Importare i contatti (Excel / CSV)

L'importazione crea o aggiorna membri e aziende a partire da un file Excel o CSV.

• Formati accettati: Excel (.xls, .xlsx), CSV (.csv) o testo (.txt), al massimo 5 MB. In una cartella di lavoro Excel, viene letto solo il foglio attivo.
• Una riga per persona o per azienda, e le intestazioni delle colonne sulla prima riga. Una riga che ha un nome o un cognome diventa un membro; una riga che ha solo il nome di un'azienda diventa un'azienda.
• Una colonna la cui intestazione è il nome di un campo di GestiClub («Nome», «Cognome», «Data di nascita», «Email»…) viene associata automaticamente.
• Le date si scrivono nel formato di data del club, ad esempio 31.12.2010.
• Una data impossibile, come 31.02.2010, o un indirizzo email non valido viene segnalato in rosso nella procedura guidata, tra i valori non riconosciuti. Non si corregge nella procedura guidata: correggilo nel tuo file, altrimenti il campo resta vuoto e il riepilogo lo indica sulla riga.
• Più gruppi in una stessa cella si separano con una virgola o un punto e virgola. Le colonne Gruppi e Funzioni si leggono a coppie: la prima funzione va con il primo gruppo. Lo stesso vale per Quote e Sconti. Un posto vuoto significa nessuna funzione o nessuno sconto.
• La lingua si scrive in codice: fr, de, it o en.
• Il paese e la nazionalità vengono ripresi così come sono: scrivi «Svizzera» piuttosto che «CH».

Per partire da un file in cui tutte le colonne vengono riconosciute automaticamente, scarica il modello di GestiClub: contiene le intestazioni dell'importazione, tre righe di esempio e le istruzioni.

1. 1Clicca su Importare, sotto Esportare, e scegli il tuo file.
2. 2Si apre la procedura guidata Importa contatti: una riga per ogni colonna del tuo file, con la sua intestazione (Nome colonna) e il suo valore sulla prima persona (Contenuto celle).

1. 1Le associazioni proposteGestiClub associa automaticamente ogni colonna la cui intestazione corrisponde al nome di un campo, qui Titolo, Nome, Cognome, Via e CAP. Verificale.
2. 2L'elenco dei campiper una colonna non riconosciuta, qui Lieu, apri l'elenco e scegli il campo: Membro · Città. I campi sono ordinati per sezione: Aziende, Contatti aziendali, Membro, Rappresentante legale 1 e 2, Dati del club, Dati di fatturazione. Una colonna lasciata su - Non assegnato - non viene importata.
3. 3Valori validiil formato atteso: testo, data nel formato del club, o l'elenco dei valori ammessi, come Uomo, Donna, Altro.
4. 4Valori non riconosciutiin rosso, i valori che GestiClub non conosce ancora, qui due stati e un gruppo.
5. 5Correggiapre la correzione di questi valori (vedi sotto).
6. 6OKavvia l'importazione.

I dati visualizzati qui sono un esempio fittizio.

Le colonne collegate a un elenco del club (stato, gruppi, funzioni, categoria, livello, quota, sconti) o a un elenco fisso (titolo, sesso, lingua…) accettano solo i valori conosciuti. Clicca su Correggi: la finestra Assegnazione dei valori non riconosciuti propone, per ogni valore sconosciuto:

• un valore esistente, da scegliere nell'elenco;
• + Aggiungi «…» alla tabella, che crea il valore nel tuo club, per uno stato, un gruppo, una funzione o una categoria;
• per un gruppo, + Crea «…» sotto «…», che lo crea come sottogruppo del gruppo scelto;
• - Non assegnato -, e il valore non viene importato.

1. 1Un valore associato«Donateur» verrà registrato come Membro passivo, uno stato che esiste già.
2. 2+ Aggiungi «Bénévole» alla tabellacrea lo stato Bénévole al momento dell'importazione.
3. 3I valori esistentigli stati del tuo club.

1. 1+ Aggiungi «Juniors E» alla tabellacrea il gruppo Juniors E al primo livello dell'albero.
2. 2+ Crea «Juniors E» sotto «Juniors»crea Juniors E come sottogruppo di Juniors.

