Kontakte importieren (Excel / CSV)

Der Import legt Mitglieder und Unternehmen aus einer Excel- oder CSV-Datei an oder aktualisiert sie.

• Akzeptierte Formate: Excel (.xls, .xlsx), CSV (.csv) oder Text (.txt), höchstens 5 MB. In einer Excel-Arbeitsmappe wird nur das aktive Blatt gelesen.
• Eine Zeile pro Person oder Unternehmen und die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile. Eine Zeile mit Vor- oder Nachnamen wird zu einem Mitglied; eine Zeile mit nur einem Firmennamen wird zu einem Unternehmen.
• Eine Spalte, deren Überschrift dem Namen eines GestiClub-Feldes entspricht („Vorname“, „Name“, „Geburtsdatum“, „E-Mail“…), wird automatisch zugeordnet.
• Daten werden im Datumsformat des Vereins geschrieben, zum Beispiel 31.12.2010.
• Ein unmögliches Datum wie 31.02.2010 oder eine ungültige E-Mail-Adresse wird im Assistenten rot unter den nicht erkannten Werten angezeigt. Sie lässt sich nicht im Assistenten korrigieren: Korrigieren Sie sie in Ihrer Datei, sonst bleibt das Feld leer, und die Zusammenfassung vermerkt es in der Zeile.
• Mehrere Gruppen in einer Zelle werden durch Komma oder Semikolon getrennt. Die Spalten Gruppen und Funktionen werden paarweise gelesen: Die erste Funktion gehört zur ersten Gruppe. Ebenso bei Beiträge und Rabatte. Eine leere Stelle bedeutet keine Funktion bzw. keinen Rabatt.
• Die Sprache wird als Code geschrieben: fr, de, it oder en.
• Land und Staatsangehörigkeit werden unverändert übernommen: Schreiben Sie „Schweiz“ statt „CH“.

Um mit einer Datei zu beginnen, deren Spalten alle automatisch erkannt werden, laden Sie die Vorlage von GestiClub herunter: Sie enthält die Überschriften des Imports, drei Beispielzeilen und eine Anleitung.

1. 1Klicken Sie unter Exportieren auf Importieren und wählen Sie Ihre Datei.
2. 2Der Assistent Kontakte importieren öffnet sich: eine Zeile pro Spalte Ihrer Datei, mit ihrer Überschrift (Spaltenname) und ihrem Wert bei der ersten Person (Zelleninhalt).

1. 1Die vorgeschlagenen ZuordnungenGestiClub ordnet jede Spalte automatisch zu, deren Überschrift dem Namen eines Feldes entspricht, hier Anrede, Vorname, Name, Straße und PLZ. Prüfen Sie sie.
2. 2Die Liste der Felderfür eine nicht erkannte Spalte, hier Lieu, öffnen Sie die Liste und wählen das Feld: Mitglied · Ort. Die Felder sind nach Abschnitten geordnet: Unternehmen, Unternehmenskontakte, Mitglied, Gesetzliche Vertretung 1 und 2, Vereinsdaten, Abrechnungsdaten. Eine Spalte, die auf - Nicht zugewiesen - bleibt, wird nicht importiert.
3. 3Gültige Wertedas erwartete Format: Text, Datum im Format des Vereins oder die Liste der zulässigen Werte, etwa Männlich, Weiblich, Andere.
4. 4Nicht erkannte Wertein Rot die Werte, die GestiClub noch nicht kennt, hier zwei Status und eine Gruppe.
5. 5Korrigierenöffnet die Korrektur dieser Werte (siehe unten).
6. 6OKstartet den Import.

Die hier angezeigten Daten sind ein erfundenes Beispiel.

Die Spalten, die mit einer Liste des Vereins (Status, Gruppen, Funktionen, Kategorie, Niveau, Beitrag, Rabatte) oder mit einer festen Liste (Anrede, Geschlecht, Sprache…) verbunden sind, akzeptieren nur bekannte Werte. Klicken Sie auf Korrigieren: Das Fenster Zuordnung nicht erkannter Werte bietet für jeden unbekannten Wert an:

• einen bestehenden Wert, aus der Liste zu wählen;
• + „…“ zur Tabelle hinzufügen, das den Wert in Ihrem Verein anlegt, für einen Status, eine Gruppe, eine Funktion oder eine Kategorie;
• bei einer Gruppe + „…“ unter „…“ erstellen, das sie als Untergruppe der gewählten Gruppe anlegt;
• - Nicht zugewiesen -, dann wird der Wert nicht importiert.

1. 1Ein zugeordneter Wert„Donateur“ wird als Passivmitglied gespeichert, ein bereits vorhandener Status.
2. 2+ „Bénévole“ zur Tabelle hinzufügenlegt den Status Bénévole beim Import an.
3. 3Die bestehenden Wertedie Status Ihres Vereins.

1. 1+ „Juniors E“ zur Tabelle hinzufügenlegt die Gruppe Juniors E auf der obersten Ebene des Baums an.
2. 2+ „Juniors E“ unter „Juniors“ erstellenlegt Juniors E als Untergruppe von Juniors an.

Klicken Sie auf OK: Die korrigierten Werte verschwinden aus der roten Spalte. Noch wird nichts angelegt: Die neuen Werte erscheinen in Ihrem Verein erst, wenn der Import startet.

