Il primo esercizio

Finché non esiste nessun esercizio, la contabilità resta da configurare. La prima configurazione crea l'esercizio di partenza, installa il piano dei conti e fissa il metodo contabile del club: è la scelta più importante del modulo, perché decide ciò che il club inserisce e ciò che la contabilità gli mostra.

Al primo accesso a Contabilità, GestiClub apre la procedura guidata Nuovo esercizio contabile. Si apre allo stesso modo al primo accesso a Fatturazione: una volta creato l'esercizio, torni dove eri.

1. 1Designazioneil nome dell'esercizio, proposto in base alle date («Esercizio 2026-2027»).
2. 2Inizio e Finel'inizio è in grigio: GestiClub lo calcola in base all'inizio della stagione del club (capitolo 12: Impostazioni generali). La fine è proposta un anno dopo, meno un giorno; puoi cambiarla, ma un esercizio non può superare i 18 mesi.
3. 3Metodo contabiletre scelte, spiegate nella parte seguente.
4. 4Valuta e modello del piano dei contila valuta del club e il piano dei conti che verrà installato; dipende dal paese e dalla lingua del club, e dal metodo scelto: la contabilità di cassa installa un piano ridotto.
5. 5Creare eserciziocrea l'esercizio, installa il suo piano dei conti e lo mostra.

La procedura guidata non ha né croce né pulsante Annullare: il modulo si apre solo una volta creato il primo esercizio. L'esercizio parte senza registrazioni; per riprendervi i saldi della cassa e della banca al primo giorno, vedi «Il bilancio di apertura».

Le persone che non hanno il diritto Chiusura non vedono la procedura guidata, ma il messaggio Contabilità non configurata: «La contabilità non è ancora stata configurata. Chiedi a un amministratore di inizializzarla prima di accedervi.» Il pulsante Capito le riporta alla dashboard.

Il metodo si sceglie cliccando su una delle tre caselle. Decide tre cose: ciò che il club inserisce, ciò che il piano dei conti e i rapporti mostrano, e ciò che Contabilizza riprende dalla fatturazione (capitolo 10: Contabilizzare la fatturazione).

Prendi una quota di 270 franchi, fatturata a settembre e pagata a novembre.

• Partita doppia con debitori: è la contabilità completa. A settembre, la fattura entra nel giornale: 270 franchi sul conto dei debitori, contro i conti di ricavo. A novembre, il pagamento svuota il conto dei debitori a favore della banca. Nel frattempo, il bilancio mostra ciò che i membri devono ancora: gli insoluti si leggono nella contabilità stessa.
• Partita doppia senza debitori: anche questa contabilità è completa (piano dei conti, bilancio, ratei e risconti), ma non segue gli insoluti. A settembre, non viene contabilizzato nulla. A novembre, il pagamento viene contabilizzato: la banca da una parte, i conti di ricavo dall'altra. Il ricavo conta quando arriva il denaro.
• Cassa: la contabilità tiene solo il denaro che entra ed esce, la cassa e i conti bancari. Inserisci spese ed entrate senza pensare in dare e avere (vedi «In contabilità di cassa»). Come nella partita doppia senza debitori, la fattura di settembre non viene contabilizzata, ma il pagamento di novembre sì.

Nei tre metodi, l'elenco Debitori della fatturazione (capitolo 10: La pagina Debitori) resta disponibile: segue le fatture non pagate, che la contabilità le riprenda o no.

1. 1Cassala casella scelta: «Registrazione all'incasso. Ideale per piccole associazioni.»
2. 2L'avviso«Potrete passare alla doppia entrata in un esercizio futuro, ma il ritorno alla contabilità di cassa non sarà più possibile.» Compare solo per la contabilità di cassa.

Quale scegliere?

• Se il club fattura con GestiClub (quote, corsi, eventi) e vuole vedere i suoi insoluti nella contabilità, scegli Partita doppia con debitori. È la scelta consigliata: è l'unico metodo in cui ogni fattura emessa viene contabilizzata, e quindi in cui il bilancio riflette ciò che il club ha fatturato e ciò che non ha ancora incassato.
• Se il club vuole una contabilità completa, ma registrata all'incasso, scegli Partita doppia senza debitori.
• Se il club è piccolo, gestisce solo una cassa e un conto in banca e gli basta un elenco di entrate e spese, scegli Cassa.

Un club che ha iniziato con la contabilità di cassa può passare alla partita doppia quando la sua contabilità cresce: lo fa aprendo l'esercizio successivo, perché il metodo cambia solo all'apertura di un nuovo esercizio. Clicca su Esercizi › Nuovo esercizio, poi su Sì. Nella finestra, quando l'esercizio precedente è in contabilità di cassa, il campo Metodo contabile propone i tre metodi, con Cassa già selezionata.

1. 1I metodiCassa mantiene il metodo attuale; Partita doppia con debitori o Partita doppia senza debitori fa passare il club alla partita doppia.
2. 2Questa azione è irreversibile.l'avviso che compare non appena è scelta una partita doppia.

Clicca su Creare esercizio: GestiClub chiede un'ultima conferma, Confermare il passaggio alla contabilità in partita doppia?, con Annullare e Confermare. Il nuovo esercizio riceve allora il piano dei conti completo del modello del club, senza budget, invece del piano ridotto della contabilità di cassa, e riprende i saldi del bilancio e il risultato dell'esercizio precedente come registrazioni di apertura. Dal lato della fatturazione:

• Con debitori: non viene ripreso nessun debitore, perché la contabilità di cassa non li tiene. Dal nuovo esercizio, Contabilizza registra le fatture inviate sui conti dei debitori, poi i loro pagamenti.
• Senza debitori: dal lato della fatturazione non cambia nulla: vengono contabilizzati solo i pagamenti, come nella contabilità di cassa.

L'esercizio in contabilità di cassa resta aperto: vi completi le registrazioni della stagione, poi lo chiudi (vedi «Chiudere un esercizio»). La chiusura ricalcola allora le registrazioni di apertura del nuovo esercizio. Una volta fatto il passaggio, gli esercizi successivi restano in partita doppia, senza ritorno possibile.