Aggiungere un membro, un'azienda o una famiglia

Tutte le creazioni passano dal menu Aggiungi (pulsante con il segno + nella barra degli strumenti), che propone tre scelte: Aggiungi contatto, Aggiungi azienda, Aggiungi una famiglia.

Clicca su Aggiungi poi su Aggiungi contatto: si apre la finestra Aggiungi un membro. Le sue informazioni sono ripartite in tre schede, Dati personali, Dati del club e Dati di fatturazione, a loro volta suddivise in sezioni. Sono obbligatori solo il Nome e il Cognome: potrai completare il resto più tardi.

La scheda Dati personali

1. 1Fotoclicca sull'avatar, trascinaci un'immagine o clicca su Importa (PNG, JPG o WebP, al massimo 2 MB). La finestra Regola la foto ti permette poi di ritagliarla, ruotarla e ingrandirla.
2. 2Membrol'identità del membro. Il Titolo (Signora, Signore o Ai genitori di) viene stampato sopra il nome nell'indirizzo delle fatture, e la Formula di saluto (Caro, Cara, Egregio Signore…) viene ripresa dai testi che la usano. Il Nome e il Cognome, segnati da un asterisco rosso, sono obbligatori.
3. 3Aggiungere i rappresentanti legaliapre la sezione dei rappresentanti legali per un adulto, ad esempio quando i genitori pagano la sua quota. Per un minore si apre da sola (vedi «Aggiungere un membro minorenne» qui sotto).
4. 4Indirizzol'indirizzo postale del membro. Il Paese predefinito è la Svizzera.
5. 5Privacyspunta Consenti la pubblicazione di foto se il membro accetta che il club pubblichi sue foto. La sua scelta è visibile nella scheda e nella colonna Consenso foto della griglia.
6. 6Nazionalità & identificativiil N° AVS, indispensabile per l'esportazione G+S (il prefisso 756 è già inserito; un numero con la cifra di controllo sbagliata viene rifiutato), la Nazionalità e la Lingua, un'informazione destinata a G+S.
7. 7Contattol'E-mail è l'indirizzo principale del membro: ci riceve le email del club e, per impostazione predefinita, le sue fatture. Per il Cellulare e il Telefono fisso, scegli il prefisso del paese, poi inserisci il numero: GestiClub verifica che abbia il numero giusto di cifre.
8. 8Campi personalizzatii campi propri del tuo club, creati in Impostazioni › Campi personalizzati. La sezione compare solo se il tuo club ne ha previsti per questa scheda.
9. 9Deve convalidare il profilosceglie l'email inviata al membro al salvataggio (vedi «Salvare il membro» qui sotto). Annulla chiude la finestra, Salva crea la scheda.

La scheda Dati del club

1. 1Generalela Data d'iscrizione al club, per impostazione predefinita quella di oggi, fissa l'inizio delle quote. Lascia vuota la Data di uscita dal club: un nuovo membro non può essere registrato con una data di uscita. Quando il membro lascia il club, Registrare dimissioni la compila e ne cambia lo stato (vedi «Dimissioni e riattivazione di un membro»). Il N° J+S viene ripreso dall'esportazione G+S, e il N° licenza nazionale è quello della federazione.
2. 2Stato e gruppilo Stato del membro è Membro attivo per impostazione predefinita; l'elenco degli stati si imposta in Impostazioni › Liste di selezione. Sotto Gruppi e funzioni, clicca su Aggiungi per inserire il membro in un gruppo (vedi sotto).
3. 3Competizionila Categoria e il Livello di competizione, scelti negli elenchi di Impostazioni › Liste di selezione. Questi elenchi restano vuoti finché il tuo club non li ha compilati.
4. 4Certificato medicola data del certificato e la sua data di scadenza, che non può precederla. Sulla dashboard, il blocco Certificati medici elenca i certificati scaduti o in scadenza entro 30 giorni.
5. 5Dati GestiClubl'Accesso all'applicazione (ruolo) è il ruolo del membro quando accederà (Membro per impostazione predefinita). Salvare la scheda non crea ancora il suo accesso: lo crea lui convalidando il profilo o accettando un invito. Le Note sono note interne, che il membro non vede.
6. 6Campi personalizzatii campi del tuo club previsti per questa scheda.

Per inserire il membro in un gruppo, clicca su Aggiungi sotto Gruppi e funzioni: si apre la finestra Aggiungi un gruppo e una funzione.

Scegli il Gruppo (obbligatorio) e, se serve, la Funzione del membro in questo gruppo, poi clicca su Aggiungi. Sono proposti solo i gruppi senza sottogruppi, nella forma «Gruppo · Sottogruppo». Il gruppo compare poi come etichetta: la matita cambia la funzione, la croce rimuove il gruppo. Ripeti l'operazione per ogni gruppo del membro.

