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Preparare il tuo file
GestiClub associa automaticamente una colonna la cui intestazione è quella di uno dei suoi campi. Tutto il lavoro consiste quindi nel mettere i tuoi dati sotto le intestazioni giuste. Ci sono due modi per ottenerle.
Il modello di GestiClub
Il modello contiene due fogli:
- Contacts: tutte le colonne che l'importazione riconosce automaticamente, ordinate per parte: il membro, i suoi dati del club, la sua fatturazione, i suoi due rappresentanti legali e l'azienda. Tre righe di esempio, in grigio, mostrano come compilarle: un membro adulto, un figlio con i suoi genitori, la sua quota e il suo sconto, e un'azienda. Un commento su ogni intestazione ricorda cosa scriverci.
- Mode d'emploi: le regole del file e il dettaglio di ogni colonna.
Copia i tuoi dati sotto le intestazioni, sostituisci le righe di esempio ed elimina le colonne che non ti servono.
Un modello ricavato dalle tue colonne
Il tuo file usa forse solo una parte di queste colonne. Chiedi allora a GestiClub un file che abbia esattamente le tue: mostrale nella griglia dei contatti, poi esporta la griglia.
- In Contatti, clicca su Scegli colonne e spunta le colonne che corrispondono a quelle del tuo file.
- Clicca su Esportare › Esportare in Excel, lascia Esporta tutte le colonne senza spunta, poi clicca su Esegui.
- Nel file scaricato, cancella le righe dei membri già registrati e incolla i tuoi dati sotto le intestazioni.
- Scegli colonnea destra, sopra la griglia.
- Una colonna spuntatacompare nella griglia e figurerà nel file.
- Esporta tutte le colonnesenza spunta, il file contiene solo le colonne visualizzate, nello stesso ordine.
- Eseguiscarica il file.
Le regole del file
Che tu parta dal modello o dalla tua esportazione, rispetta queste regole:
- Una riga per membro o per azienda, e le intestazioni sulla prima riga.
- Le date si scrivono nel formato 31.12.2010.
- Più valori in una stessa cella si separano con una virgola o un punto e virgola: «Prima squadra; Juniores D».
- Gruppi e Funzioni si leggono a coppie: la prima funzione va con il primo gruppo. «Prima squadra; Juniores D» e «Partecipante; Allenatore» fanno di Sébastien Rossier un giocatore della Prima squadra e l'allenatore degli Juniores D. Un posto vuoto significa nessuna funzione.
- Quote e Sconti si leggono allo stesso modo: «Quota membro attivo; Quota juniores» con «; Riduzione fratelli» dà la riduzione fratelli solo alla quota juniores.
- Le quote e gli sconti si scrivono esattamente come li hai chiamati nella fatturazione: l'importazione non può crearli.
- La Data di ingresso fissa l'inizio delle quote: indica la vera data di arrivo di ogni membro. Un membro arrivato durante la stagione in corso paga la tassa d'iscrizione.
- Per un figlio, lascia vuota la sua email e compila le colonne Rappresentante legale 1 e Rappresentante legale 2: i genitori vengono creati con lui, e due fratelli con gli stessi genitori li condividono.
- Per un'azienda, compila le colonne dell'azienda e lascia vuoti Nome e Cognome: una riga che ha un nome o un cognome diventa un membro.
- In una cartella di lavoro Excel, GestiClub legge solo il foglio visualizzato: salva il file aperto sul foglio dei tuoi contatti.