Ein Mitglied, ein Unternehmen oder eine Familie hinzufügen

Alles Neue legen Sie über das Menü Hinzufügen an (Schaltfläche mit dem + in der Werkzeugleiste), das drei Möglichkeiten bietet: Kontakt hinzufügen, Unternehmen hinzufügen, Familie hinzufügen.

Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Kontakt hinzufügen: Das Fenster Mitglied hinzufügen öffnet sich. Seine Angaben sind auf drei Reiter verteilt, Persönliche Daten, Vereinsdaten und Abrechnungsdaten, die wiederum in Abschnitte gegliedert sind. Nur Vorname und Name sind Pflichtfelder: Den Rest können Sie später ergänzen.

Der Reiter Persönliche Daten

1. 1Fotoklicken Sie auf den Avatar, ziehen Sie ein Bild darauf oder klicken Sie auf Importieren (PNG, JPG oder WebP, höchstens 2 MB). Im Fenster Foto anpassen können Sie es anschließend zuschneiden, drehen und zoomen.
2. 2Mitglieddie Identität des Mitglieds. Die Anrede (Frau, Herr oder An die Eltern von) steht in der Rechnungsadresse über dem Namen, und die Briefanrede (Liebe(r), Liebe, Sehr geehrter Herr…) wird von den Texten übernommen, die sie verwenden. Vorname und Name, mit einem roten Sternchen markiert, sind Pflichtfelder.
3. 3Gesetzliche Vertretungen hinzufügenöffnet bei einem Erwachsenen den Abschnitt der gesetzlichen Vertretungen, zum Beispiel wenn die Eltern seinen Beitrag bezahlen. Bei einem Minderjährigen öffnet er sich von selbst (siehe „Ein minderjähriges Mitglied hinzufügen“ unten).
4. 4Adressedie Postadresse des Mitglieds. Als Land ist standardmäßig die Schweiz eingestellt.
5. 5Privatsphärehaken Sie Veröffentlichung von Fotos erlauben an, wenn das Mitglied einverstanden ist, dass der Verein Fotos von ihm veröffentlicht. Seine Entscheidung ist in seinem Eintrag und in der Spalte Foto-Einwilligung des Rasters sichtbar.
6. 6Staatsangehörigkeit & Ausweisdie AHV-Nummer, unverzichtbar für den J+S-Export (das Präfix 756 ist bereits eingetragen; eine Nummer mit falscher Prüfziffer wird abgelehnt), die Staatsangehörigkeit und die Sprache, eine Angabe für J+S.
7. 7Kontaktdie E-Mail ist die Hauptadresse des Mitglieds: Dorthin gehen die E-Mails des Vereins und standardmäßig seine Rechnungen. Für Mobil und Festnetz wählen Sie die Landesvorwahl und geben dann die Nummer ein: GestiClub prüft, ob sie die richtige Anzahl Ziffern hat.
8. 8Benutzerdefinierte Felderdie Felder Ihres Vereins, angelegt unter Einstellungen › Benutzerdefinierte Felder. Der Abschnitt erscheint nur, wenn Ihr Verein für diesen Reiter welche vorgesehen hat.
9. 9Profilbestätigung erforderlichlegt fest, welche E-Mail das Mitglied beim Speichern erhält (siehe „Das Mitglied speichern“ unten). Abbrechen schließt das Fenster, Speichern legt den Eintrag an.