Clicca su OK: i valori corretti spariscono dalla colonna rossa. Non viene ancora creato nulla: i nuovi valori compaiono nel tuo club solo all'avvio dell'importazione.

1. 1Verifica le associazioni e correggi i valori in rosso: quelli che restano non vengono importati.
2. 2Clicca su OK.
3. 3Se alcune persone del file somigliano a membri esistenti, si apre la finestra Potenziali duplicati. Per ogni riga, scegli Nuovo, Aggiorna o Ignora, poi clicca su OK.
4. 4L'importazione avviene in background. La finestra Riepilogo indica il numero di contatti creati, aggiornati e ignorati e, se ce ne sono, il numero di righe con errori. Le righe con errori e quelle che hanno un'osservazione sono descritte nel dettaglio, con il loro numero di riga nel file. Una notifica ti avvisa alla fine. I contatti importati compaiono nella griglia non appena chiudi il riepilogo.

GestiClub riconosce un membro esistente dal nome e dal cognome. Con la stessa data di nascita, o la stessa email se il file non ha una data di nascita, la scheda viene aggiornata automaticamente. Una riga senza nome o senza cognome viene contata come errore.

Quando una riga del file aggiorna un membro già presente in GestiClub, fa fede il file per ogni colonna che contiene, celle vuote comprese:

Una cella vuota cancella così il titolo, la formula di cortesia, il genere, l'indirizzo, il N° AVS, l'email, i telefoni, le osservazioni, il consenso foto, la categoria, il livello, la licenza, il N° J+S, le date del certificato medico, i dati bancari, la pausa di fatturazione e il suo motivo, l'accordo di pagamento e i campi personalizzati. Allo stesso modo:

• una cella Gruppi vuota toglie il membro da tutti i suoi gruppi; la cronologia dei gruppi viene conservata;
• una cella Quote vuota toglie le sue quote, tranne quelle già fatturate (vedi sotto);
• una cella Uscita (la data di uscita) vuota annulla un'uscita prevista a una data futura. Per un membro già uscito non cambia nulla: la sua data di uscita viene conservata e il riepilogo lo segnala. Per riammetterlo, usa Riattivare il membro (vedi «Dimissioni e riattivazione di un membro»).

Alcune informazioni non vengono mai modificate da una cella vuota, o non vengono mai modificate affatto:

• il nome, il cognome e la data di nascita servono a ritrovare il membro: un'altra grafia o un'altra data nel file non li cambia. Correggili nella scheda;
• il paese, la nazionalità, la lingua, la ricezione della fattura, la data d'iscrizione, lo stato e la data di riattivazione: una cella vuota li lascia invariati;
• i rappresentanti legali: una cella vuota non toglie mai un genitore, né la sua email, né il suo telefono. Un genitore si toglie dalla scheda del membro;
• una riga di azienda: una cella vuota non vi cambia nulla.

Un membro creato dall'importazione non è interessato: una cella vuota semplicemente non crea nulla.

Una data di uscita nel file

• La data di oggi o una data già passata: le dimissioni si applicano subito, come con Registrare dimissioni: stato Ex membro, uscita dai gruppi, dalle liste di distribuzione, dalle quote e dal ruolo, e chiusura dell'accesso a GestiClub se non ha più motivo di esistere. Le email di dimissioni partono come con il pulsante, firmate a nome del club.
• Una data futura: la data viene registrata e il membro resta attivo fino a quel giorno, poi le dimissioni si applicano da sole, con le loro email (vedi «Inserire una data di uscita nella scheda»).

Le quote già fatturate

Una quota già fatturata per il periodo in corso non viene mai modificata dall'importazione, perché un membro non riceva mai una seconda fattura:

• se il file contiene la stessa quota, resta così com'è;
• se il file cambia il suo sconto, lo sconto non viene modificato;
• se il file la sostituisce con un'altra, ad esempio Adulti al posto di Juniori già fatturata, nessuna quota di questo membro viene cambiata.

In questi ultimi due casi, il riepilogo lo indica sulla riga. Se vuoi comunque fare il cambiamento, fallo nella scheda del membro, sapendo che la quota è già stata fatturata.