer reste grisé. Créez d'abord l'exercice dans Comptabilité, puis revenez à l'élément.

Article de référence : 9 : Créer une réservation à créneaux

Mots-clés : tarif, compte produit, facturable, grisé, exercice

Choisir un jour dans le calendrier ne suffit pas : il faut cliquer sur le créneau pour le sélectionner. S'il y a plusieurs tarifs, choisissez aussi le vôtre. Le bouton s'active ensuite.

Article de référence : 9 : Réserver, côté membre

Mots-clés : confirmer, grisé, bouton, créneau, inactif

Ils agissent sur l'élément que vous avez d'abord sélectionné dans une liste de gestion. À gauche, sous Gestion, cliquez sur Tous les éléments, puis cliquez sur la ligne de l'événement ou de la ressource : Modifier, Créneaux & inscriptions et Supprimer s'activent. Sous Réserver, qui montre les éléments tels que les membres les voient, ces boutons restent grisés.

Article de référence : 9 : Gérer les éléments

Mots-clés : modifier, supprimer, grisé, gestion, élément

Non. Une carte compte seulement des séances : elle reste valable tant qu'il en reste, quelle que soit la saison.

Article de référence : 9 : La carte multisession

Mots-clés : carte, expiration, validité, séances, périmée

Non. Les factures n'ont ni taux ni ligne de TVA : le montant facturé est celui des lignes. C'est le cas des clubs non assujettis ; un club assujetti traite la TVA hors de GestiClub.

Article de référence : 10 : La TVA

Mots-clés : tva, taxe, impôt, assujetti

Seulement tant qu'aucune facture n'existe, pas même un brouillon. Le Numéro de départ se verrouille dès la première facture enregistrée.

Article de référence : 10 : L'onglet Généralités

Mots-clés : numéro, numérotation, départ, facture, verrouillé

Non. Elle calcule les factures sans les enregistrer : vous pouvez la fermer sans conséquence. Contrôlez les montants, facture par facture, avant de cliquer sur Envoyer, qui crée les factures et lance l'envoi. Si l'encadré Factures pour des périodes déjà écoulées s'affiche, cochez Ne pas envoyer ces périodes passées pour ne facturer qu'à partir de la période en cours.

Article de référence : 10 : Facturer les cotisations

Mots-clés : prévisualisation, cotisations, contrôler, vérifier, avant envoi

Cela dépend de la Règle de facturation de la cotisation, dans Gestion › Cotisations. Au début de saison : il paie l'année entière. À la demi-saison : pour une cotisation annuelle, il paie la moitié s'il arrive pendant la seconde moitié de la saison. À la date d'entrée : la Règle de prorata réduit sa première période, selon les jours ou les mois restants. Seule sa première facture est concernée.

Article de référence : 10 : Définir les cotisations

Mots-clés : prorata, demi-saison, nouveau membre, en cours de saison, cotisation

Parce qu'un membre réactivé pendant la saison compte comme un nouveau membre. Avec Une seule fois, à l'inscription, la finance d'inscription s'ajoute à sa première facture de cotisations de la saison, comme pour une première arrivée.

Article de référence : 10 : L'onglet Généralités

Mots-clés : finance, inscription, réactivation, nouveau membre

Il y a deux façons. Pour un tarif famille, attribuez la cotisation à la famille elle-même, dans l'onglet Données facturation de sa fiche, et retirez les cotisations individuelles de ses membres : sinon, ils les paieraient en plus. Pour garder la cotisation de chacun mais n'envoyer qu'une facture, choisissez le Mode de facturation Groupée : la famille reçoit une seule facture, avec une ligne par membre. Contrôlez le résultat dans la prévisualisation avant d'envoyer.

Article de référence : 10 : Les familles

Mots-clés : famille, cotisation famille, facture groupée, foyer

Un seul : le responsable légal coché Reçoit les factures sur la fiche de l'enfant. Sans ce choix, la facture part au contact principal, puis à l'autre responsable légal, puis à l'adresse de l'enfant ; sans aucune adresse, elle est imprimée pour la poste. Pour changer de parent, ouvrez la fiche de l'enfant et cochez Reçoit les factures sur l'autre carte. Dans une famille à facturation groupée, l'enfant est facturé avec sa famille.