1. 1Prüfen Sie die Zuordnungen und korrigieren Sie die roten Werte: Die verbleibenden werden nicht importiert.
2. 2Klicken Sie auf OK.
3. 3Ähneln Personen aus der Datei bestehenden Mitgliedern, öffnet sich das Fenster Mögliche Duplikate. Wählen Sie für jede Zeile Neu, Aktualisieren oder Überspringen und klicken Sie dann auf OK.
4. 4Der Import läuft im Hintergrund. Das Fenster Zusammenfassung zeigt die Zahl der angelegten, aktualisierten und übersprungenen Kontakte und, falls vorhanden, die Zahl der fehlerhaften Zeilen. Fehlerhafte Zeilen und Zeilen mit einer Bemerkung werden im Detail aufgeführt, mit ihrer Zeilennummer in der Datei. Eine Benachrichtigung informiert Sie am Ende. Die importierten Kontakte erscheinen im Raster, sobald Sie die Zusammenfassung schließen.

GestiClub erkennt ein bestehendes Mitglied an Vor- und Nachnamen. Bei gleichem Geburtsdatum, oder gleicher E-Mail, wenn die Datei kein Geburtsdatum enthält, wird der Eintrag automatisch aktualisiert. Eine Zeile ohne Vor- oder Nachnamen wird als fehlerhaft gezählt.

Wenn eine Zeile der Datei ein bereits in GestiClub vorhandenes Mitglied aktualisiert, gilt die Datei für jede Spalte, die sie enthält, leere Zellen eingeschlossen:

Eine leere Zelle löscht so die Anrede, die Grußformel, das Geschlecht, die Adresse, die AHV-Nummer, die E-Mail, die Telefonnummern, die Bemerkungen, die Fotoeinwilligung, die Kategorie, das Niveau, die Lizenz, die J+S-Nummer, die Daten des Arztzeugnisses, die Bankdaten, die Rechnungspause und ihren Grund, die Zahlungsvereinbarung und die benutzerdefinierten Felder. Ebenso:

• Eine leere Zelle Gruppen entfernt das Mitglied aus allen seinen Gruppen; der Gruppenverlauf bleibt erhalten.
• Eine leere Zelle Beiträge entfernt seine Beiträge, außer den bereits fakturierten (siehe unten).
• Eine leere Zelle Austritt (das Austrittsdatum) hebt einen für ein künftiges Datum geplanten Austritt auf. Bei einem bereits ausgetretenen Mitglied ändert sie nichts: Sein Austrittsdatum bleibt erhalten, und die Zusammenfassung weist darauf hin. Um es wieder aufzunehmen, verwenden Sie Mitglied reaktivieren (siehe „Austritt und Reaktivierung eines Mitglieds“).

Manche Angaben werden durch eine leere Zelle nie geändert, oder überhaupt nie:

• Vorname, Nachname und Geburtsdatum dienen dazu, das Mitglied wiederzufinden: Eine andere Schreibweise oder ein anderes Datum in der Datei ändert sie nicht. Korrigieren Sie sie im Eintrag.
• Land, Staatsangehörigkeit, Sprache, Rechnungsempfang, Beitrittsdatum, Status und Reaktivierungsdatum: Eine leere Zelle lässt sie unverändert.
• Die Erziehungsberechtigten: Eine leere Zelle entfernt nie einen Elternteil, weder seine E-Mail noch seine Telefonnummer. Ein Elternteil wird im Eintrag des Mitglieds entfernt.
• Eine Unternehmenszeile: Eine leere Zelle ändert dort nichts.

Ein vom Import neu angelegtes Mitglied ist nicht betroffen: Eine leere Zelle legt dort einfach nichts an.

Ein Austrittsdatum in der Datei

• Das heutige oder ein vergangenes Datum: der Austritt wird sofort angewendet, wie mit Austritt erfassen: Status Ehemaliges Mitglied, Entfernung aus den Gruppen, Verteilerlisten, Beiträgen und der Rolle, und Schließung des Zugangs zu GestiClub, wenn es keinen Grund mehr dafür gibt. Die Austritts-E-Mails gehen wie mit der Schaltfläche hinaus, im Namen des Vereins unterzeichnet.
• Ein künftiges Datum: das Datum wird gespeichert, und das Mitglied bleibt bis zu diesem Tag aktiv; dann wird der Austritt von selbst angewendet, mit seinen E-Mails (siehe „Ein Austrittsdatum im Eintrag erfassen“).

Bereits fakturierte Beiträge

Ein für die laufende Periode bereits fakturierter Beitrag wird vom Import nie geändert, damit ein Mitglied nie eine zweite Rechnung erhält:

• Enthält die Datei denselben Beitrag, bleibt er unverändert.
• Ändert die Datei seinen Rabatt, wird der Rabatt nicht geändert.
• Ersetzt die Datei ihn durch einen anderen, zum Beispiel Erwachsene statt des bereits fakturierten Junioren, wird keiner der Beiträge dieses Mitglieds geändert.

In den beiden letzten Fällen vermerkt es die Zusammenfassung in der Zeile. Wenn Sie die Änderung trotzdem vornehmen möchten, tun Sie es im Eintrag des Mitglieds, im Wissen, dass der Beitrag bereits fakturiert ist.