Aprire la contabilità
Al suo primo accesso, Luc arriva sulla dashboard del tesoriere. Il blocco Debitori lo avvisa che non è aperto nessun esercizio contabile: è la prima cosa da fare, perché nemmeno la fatturazione si apre senza esercizio.
- Contabilitàl'icona del modulo, l'ultima della barra di navigazione.
- Nessun esercizio contabile apertoil promemoria del blocco Debitori.
La procedura guidata del primo esercizio
Clicca su Contabilità: si apre la procedura guidata Nuovo esercizio contabile. Si apre anche se inizi da Fatturazione. Non ha né croce né pulsante Annullare: il modulo si apre solo una volta creato l'esercizio.
- Designazioneil nome dell'esercizio, proposto in base alle sue date.
- Inizio e Finel'inizio segue l'inizio della stagione impostato nelle impostazioni generali del club: il 1° luglio per l'FC Les Tilleuls. La fine è proposta un anno dopo, meno un giorno.
- Metodo contabilela scelta più importante, spiegata qui sotto.
- Valuta e modello del piano dei contila valuta del club e il piano dei conti che verrà installato, qui quello delle associazioni svizzere, in francese.
- Creare eserciziocrea l'esercizio e installa il piano dei conti.
Scegliere il metodo contabile
Il metodo decide il modo in cui le fatture entrano nella contabilità:
- Partita doppia con debitori: la contabilità completa. Ogni fattura inviata viene contabilizzata, poi il suo pagamento: il bilancio mostra in ogni momento ciò che i membri devono ancora al club. È la scelta consigliata non appena il club fattura con GestiClub.
- Partita doppia senza debitori: una contabilità altrettanto completa, ma una fattura vi entra solo una volta pagata.
- Cassa: un semplice elenco delle entrate e delle spese della cassa e dei conti bancari, senza dare né avere. Va bene per i piccoli club.
L'FC Les Tilleuls fattura le sue quote con GestiClub: Luc mantiene Partita doppia con debitori, già selezionata, e clicca su Creare esercizio. Compare il giornale, ancora vuoto.
Inserire i saldi di partenza
Il nuovo esercizio non contiene ancora nessun importo. Perché la contabilità parta dalla realtà, riprendi ciò che il club possiede al primo giorno dell'esercizio: il denaro della cassa e del conto bancario e, di fronte, il capitale del club, cioè ciò che possiede una volta pagati i suoi debiti. Questi importi si trovano nella tua vecchia contabilità o sui tuoi estratti. Clicca su Strumenti › Bilancio di apertura: si apre la finestra Saldi iniziali.
- Clicca su un conto nell'elenco, qui 1000 Cassa.
- Inserisci il suo Saldo iniziale, poi premi il tasto Invio.
- Fai lo stesso per 1020 Conto corrente 1, il conto bancario, e per 2800 Capitale dell'associazione.
- Quando il totale dell'attivo è uguale a quello del passivo, clicca su Salvare.
- I conti compilaticon Mostra solo i conti con saldo iniziale diverso da zero spuntato, restano solo la cassa (320.00), la banca (14'680.00) e il capitale (15'000.00).
- Il conto scelto e il suo saldoil tasto Invio conferma l'importo e passa al conto successivo.
- I totali15'000.00 all'attivo come al passivo. Se differiscono, GestiClub mostra la differenza in arancione.
- Salvareregistra i saldi nel giornale.
GestiClub crea una registrazione di apertura per conto, datata al primo giorno dell'esercizio:
- Le registrazioni di aperturauna per conto, al 1° luglio, con la descrizione «Saldo iniziale». Di fronte a ognuna, il conto di apertura 9100.