Article de référence : 10 : Qui reçoit la facture

Mots-clés : facture, parent, enfant, reçoit les factures, destinataire

🇨🇭 La QR-facture est réservée aux comptes bancaires suisses. Une facture sur un compte d'un autre pays porte une référence créancier RF, et une facture sur la Caisse n'a pas de section de paiement. Vérifiez la banque choisie sur la facture, ou la Banque par défaut des paramètres de facturation.

Article de référence : 10 : Configurer la facturation

Mots-clés : QR, QR-facture, bulletin, IBAN, référence, paiement

Les filtres Acquittées saison, Acquittées saison préc. et Acquittées +2 ans classent les factures payées selon la date du paiement ; la recherche accepte aussi le numéro ou le nom. Cliquez sur la facture : son volet propose Imprimer et Générer PDF, et Quittance pour une facture acquittée.

Article de référence : 10 : L'espace de travail

Mots-clés : facture payée, acquittée, réimprimer, retrouver, quittance

Sélectionnez une de ses factures, puis cliquez sur Relevé de compte dans son volet. Le PDF reprend ses factures et ses paiements entre deux dates, un an en arrière par défaut, avec le total à payer ; décochez Inclure les factures acquittées pour ne garder que les factures ouvertes. Seules les factures réellement envoyées y figurent, pas les brouillons. Pour voir tous les impayés du club, ouvrez Débiteurs.

Article de référence : 10 : Suivre une facture

Mots-clés : relevé, compte, membre, impayés, débiteurs

Enregistrez le PDF vous-même dans le module Documents. GestiClub propose de ranger les rappels imprimés dans Documents, mais pas les factures.

Article de référence : 10 : Envoyer les factures

Mots-clés : archive, trace, imprimer, pdf, documents

Une facture qui a reçu un paiement ne s'annule pas. Supprimez d'abord le paiement dans le volet de la facture, s'il n'est pas encore comptabilisé, ou soldez le reste avec Traiter paiement. Sans paiement, le volet propose Annuler par NC pour une facture envoyée, en comptabilité avec débiteurs, ou Annuler pour une facture jamais envoyée ou une comptabilité sans débiteurs.

Article de référence : 10 : Les notes de crédit

Mots-clés : annuler, facture, paiement, note de crédit

Une note de crédit se déduit d'elle-même de la prochaine facture du membre, mais pas d'une facture déjà envoyée. Pour les compenser, sélectionnez la facture, cliquez sur Traiter paiement, choisissez Solder la facture et, dans Compte à utiliser, Note de crédits (comptabilité avec débiteurs) ou Compensation (sans mouvement). Faites ensuite de même sur la note de crédit, avec Solder la note de crédit et le même compte. Aucun argent ne passe par la banque.

Article de référence : 10 : Les notes de crédit

Mots-clés : note de crédit, compenser, solder, avoir, déduire

Oui. Cliquez sur Importer, choisissez le format, puis le fichier de votre banque : pour un compte suisse, le Relevé CAMT54 (le fichier XML) ou le Relevé CSV ; votre banque vous dira comment l'obtenir. GestiClub reconnaît les factures grâce à leur référence. Les encaissements et les paiements partiels s'enregistrent tout seuls, et une facture payée en partie reste ouverte pour le solde. Seules les lignes Montant trop élevé et Sans correspondance se traitent à la main, avec Traiter paiement.

Article de référence : 10 : Importer les paiements bancaires

Mots-clés : import, banque, camt, camt054, relevé, paiement partiel

Le premier exercice commence au Début de saison réglé dans Paramètres › Paramètres généraux, et chaque exercice suivant le lendemain de la fin du précédent. Réglez donc les dates de saison avant de créer le premier exercice. Si votre premier exercice a été créé avec une mauvaise date de début, contactez le support.

Article de référence : 11 : Le premier exercice

Mots-clés : exercice, période comptable, début, saison, date

Non. On passe de la trésorerie à la double entrée en ouvrant un nouvel exercice, mais le retour est impossible. Réfléchissez au mode avant de créer votre premier exercice.