La scheda Dati di fatturazione

1. 1Fatturazioneil Recapito della fattura avviene per E-mail o per posta (Postale). Per email, la fattura va al rappresentante legale che «Riceve le fatture», altrimenti al contatto principale, poi all'altro rappresentante legale, poi all'indirizzo del membro; senza alcun indirizzo, viene stampata per la posta. In una famiglia con fatturazione raggruppata, il membro viene fatturato con la sua famiglia. Spunta Accordo di pagamento se con il membro è stato concordato un accordo: per le fatture non pagate non riceve allora solleciti, ma un estratto conto. Un Membro in pausa non viene fatturato, e i suoi periodi di pausa non vengono mai fatturati in seguito; si apre allora il campo Motivo della pausa per annotarne il motivo.
2. 2Quoteclicca su Aggiungi, scegli la Quota e, se serve, uno Sconto, poi clicca su Aggiungi. Le quote e gli sconti proposti sono quelli del tuo club (capitolo 10: Fatturazione).
3. 3Dati bancaril'IBAN, svizzero o estero (un IBAN non valido viene segnalato sotto il campo), il BIC, il Riferimento mandato e la Data del mandato del membro.
4. 4Campi personalizzatii campi del tuo club previsti per questa scheda.

Salvare il membro

1. 1Clicca su Aggiungi poi su Aggiungi contatto.
2. 2Nella scheda Dati personali, inserisci almeno il Nome e il Cognome, e se possibile l'E-mail.
3. 3Completa se serve le schede Dati del club (stato, gruppi) e Dati di fatturazione (quote).
4. 4Lascia spuntata la casella Deve convalidare il profilo, o togli la spunta (vedi sotto).
5. 5Clicca su Salva. La finestra si chiude e il nuovo membro compare nella griglia.

La casella Deve convalidare il profilo decide quale email riceve il membro:

• spuntata (predefinito): un'email con un link valido 7 giorni. Lì il membro verifica e completa i suoi dati, poi crea il suo nome utente e la sua password;
• senza spunta: una semplice email di benvenuto, senza link.

Senza indirizzo email, la casella è in grigio e seguita dalla dicitura (nessuna email): non viene inviata nessuna email.

La procedura è la stessa che per un adulto. Non appena la Data di nascita indica meno di 18 anni, la sezione Rappresentanti legali si apre sotto la sezione Membro, con due schede: Rappresentante legale 1 e Rappresentante legale 2.

1. 1Data di nascitameno di 18 anni: compare la sezione Rappresentanti legali.
2. 2Legame con il membroMadre, Padre, Genitore, Rappresentante legale, Curatore/curatrice, Fratello/sorella, Nonno/nonna, Altro parente o Altro. La prima scheda propone Padre, la seconda Madre.
3. 3Identità e recapitiil nome, il cognome, l'email e il cellulare del rappresentante. Senza email, non potrà ricevere l'invito a creare il suo accesso: un messaggio arancione lo ricorda.
4. 4Contatto principale e Riceve le fattureil figlio ha un solo contatto principale e un solo destinatario delle fatture, da spuntare nell'una o nell'altra scheda. GestiClub preseleziona il primo rappresentante che ha un indirizzo email. Le email destinate al figlio vanno al contatto principale, con l'altro rappresentante e il figlio in copia se hanno un indirizzo.
5. 5Può modificare il profiloil rappresentante può modificare i dati personali e la foto del figlio dal proprio accesso. Questo diritto è sempre concesso al contatto principale.

Compila la seconda scheda allo stesso modo, o lasciala vuota se il figlio ha un solo rappresentante. Per un figlio, scegli il Titolo «Ai genitori di»: le sue fatture vengono allora indirizzate ai genitori.

Al salvataggio, GestiClub verifica che il figlio abbia almeno un rappresentante legale, un solo contatto principale e almeno un rappresentante che possa modificare il suo profilo. Se la casella Deve convalidare il profilo è spuntata, è il contatto principale a ricevere il link di convalida. Se l'hai tolta, subito dopo il salvataggio GestiClub propone di invitare i rappresentanti che possono modificare il profilo a creare il loro accesso: Invia l'invito o Non inviare nulla.

Collegare un genitore già registrato

Spesso un genitore è già in GestiClub: è membro lui stesso, o rappresentante di un fratello o di una sorella. Non appena nome e cognome sono inseriti in una scheda, GestiClub lo cerca; se lo trova, si apre la finestra Persona già esistente.