Der Reiter Vereinsdaten

1. 1Allgemeinder Vereinsbeitritt, standardmäßig das heutige Datum, legt den Beginn der Beiträge fest. Lassen Sie den Vereinsaustritt leer: Ein neues Mitglied kann nicht mit einem Austrittsdatum gespeichert werden. Wenn das Mitglied geht, füllt Austritt erfassen dieses Feld aus und ändert den Status (siehe „Austritt und Reaktivierung eines Mitglieds“). Die J+S-Nr. wird vom J+S-Export übernommen, die Nationale Lizenznr. ist die des Verbands.
2. 2Status & Gruppender Mitgliedsstatus ist standardmäßig Aktivmitglied; die Liste der Status richten Sie unter Einstellungen › Auswahllisten ein. Unter Gruppen & Funktionen klicken Sie auf Hinzufügen, um das Mitglied einer Gruppe zuzuordnen (siehe unten).
3. 3Wettkämpfedie Kategorie und das Wettkampfniveau, gewählt aus den Listen unter Einstellungen › Auswahllisten. Diese Listen bleiben leer, solange Ihr Verein sie nicht gefüllt hat.
4. 4Arztzeugnisdas Datum des Zeugnisses und sein Ablaufdatum, das nicht davor liegen kann. Auf dem Dashboard listet der Block Arztzeugnisse die abgelaufenen Zeugnisse und die, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen.
5. 5GestiClub-Datender Zugriff auf die Anwendung (Rolle) ist die Rolle des Mitglieds, sobald es sich anmeldet (standardmäßig Mitglied). Das Speichern des Eintrags legt seinen Zugang noch nicht an: Das Mitglied erstellt ihn, indem es sein Profil bestätigt oder eine Einladung annimmt. Die Notizen sind interne Notizen, die das Mitglied nicht sieht.
6. 6Benutzerdefinierte Felderdie Felder Ihres Vereins für diesen Reiter.

Um das Mitglied einer Gruppe zuzuordnen, klicken Sie unter Gruppen & Funktionen auf Hinzufügen: Das Fenster Gruppe und Funktion hinzufügen öffnet sich.

Wählen Sie die Gruppe (Pflichtfeld) und bei Bedarf die Funktion des Mitglieds in dieser Gruppe, und klicken Sie auf Hinzufügen. Angeboten werden nur Gruppen ohne Untergruppe, in der Form „Gruppe · Untergruppe“. Die Gruppe erscheint danach als Etikett: Der Stift ändert die Funktion, das Kreuz entfernt die Gruppe. Wiederholen Sie den Vorgang für jede Gruppe des Mitglieds.

Der Reiter Abrechnungsdaten

1. 1Rechnungsstellungder Rechnungsversand erfolgt per E-Mail oder per Post. Per E-Mail geht die Rechnung an die gesetzliche Vertretung, die „Rechnungen erhält“, sonst an den Hauptkontakt, dann an die andere gesetzliche Vertretung und dann an die Adresse des Mitglieds; ohne jede Adresse wird sie für den Postversand gedruckt. In einer Familie mit Sammelrechnung wird das Mitglied zusammen mit seiner Familie abgerechnet. Haken Sie Zahlungsvereinbarung an, wenn mit dem Mitglied eine Vereinbarung getroffen wurde: Es erhält dann für seine unbezahlten Rechnungen keine Mahnung, sondern einen Kontoauszug. Ein pausiertes Mitglied wird nicht abgerechnet, und seine Pausenzeiten werden auch nie nachträglich in Rechnung gestellt; das Feld Grund der Pause öffnet sich dann, damit Sie den Grund festhalten.
2. 2Beiträgeklicken Sie auf Hinzufügen, wählen Sie den Beitrag und bei Bedarf einen Rabatt und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Angeboten werden die Beiträge und Rabatte Ihres Vereins (Kapitel 10: Rechnungsstellung).
3. 3Bankdatendie IBAN, schweizerisch oder ausländisch (eine ungültige IBAN wird unter dem Feld gemeldet), der BIC, die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum des Mitglieds.
4. 4Benutzerdefinierte Felderdie Felder Ihres Vereins für diesen Reiter.

Das Mitglied speichern

1. 1Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Kontakt hinzufügen.
2. 2Geben Sie im Reiter Persönliche Daten mindestens Vorname und Name ein, wenn möglich auch die E-Mail.
3. 3Ergänzen Sie bei Bedarf die Reiter Vereinsdaten (Status, Gruppen) und Abrechnungsdaten (Beiträge).
4. 4Lassen Sie das Kästchen Profilbestätigung erforderlich angehakt oder entfernen Sie den Haken (siehe unten).
5. 5Klicken Sie auf Speichern. Das Fenster schließt sich, und das neue Mitglied erscheint im Raster.