Article de référence : 11 : Passer de la trésorerie à la double entrée

Mots-clés : trésorerie, double entrée, changer, revenir, mode

Le message donne les numéros des comptes qui manquent. Soit le compte n'existe pas dans le plan comptable de l'exercice : ajoutez-le (Plan comptable › Ajouter). Soit un compte utilisé par la facturation n'est pas renseigné ou n'existe plus : vérifiez les comptes de la roue dentée › Paramètres finances, dans le module Comptabilité, et les comptes produits de vos cotisations et de vos articles. Relancez ensuite Comptabiliser. Après chaque modification du plan comptable, faites cette vérification.

Article de référence : 11 : Les Paramètres finances

Mots-clés : comptabiliser, erreur, compte absent, plan comptable

Tapez un bout de sa désignation : le champ accepte aussi bien le numéro que le nom. Dans le plan suisse, « subven » propose tous les comptes de subventions : Confédération, cantons, communes, J+S, Swiss Olympic… Un compte masqué n'est pas proposé : rendez-le d'abord visible dans le plan comptable.

Article de référence : 11 : Saisir une écriture

Mots-clés : compte, recherche, numéro, désignation, trouver

Oui : le plan comptable suisse installé par GestiClub n'en prévoit pas. Créez-le dans Plan comptable : sélectionnez le groupe de charges qui doit le contenir, cliquez sur Ajouter, puis saisissez un numéro libre et la désignation.

Article de référence : 11 : Le plan comptable

Mots-clés : matériel, sport, compte, manquant, créer

Oui : décochez la case Visibilité du compte, dans le plan comptable. Un compte masqué n'est plus proposé quand vous saisissez une écriture, mais il reste dans le plan, avec ses écritures. Masquer un groupe masque aussi les comptes placés directement dessous. Au bouclement, GestiClub signale un compte masqué qui a des écritures, sans bloquer.

Article de référence : 11 : Le plan comptable

Mots-clés : masquer, cacher, compte, visibilité, plan comptable

Oui, une écriture que vous avez saisie : sélectionnez-la, puis cliquez sur Supprimer. Une écriture venue de la facturation ne se supprime pas : Modifier corrige seulement sa date et ses comptes. Les écritures d'ouverture et d'extourne ne se modifient pas ; un solde d'ouverture se change avec Outils › Bilan d'ouverture. Dans un exercice bouclé, plus rien ne se modifie.

Article de référence : 11 : Modifier, inverser ou supprimer une écriture

Mots-clés : supprimer, écriture, effacer, erreur, corriger

Oui : le budget se saisit dans l'exercice qu'il concerne, et vous pouvez ouvrir le nouvel exercice avant de boucler l'ancien, avec Exercices › Nouvel exercice. Les deux restent ouverts. Terminez ensuite les écritures de l'ancien exercice, cliquez sur Comptabiliser dans la facturation, puis bouclez-le : le bouclement recalcule les écritures d'ouverture du nouvel exercice, inutile de les saisir.

Article de référence : 11 : Les exercices comptables

Mots-clés : budget, nouvel exercice, bouclement, ordre, ouverture

La fenêtre Bouclement affiche une liste de contrôle et marque d'une croix rouge le point qui bloque : l'exercice précédent doit être bouclé, les comptes de résultat, de report et d'ouverture des Paramètres finances doivent exister, le total des débits doit égaler celui des crédits, et tous les comptes utilisés doivent figurer dans le plan comptable. Un compte masqué utilisé dans les écritures est seulement signalé. Avant de boucler, cliquez sur Comptabiliser dans la facturation : une facture datée d'un exercice bouclé ne peut plus être comptabilisée.

Article de référence : 11 : Boucler un exercice

Mots-clés : boucler, bouclement, bilan, équilibré, bloqué, contrôle

Oui, sur demande au support : soit tout le club (membres, factures et comptabilité), soit la comptabilité seule (plan comptable et réglages), en gardant les membres et les factures. L'opération est irréversible : le support vous demande de confirmer votre choix. Après une remise à zéro de la comptabilité, vérifiez les Paramètres finances et les comptes de la facturation.