1. 1La persona trovatail suo nome, e ciò che GestiClub sa di lei: è registrata come membro, è già rappresentante di altri figli (qui Liam, Chloé e Annie Doe), o esiste semplicemente nella banca dati.
2. 2Crea una nuova schedaè un'altra persona con lo stesso nome: la scheda resta una nuova scheda e la domanda non viene più posta per questa persona.
3. 3Collegaè proprio la stessa persona: la scheda viene collegata alla sua scheda esistente.

Una volta collegato il genitore, la scheda si presenta così:

1. 1Collegatola scheda è collegata alla scheda esistente. Quello che modifichi qui aggiorna quella scheda, per tutti i figli di questo genitore.
2. 2Scollegastacca la scheda e la svuota, per inserire un altro rappresentante.
3. 3I recapiti ripresil'email e il cellulare vengono dalla scheda esistente: non serve inserirli di nuovo.

Collegare evita i duplicati: il genitore conserva una sola scheda, collegata a tutti i suoi figli.

La gestione degli accessi dei genitori è descritta nel capitolo 13: Portale membri e famiglie.

Un'azienda (sponsor, partner, fornitore…) ha la sua scheda, con una o più persone di contatto. Ogni persona di contatto può avere un ruolo diverso: una è l'interlocutore principale, un'altra riceve le fatture, altre ricevono le comunicazioni del club.

Clicca su Aggiungi poi su Aggiungi azienda: si apre la finestra Aggiungi azienda, con tre schede: Dati azienda, Dati del club e Dati fatturazione. Sono obbligatori solo il Nome dell'azienda e, per ogni persona di contatto, il suo nome e cognome. Alla creazione di un'azienda non viene inviata nessuna email.

La scheda Dati azienda

1. 1Logoclicca sull'immagine, trascinaci un file o clicca su Importa (PNG, JPG o WebP, al massimo 2 MB).
2. 2Aziendail Nome dell'azienda, obbligatorio. Se esiste già un'azienda con un nome simile, durante l'inserimento compare un avviso; un nome identico viene rifiutato.
3. 3Indirizzol'indirizzo dell'azienda. Il Paese predefinito è la Svizzera.
4. 4Contattoil Telefono, l'Email azienda e il Sito web dell'azienda.
5. 5Persone di contattoclicca su Aggiungi contatto per ogni interlocutore: una scheda si aggiunge all'elenco. Qui il direttore è il contatto principale e la contabile è il contatto fatturazione.

Una persona di contatto

1. 1Identitàil Titolo, il Nome e il Cognome (obbligatori) e la Funzione della persona nell'azienda.
2. 2Indirizzol'indirizzo della persona. Riprendi indirizzo azienda lo compila con un clic con quello dell'azienda.
3. 3Contattol'email, il cellulare e il telefono fisso della persona.
4. 4RuoliContatto principale: l'interlocutore principale del club; il suo nome compare sulla riga dell'azienda nella griglia, ed è lui a essere aggiunto quando inserisci l'azienda in una lista di distribuzione. Contatto fatturazione: la persona a cui vanno le fatture dell'azienda; senza di lei, le fatture vanno all'Email azienda. Riceve le comunicazioni: la persona riceve le email del club indirizzate all'azienda dal modulo E-mail; le fatture, invece, vanno al contatto fatturazione, che questa casella sia spuntata o no.
5. 5Rimuovi contattotoglie subito la scheda, senza chiedere conferma.

Un'azienda ha al massimo un contatto principale e un contatto fatturazione: spuntare una di queste caselle su una persona la toglie a chi l'aveva. La prima persona aggiunta riceve i tre ruoli; le successive solo Riceve le comunicazioni.

Come per i rappresentanti legali di un minore, GestiClub verifica se la persona esiste già: non appena nome e cognome sono inseriti, la finestra Persona già esistente propone Sì, collega la persona o No, crea una nuova persona. Una scheda collegata porta il badge Persona collegata. Le persone di contatto non diventano membri del club e non ricevono alcun accesso.

La scheda Dati del club

1. 1Generalela Data d'iscrizione al club, per impostazione predefinita quella di oggi, e lo Stato del membro, Non membro per impostazione predefinita.
2. 2Gruppi e funzioniclicca su Aggiungi per inserire l'azienda in un gruppo, ad esempio Sponsor. Sono proposti solo i gruppi senza sottogruppi.
3. 3Notenote interne sull'azienda.