Das Kästchen Profilbestätigung erforderlich entscheidet, welche E-Mail das Mitglied erhält:

• angehakt (Standard): eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist. Darüber prüft und ergänzt das Mitglied seine Daten und legt dann seinen Benutzernamen und sein Passwort fest;
• ohne Haken: eine einfache Willkommens-E-Mail, ohne Link.

Ohne E-Mail-Adresse ist das Kästchen ausgegraut und mit dem Vermerk (keine E-Mail) versehen: Es wird keine E-Mail gesendet.

Das Vorgehen ist dasselbe wie bei einem Erwachsenen. Sobald das Geburtsdatum ein Alter unter 18 Jahren ergibt, öffnet sich unter dem Abschnitt Mitglied der Abschnitt Gesetzliche Vertretungen mit zwei Karten: Gesetzliche Vertretung 1 und Gesetzliche Vertretung 2.

1. 1Geburtsdatumunter 18 Jahren: Der Abschnitt Gesetzliche Vertretungen wird angezeigt.
2. 2Beziehung zum MitgliedMutter, Vater, Elternteil, Gesetzliche Vertretung, Beistand, Geschwister, Grosseltern, Andere nahestehende Person oder Andere. Die erste Karte schlägt Vater vor, die zweite Mutter.
3. 3Identität und KontaktdatenVorname, Name, E-Mail und Mobilnummer der Vertretung. Ohne E-Mail kann sie keine Einladung zum Erstellen ihres Zugangs erhalten: Eine orange Meldung weist darauf hin.
4. 4Hauptkontakt und Erhält Rechnungendas Kind hat genau einen Hauptkontakt und genau einen Rechnungsempfänger, die Sie in der einen oder anderen Karte anhaken. GestiClub wählt die erste Vertretung mit E-Mail-Adresse vor. E-Mails an das Kind gehen an den Hauptkontakt, mit der anderen Vertretung und dem Kind in Kopie, sofern sie eine Adresse haben.
5. 5Kann Profil bearbeitendie Vertretung kann die persönlichen Daten und das Foto des Kindes über ihren eigenen Zugang bearbeiten. Der Hauptkontakt hat dieses Recht immer.

Füllen Sie die zweite Karte auf die gleiche Weise aus oder lassen Sie sie leer, wenn das Kind nur eine Vertretung hat. Wählen Sie bei einem Kind die Anrede „An die Eltern von“: Seine Rechnungen werden dann an die Eltern adressiert.

Beim Speichern prüft GestiClub, dass das Kind mindestens eine gesetzliche Vertretung hat, genau einen Hauptkontakt und mindestens eine Vertretung, die sein Profil bearbeiten darf. Ist das Kästchen Profilbestätigung erforderlich angehakt, erhält der Hauptkontakt den Bestätigungslink. Haben Sie den Haken entfernt, schlägt GestiClub direkt nach dem Speichern vor, die Vertretungen mit Bearbeitungsrecht einzuladen, ihren Zugang zu erstellen: Einladung senden oder Nichts senden.

Ein bereits erfasstes Elternteil verknüpfen

Ein Elternteil ist oft schon in GestiClub: Es ist selbst Mitglied oder bereits Vertretung eines Bruders oder einer Schwester. Sobald Vor- und Nachname in einer Karte eingegeben sind, sucht GestiClub danach; wird die Person gefunden, öffnet sich das Fenster Person bereits vorhanden.

1. 1Die gefundene Personihr Name und was GestiClub über sie weiß: Sie ist als Mitglied registriert, sie ist bereits Vertretung anderer Kinder (hier Liam, Chloé und Annie Doe), oder sie ist einfach in der Datenbank vorhanden.
2. 2Neuen Datensatz erstellenes ist eine andere Person mit demselben Namen: Die Karte bleibt ein neuer Eintrag, und die Frage wird für diese Person nicht mehr gestellt.
3. 3Verknüpfenes ist tatsächlich dieselbe Person: Die Karte wird mit ihrem bestehenden Eintrag verknüpft.