Article de référence : 11 : Le premier exercice

Mots-clés : remise à zéro, réinitialiser, recommencer, effacer

Un message, une facture, un rappel ou une invitation écrit par une personne du club porte son adresse comme adresse de réponse : les réponses et les avis de non-distribution arrivent chez elle. Pour les autres e-mails du club, comme la confirmation d'une inscription, les réponses et les avis arrivent à l'E-mail de Paramètres › Informations du club. Laissé vide, ce champ renvoie tout dans une boîte technique que personne ne lit : indiquez une adresse consultée régulièrement.

Article de référence : 12 : Informations du club

Mots-clés : réponse, retour, non distribué, bounce, adresse du club

🇨🇭 Oui. Il est obligatoire quand la case Club affilié à J+S est cochée, dans Paramètres › Paramètres généraux, parce que Jeunesse+Sport l'exige, comme la nationalité et le pays. Si votre club n'est pas affilié à J+S, décochez-la : ces champs deviennent facultatifs et les outils J+S disparaissent.

Article de référence : 12 : Jeunesse+Sport (J+S)

Mots-clés : avs, obligatoire, validation, j+s, facultatif

Les anciens membres et les entreprises comptent aussi. Supprimez d'abord les fiches dont le club n'a plus besoin, par exemple des entreprises importées ou des anciens membres partis depuis longtemps : un contact supprimé ne compte plus. Sinon, passez à une formule plus large. Pour un club abonné, rien n'est bloqué tant que la limite n'est pas dépassée de plus de 5 % ; pendant l'essai, l'ajout de contacts s'arrête dès la limite.

Article de référence : 12 : Les quotas

Mots-clés : quota, limite, contacts, entreprises, abonnement, formule

Regardez d'abord dans vos indésirables et dans les autres dossiers de votre messagerie. Le lien est valable 7 jours : s'il a expiré, la page qu'il ouvre propose Recevoir un nouveau lien. Sinon, demandez au secrétariat de vous renvoyer l'e-mail : Pour la sélection › Envoyer la validation pour un membre, Renvoyer l'invitation sur la carte d'un parent. Pour un enfant, l'e-mail part chez son parent contact principal.

Article de référence : 13 : Créer son accès

Mots-clés : invitation, validation, e-mail, accès, lien expiré

Regardez les messages en rouge : un champ obligatoire est marqué d'un astérisque rouge, comme le N° AVS pour un club affilié à J+S. Attendez aussi que la vérification anti-robot affiche « Succès ! », cochez Je certifie que les informations ci-dessus sont correctes et complètes, puis cliquez sur Valider mon profil. Si la vérification anti-robot a échoué, attendez qu'elle affiche de nouveau « Succès ! » et validez encore.

Article de référence : 13 : Créer son accès

Mots-clés : validation, profil, bloqué, anti-robot, obligatoire

Une adresse e-mail ne sert qu'à un seul accès : celle-ci appartient déjà à une autre personne qui se connecte à GestiClub, souvent un parent ou un conjoint qui partage la même adresse. Utilisez une adresse personnelle, ou demandez au secrétariat de vérifier : l'outil Doublons de contacts retrouve une même personne enregistrée deux fois.

Article de référence : 13 : Créer son accès

Mots-clés : adresse, e-mail, déjà utilisée, compte, doublon

Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?, puis saisissez votre adresse e-mail ou votre nom d'utilisateur : vous recevez un lien pour choisir un nouveau mot de passe, valable 60 minutes. Le club ne connaît pas votre mot de passe et ne peut pas le changer pour vous.

Article de référence : 13 : Créer son accès

Mots-clés : mot de passe, oublié, perdu, connexion, réinitialiser

Sur la page du code, choisissez Utiliser un code de récupération et saisissez l'un des codes notés à l'activation : chacun ne sert qu'une fois. Une fois connecté, ouvrez Mon profil, Modifier, onglet Données de connexion : désactivez puis réactivez l'authentification à deux facteurs avec votre nouveau téléphone, et notez vos nouveaux codes. Sans téléphone ni code de récupération, créez un ticket au support de GestiClub.

