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Ihre Datei vorbereiten
GestiClub ordnet eine Spalte automatisch zu, wenn ihre Überschrift der Name eines seiner Felder ist. Die ganze Arbeit besteht also darin, Ihre Daten unter die richtigen Überschriften zu setzen. Dafür gibt es zwei Wege.
Die Vorlage von GestiClub
Die Vorlage enthält zwei Blätter:
- Kontakte: alle Spalten, die der Import automatisch erkennt, nach Teilen geordnet: das Mitglied, seine Vereinsdaten, seine Rechnungsdaten, seine beiden gesetzlichen Vertretungen und das Unternehmen. Drei graue Beispielzeilen zeigen, wie sie auszufüllen sind: ein erwachsenes Mitglied, ein Kind mit seinen Eltern, seinem Beitrag und seinem Rabatt, und ein Unternehmen. Ein Kommentar an jeder Überschrift erinnert daran, was dort einzutragen ist.
- Anleitung: die Regeln der Datei und die Einzelheiten jeder Spalte.
Kopieren Sie Ihre Daten unter die Überschriften, ersetzen Sie die Beispielzeilen und löschen Sie die Spalten, die Sie nicht brauchen.
Eine Vorlage aus Ihren eigenen Spalten
Vielleicht verwendet Ihre Datei nur einen Teil dieser Spalten. Lassen Sie sich dann von GestiClub eine Datei mit genau Ihren Spalten geben: Zeigen Sie sie im Kontaktraster an und exportieren Sie dann das Raster.
- Klicken Sie in Kontakte auf Spalten auswählen und haken Sie die Spalten an, die denen Ihrer Datei entsprechen.
- Klicken Sie auf Exportieren › Nach Excel exportieren, lassen Sie Alle Spalten exportieren ohne Haken und klicken Sie dann auf Ausführen.
- Löschen Sie in der heruntergeladenen Datei die Zeilen der bereits erfassten Mitglieder und fügen Sie Ihre Daten unter den Überschriften ein.
- Spalten auswählenrechts über dem Raster.
- Eine angehakte Spaltesie erscheint im Raster und steht in der Datei.
- Alle Spalten exportierenohne Haken enthält die Datei nur die angezeigten Spalten, in derselben Reihenfolge.
- Ausführenlädt die Datei herunter.
Die Regeln der Datei
Ob Sie von der Vorlage oder von Ihrem Export ausgehen, beachten Sie diese Regeln:
- Eine Zeile pro Mitglied oder Unternehmen, und die Überschriften in der ersten Zeile.
- Daten werden im Format 31.12.2010 geschrieben.
- Mehrere Werte in einer Zelle werden durch Komma oder Semikolon getrennt: „1. Mannschaft; Junioren D“.
- Gruppen und Funktionen werden paarweise gelesen: Die erste Funktion gehört zur ersten Gruppe. „1. Mannschaft; Junioren D“ und „Teilnehmer; Trainer“ machen Sébastien Rossier zum Spieler der 1. Mannschaft und zum Trainer der Junioren D. Eine leere Stelle bedeutet keine Funktion.
- Beiträge und Rabatte werden genauso gelesen: „Beitrag Aktivmitglied; Beitrag Junioren“ mit „; Geschwisterrabatt“ gibt den Geschwisterrabatt nur auf den Juniorenbeitrag.
- Beiträge und Rabatte werden genau so geschrieben, wie Sie sie in der Rechnungsstellung benannt haben: Der Import kann keine anlegen.
- Das Eintrittsdatum legt den Beginn der Beiträge fest: Geben Sie das tatsächliche Eintrittsdatum jedes Mitglieds an. Ein Mitglied, das in der laufenden Saison eingetreten ist, zahlt die Aufnahmegebühr.
- Lassen Sie bei einem Kind seine E-Mail leer und füllen Sie die Spalten Gesetzliche Vertretung 1 und Gesetzliche Vertretung 2 aus: Die Eltern werden mit ihm angelegt, und zwei Geschwister mit denselben Eltern teilen sie sich.
- Füllen Sie bei einem Unternehmen die Unternehmensspalten aus und lassen Sie Vorname und Name leer: Eine Zeile mit Vor- oder Nachnamen wird zu einem Mitglied.
- In einer Excel-Arbeitsmappe liest GestiClub nur das angezeigte Blatt: Speichern Sie die Datei so, dass das Blatt mit Ihren Kontakten geöffnet ist.