Nach dem Verknüpfen sieht die Karte so aus:

1. 1Verknüpftdie Karte ist mit dem bestehenden Eintrag verbunden. Was Sie hier ändern, aktualisiert diesen Eintrag, für alle Kinder dieses Elternteils.
2. 2Verknüpfung lösentrennt den Eintrag und leert die Karte, damit Sie eine andere Vertretung erfassen können.
3. 3Die übernommenen KontaktdatenE-Mail und Mobilnummer stammen aus dem bestehenden Eintrag: Sie müssen sie nicht erneut eingeben.

Das Verknüpfen vermeidet Duplikate: Das Elternteil behält einen einzigen Eintrag, der mit allen seinen Kindern verbunden ist.

Wie Eltern ihren Zugang verwalten, beschreibt Kapitel 13: Mitglieder- & Familienportal.

Ein Unternehmen (Sponsor, Partner, Lieferant…) hat einen eigenen Eintrag mit einer oder mehreren Ansprechpersonen. Jede Ansprechperson kann eine andere Rolle haben: Die eine ist die Hauptansprechperson, eine andere erhält die Rechnungen, weitere erhalten die Mitteilungen des Vereins.

Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Unternehmen hinzufügen: Das Fenster Unternehmen hinzufügen öffnet sich mit drei Reitern: Unternehmensdaten, Vereinsdaten und Rechnungsdaten. Pflichtfelder sind nur der Name des Unternehmens und, für jede Ansprechperson, ihr Vor- und Nachname. Beim Anlegen eines Unternehmens wird keine E-Mail gesendet.

Der Reiter Unternehmensdaten

1. 1Logoklicken Sie auf das Bild, ziehen Sie eine Datei darauf oder klicken Sie auf Importieren (PNG, JPG oder WebP, höchstens 2 MB).
2. 2Unternehmender Name des Unternehmens, Pflichtfeld. Gibt es bereits ein Unternehmen mit ähnlichem Namen, erscheint während der Eingabe ein Hinweis; ein identischer Name wird abgelehnt.
3. 3Adressedie Adresse des Unternehmens. Als Land ist standardmäßig die Schweiz eingestellt.
4. 4KontaktTelefon, Firmen-E-Mail und Website des Unternehmens.
5. 5Ansprechpersonenklicken Sie für jede Ansprechperson auf Kontakt hinzufügen: Eine Karte kommt zur Liste hinzu. Hier ist der Geschäftsführer der Hauptkontakt und die Buchhalterin der Rechnungskontakt.

Eine Ansprechperson

1. 1IdentitätAnrede, Vorname und Name (Pflichtfelder) und die Funktion der Person im Unternehmen.
2. 2Adressedie Adresse der Person. Firmenadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick mit der Adresse des Unternehmens.
3. 3KontaktE-Mail, Mobilnummer und Festnetznummer der Person.
4. 4RollenHauptkontakt: die Hauptansprechperson des Vereins; ihr Name erscheint in der Zeile des Unternehmens im Raster, und sie wird hinzugefügt, wenn Sie das Unternehmen in eine Verteilerliste aufnehmen. Rechnungskontakt: die Person, an die die Rechnungen des Unternehmens gehen; ohne sie gehen die Rechnungen an die Firmen-E-Mail. Erhält Mitteilungen: Die Person erhält die E-Mails, die der Verein über das Modul E-Mails an das Unternehmen sendet; die Rechnungen gehen dagegen an den Rechnungskontakt, ob dieses Kästchen angehakt ist oder nicht.
5. 5Kontakt entfernenentfernt die Karte sofort, ohne Rückfrage.

Ein Unternehmen hat höchstens einen Hauptkontakt und einen Rechnungskontakt: Wenn Sie eines dieser Kästchen bei einer Person anhaken, wird es bei der Person entfernt, die es vorher hatte. Die erste hinzugefügte Person erhält alle drei Rollen; die folgenden nur Erhält Mitteilungen.