Article de référence : 13 : L'authentification à deux facteurs

Mots-clés : 2fa, double authentification, téléphone, code, récupération

Dans Mon profil : cliquez sur Modifier, puis sur l'onglet Données de connexion. Vous y changez votre nom d'utilisateur, votre mot de passe, l'authentification à deux facteurs et ce que votre signature dit de vous. Cet onglet n'existe pas dans la fiche ouverte par le club : le club ne crée jamais les identifiants de quelqu'un et ne connaît pas son mot de passe.

Article de référence : 13 : Les données de connexion

Mots-clés : identifiant, nom d'utilisateur, mot de passe, connexion, onglet

Elle n'apparaît qu'aux administrateurs d'une famille : les membres que le club a cochés Admin dans la famille. Ils y modifient le nom, l'adresse et la communication de la famille ; sa composition reste gérée par le club. Un parent qui gère le profil de ses enfants ne la voit pas : il les retrouve dans Mon profil, sous Enfants. Si votre foyer devrait former une famille, demandez-le au secrétariat.

Article de référence : 13 : Ma famille

Mots-clés : ma famille, menu, parent, famille, admin

Par sécurité, GestiClub ferme votre session après 30 minutes sans activité, par exemple pendant la rédaction d'un long texte jamais enregistré : la fenêtre Session expirée propose alors Se reconnecter, et ce qui n'était pas enregistré est perdu. Enregistrez régulièrement les longues saisies. Les brouillons d'e-mails, eux, s'enregistrent tout seuls chaque minute.

Article de référence : 13 : Créer son accès

Mots-clés : session, expirée, déconnexion, perte, saisie

Sélectionnez-la dans la grille des contacts, plusieurs à la fois si besoin, puis cliquez sur Pour la sélection › Envoyer la validation. Chacun reçoit un lien, valable 7 jours, pour vérifier ses données et choisir son nom d'utilisateur et son mot de passe. Il se connecte ensuite avec le rôle de sa fiche.

Article de référence : 14 : Ouvrir l'accès d'une personne

Mots-clés : accès, invitation, validation, connexion, compte

Téléchargez le tableau des droits par défaut, au chapitre 12 (Rôles & permissions) : il indique, module par module, ce que peut faire chacun des sept rôles fournis. Par exemple, l'Entraîneur ne voit ni la comptabilité ni le chiffre d'affaires. Si aucun rôle ne convient, créez-en un à partir du plus proche, puis retirez les permissions de trop.

Article de référence : 14 : Les sept rôles fournis

Mots-clés : rôle, droits, permissions, voir, entraîneur

Non : chaque personne a son propre rôle. Tant qu'un enfant n'a pas son propre accès, c'est son parent qui se connecte, avec le rôle du parent. Pour qu'un jeune moniteur travaille avec son propre rôle, saisissez son adresse e-mail personnelle, différente de celle de ses parents, puis cliquez sur Inviter … à créer son compte, dans le bloc Données de connexion de sa fiche, sous ses responsables légaux.

Article de référence : 14 : Ouvrir l'accès d'une personne

Mots-clés : enfant, mineur, rôle, moniteur, parent, accès

À ses 18 ans, l'accès de ses parents à son profil prend fin de lui-même. Saisissez son adresse e-mail personnelle, différente de celle de ses parents, puis cliquez sur Inviter … à créer son compte, dans le bloc Données de connexion de sa fiche. Tant que ses parents restent enregistrés sur sa fiche, les e-mails du club et ses factures partent toutefois chez eux : pour qu'il les reçoive lui-même, cliquez sur Délier sur la carte de chaque responsable légal, puis enregistrez.

Article de référence : 14 : Ouvrir l'accès d'une personne

Mots-clés : majeur, 18 ans, autonome, parents, délier, accès

Non. Une entreprise n'a ni rôle ni accès à GestiClub, et ses personnes de contact non plus. Si l'une d'elles doit se connecter, par exemple un sponsor qui siège au comité, ajoutez-la comme membre : la fenêtre Personne déjà existante propose Oui, convertir, et sa fiche devient celle d'un membre, à qui vous donnez ensuite un rôle.

Article de référence : 14 : Donner un rôle à une personne

Mots-clés : entreprise, rôle, droits, société, sponsor