Duplicare un membro ed evitare i duplicati

Tre strumenti ti fanno risparmiare tempo e mantengono la banca dati senza schede doppie: la copia di un membro, per iscrivere un fratello o una sorella; i controlli che GestiClub fa durante l'inserimento e al salvataggio di un nuovo membro; e lo strumento Contatti duplicati, che ritrova e unisce i duplicati già presenti.

Per iscrivere il fratello o la sorella di un membro, parti dalla sua scheda invece che da una scheda vuota: GestiClub riprende i dati del nucleo familiare.

1. 1La riga del membrospunta la casella all'inizio della riga. Deve essere selezionata una sola riga di membro.
2. 2Aprire una copiaapre la finestra Aggiungi un membro, già compilata con i dati del nucleo.

1. 1Titoloripreso dal membro copiato.
2. 2Nomevuoto: inserisci quello del nuovo membro.
3. 3Cognomeripreso.
4. 4Data di nascitavuota: inseriscila.
5. 5Rappresentanti legalii due rappresentanti vengono ripresi, già collegati alla loro scheda, con i loro ruoli.
6. 6Indirizzoripreso, come il telefono fisso, la nazionalità e la lingua.

Il resto va inserito: il sesso, la formula di saluto, il N° AVS, l'email, il cellulare e la foto. Nemmeno i dati del club e di fatturazione vengono ripresi: gruppi, quote e ruolo vanno assegnati, e lo stato è Membro attivo. Se il membro copiato fa parte di una famiglia, il nuovo membro viene aggiunto alla stessa famiglia.

Non appena nome e cognome sono inseriti, GestiClub cerca una persona che porta esattamente quel nome e quel cognome; maiuscole e accenti non contano. Cerca tra le persone che hanno una scheda senza essere membri: i rappresentanti legali e le persone di contatto delle aziende. Se una data di nascita è già inserita, deve corrispondere anch'essa. Quando trova qualcuno, si apre la finestra Persona già esistente. Un membro che porta questo nome viene segnalato più tardi, al salvataggio (vedi «Stesso nome, altra data di nascita»).

1. 1La persona trovataGestiClub ti chiede se è la stessa persona. Se corrispondono più persone, vengono elencate con la loro data di nascita e la loro email.
2. 2No, aggiungi un nuovo membroè un'altra persona con lo stesso nome: continui l'inserimento, e la domanda non viene più posta per questo nome e questa data.
3. 3Sì, convertiè la stessa persona, che non è ancora membro: un genitore o una persona di contatto, ad esempio. Il modulo si compila con i suoi dati; al salvataggio, la sua scheda diventa quella di un membro, senza duplicati, e le persone incaricate delle notifiche dei contatti ne vengono avvisate per email (capitolo 12: Le notifiche).

Al salvataggio, GestiClub controlla ancora il nome e il cognome, questa volta senza tenere conto della data di nascita. Se una persona ha lo stesso nome, anche con una data di nascita diversa di qualche giorno, si apre la finestra Possibile duplicato. Non viene salvato nulla finché non hai scelto.

1. 1Il messaggioil numero di schede simili trovate.
2. 2La scheda trovatanome, data di nascita, stato ed email. Confrontali con quello che hai inserito: una data che differisce di qualche giorno tradisce spesso un errore di battitura.
3. 3Apri esistentechiude l'inserimento e apre la scheda del membro esistente. Per una persona che non è membro (etichetta Non membro), il link si chiama Trasforma in membro: crea il membro sulla sua scheda, con i dati inseriti.
4. 4Annullatorna al modulo, per correggere l'inserimento.
5. 5Crea comunquecrea un nuovo membro. Da riservare ai veri omonimi.

Quando nome, cognome e data di nascita, oppure nome, cognome ed email, corrispondono esattamente a una scheda esistente, si tratta senza alcun dubbio della stessa persona: GestiClub rifiuta il salvataggio.

1. 1La barra rossaImpossibile salvare, con il motivo: «Questa persona esiste già», seguito dal suo nome.
2. 2Il campo Cognomebordato di rosso, con lo stesso messaggio.

Nessun pulsante permette di ignorare il controllo: usa la scheda esistente. Se questa persona non è ancora membro, rispondi Sì, converti nella finestra Persona già esistente.

I controlli descritti sopra impediscono di creare nuovi duplicati. Per ritrovare quelli che la banca dati contiene già, ad esempio dopo un'importazione o perché la stessa persona è stata inserita come genitore e poi come membro, clicca su Contatti duplicati nella barra degli strumenti.

La finestra Contatti duplicati passa in rassegna tutte le schede della banca dati, membri o no, e classifica i duplicati in due gruppi.

1. 1Stessa personastesso nome e stesso cognome, con lo stesso indirizzo email o la stessa data di nascita: è sicuramente la stessa persona, registrata più volte.
2. 2Scheda conservatala scheda più vecchia, quella che il club usa da più tempo. È su di essa che viene riunito tutto.
3. 3Unisciriunisce l'altra scheda sulla scheda conservata, poi la elimina. Porta un membro o Porta un account segnala che questa scheda è quella di un membro o possiede un accesso a GestiClub: anche questi vengono ripresi.
4. 4Da verificareschede che si somigliano senza essere con certezza la stessa persona: stesso nome e stesso cognome, nome abbreviato (Max e Maxime), nome quasi identico o data di nascita spostata di qualche giorno. Qui, un errore di battitura: Timeo invece di Timéo, nato un giorno dopo.
5. 5Non è un duplicatoper due persone diverse, ad esempio dei gemelli: la coppia non verrà più proposta.

L'unione sposta tutto sulla scheda conservata: figli, liste, cronologia, membro, fatture e accesso a GestiClub. I campi vuoti della scheda conservata vengono completati con quelli dell'altra scheda. Se entrambe le schede hanno un accesso, GestiClub tiene quello attivo, altrimenti il più vecchio.