La scheda Dati fatturazione

1. 1Fatturazioneil Recapito della fattura: per E-mail, al contatto fatturazione (o all'Email azienda), o per posta (Postale), all'indirizzo dell'azienda.
2. 2Quoteclicca su Aggiungi per assegnare una quota all'azienda, con un eventuale sconto. Viene fatturata all'azienda con le quote della stagione.
3. 3Dati bancaril'IBAN, svizzero o estero (un IBAN non valido viene segnalato sotto il campo), il BIC, il Riferimento mandato e la Data del mandato dell'azienda.

Salvare l'azienda

1. 1Clicca su Aggiungi poi su Aggiungi azienda.
2. 2Inserisci il Nome dell'azienda, il suo indirizzo e i suoi recapiti.
3. 3Clicca su Aggiungi contatto per ogni interlocutore, e spunta i suoi ruoli.
4. 4Completa se serve le schede Dati del club e Dati fatturazione.
5. 5Clicca su Salva. La finestra si chiude e l'azienda compare nella griglia.

Una famiglia riunisce i membri di uno stesso nucleo per mettere in comune la fatturazione e la comunicazione.

Clicca su Aggiungi poi su Aggiungi una famiglia: si apre la finestra Aggiungi una famiglia, con due schede: Dati famiglia e Dati fatturazione. La scheda Dati fatturazione compare solo se il tuo ruolo permette di modificare i dati di fatturazione. Un membro può appartenere a una sola famiglia.

La scheda Dati famiglia

1. 1Identitàil Nome della famiglia, obbligatorio.
2. 2Indirizzol'indirizzo del nucleo, stampato sulle fatture della famiglia. Non cambia l'indirizzo di ciascun membro.
3. 3Modalità di comunicazioneTutti i membri: ogni membro spuntato nella scheda riceve le comunicazioni. Solo contatto principale: le riceve solo il contatto principale. Personalizzata: spunti tu, nella composizione, i membri che le ricevono.
4. 4Modalità di fatturazioneIndividuale: ogni membro riceve la propria fattura, al proprio indirizzo. Raggruppata: un'unica fattura per il nucleo, che elenca le quote di ogni membro; va all'email del contatto principale, o per posta all'indirizzo della famiglia.
5. 5Composizione della famigliai membri della famiglia, ognuno su una scheda (vedi sotto).
6. 6Aggiungi un membrodigita almeno due lettere di un cognome, di un nome o di un'email, poi scegli il membro nell'elenco. I membri che fanno già parte di un'altra famiglia non vengono proposti.
7. 7Notenote interne sulla famiglia.

Qui i genitori di Chantal, Kylian e Lya non sono membri del club: non compaiono nella ricerca, e la famiglia conta solo i tre figli.

Un membro della famiglia

1. 1Contatto principaleindica l'interlocutore del club per la famiglia: riceve la fattura raggruppata e, in modalità Solo contatto principale, le comunicazioni. La sua scheda porta il badge Principale. La prima persona aggiunta lo è d'ufficio.
2. 2Adminpermette a questa persona di gestire la famiglia dalla sua area La mia famiglia (capitolo 13: Portale membri e famiglie).
3. 3RuoloFiglio/a per un membro con meno di 18 anni, altrimenti Genitore. Puoi precisarlo: Madre, Padre, Genitore, Rappresentante legale, Curatore/curatrice, Fratello/sorella, Nonno/nonna, Altro parente, Altro o Figlio/a. Una famiglia ha un solo Padre e una sola Madre.
4. 4Riceve com.modificabile solo in modalità di comunicazione Personalizzata: spunta i membri che ricevono le comunicazioni. In modalità Tutti i membri la casella è spuntata e in grigio; in modalità Solo contatto principale è vuota e in grigio.
5. 5Rimuovila croce toglie il membro dalla famiglia, senza eliminare la sua scheda.

La scheda Dati fatturazione

1. 1Fatturazioneil Recapito della fattura della famiglia: E-mail o Postale.
2. 2Quoteclicca su Aggiungi per assegnare una quota alla famiglia stessa. Viene sempre fatturata alla famiglia, qualunque sia la modalità di fatturazione.
3. 3Dati bancaril'IBAN, svizzero o estero (un IBAN non valido viene segnalato sotto il campo), il BIC, il Riferimento mandato e la Data del mandato della famiglia.

Salvare la famiglia

1. 1Clicca su Aggiungi poi su Aggiungi una famiglia.
2. 2Inserisci il Nome della famiglia e l'indirizzo del nucleo.
3. 3Sotto Aggiungi un membro, cerca e aggiungi ogni membro attivo del nucleo (almeno due), poi verifica il suo Ruolo.
4. 4Indica il Contatto principale, poi scegli la Modalità di comunicazione e la Modalità di fatturazione.
5. 5Clicca su Salva. La finestra si chiude e la famiglia compare nella griglia.