Wie bei den gesetzlichen Vertretungen eines Minderjährigen prüft GestiClub, ob die Person bereits existiert: Sobald Vor- und Nachname eingegeben sind, schlägt das Fenster Person bereits vorhanden Ja, Person verknüpfen oder Nein, neue Person erstellen vor. Eine verknüpfte Karte trägt das Abzeichen Verknüpfte Person. Ansprechpersonen werden keine Vereinsmitglieder und erhalten keinen Zugang.

Der Reiter Vereinsdaten

1. 1Allgemeinder Vereinsbeitritt, standardmäßig das heutige Datum, und der Mitgliedsstatus, standardmäßig Nichtmitglied.
2. 2Gruppen & Funktionenklicken Sie auf Hinzufügen, um das Unternehmen einer Gruppe zuzuordnen, zum Beispiel Sponsoren. Angeboten werden nur Gruppen ohne Untergruppe.
3. 3Bemerkungeninterne Notizen zum Unternehmen.

Der Reiter Rechnungsdaten

1. 1Rechnungsstellungder Rechnungsversand: per E-Mail an den Rechnungskontakt (oder an die Firmen-E-Mail) oder per Post an die Adresse des Unternehmens.
2. 2Beiträgeklicken Sie auf Hinzufügen, um dem Unternehmen einen Beitrag zuzuweisen, gegebenenfalls mit Rabatt. Er wird dem Unternehmen zusammen mit den Beiträgen der Saison in Rechnung gestellt.
3. 3Bankdatendie IBAN, schweizerisch oder ausländisch (eine ungültige IBAN wird unter dem Feld gemeldet), der BIC, die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum des Unternehmens.

Das Unternehmen speichern

1. 1Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Unternehmen hinzufügen.
2. 2Geben Sie den Namen des Unternehmens, seine Adresse und seine Kontaktdaten ein.
3. 3Klicken Sie für jede Ansprechperson auf Kontakt hinzufügen und haken Sie ihre Rollen an.
4. 4Ergänzen Sie bei Bedarf die Reiter Vereinsdaten und Rechnungsdaten.
5. 5Klicken Sie auf Speichern. Das Fenster schließt sich, und das Unternehmen erscheint im Raster.

Eine Familie fasst die Mitglieder eines Haushalts zusammen, damit Rechnungsstellung und Kommunikation gebündelt werden.

Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Familie hinzufügen: Das Fenster Familie hinzufügen öffnet sich mit zwei Reitern: Familiendaten und Rechnungsdaten. Der Reiter Rechnungsdaten erscheint nur, wenn Ihre Rolle die Bearbeitung der Rechnungsdaten erlaubt. Ein Mitglied kann nur einer einzigen Familie angehören.

Der Reiter Familiendaten

1. 1Identitätder Familienname, Pflichtfeld.
2. 2Adressedie Adresse des Haushalts, die auf die Rechnungen der Familie gedruckt wird. Sie ändert nicht die Adresse der einzelnen Mitglieder.
3. 3KommunikationsmodusAlle Mitglieder: Jedes angehakte Mitglied erhält die Mitteilungen. Nur Hauptkontakt: Nur der Hauptkontakt erhält sie. Benutzerdefiniert: Sie haken in der Zusammensetzung selbst an, welche Mitglieder sie erhalten.
4. 4AbrechnungsmodusEinzeln: Jedes Mitglied erhält seine eigene Rechnung an seine Adresse. Zusammengefasst: eine einzige Rechnung für den Haushalt, die die Beiträge jedes Mitglieds auflistet; sie geht an die E-Mail des Hauptkontakts oder per Post an die Adresse der Familie.
5. 5Zusammensetzung der Familiedie Mitglieder der Familie, jedes auf einer Karte (siehe unten).
6. 6Mitglied hinzufügengeben Sie mindestens zwei Buchstaben eines Namens, Vornamens oder einer E-Mail-Adresse ein und wählen Sie das Mitglied aus der Liste. Mitglieder, die bereits zu einer anderen Familie gehören, werden nicht angeboten.
7. 7Notizeninterne Notizen zur Familie.

Hier sind die Eltern von Chantal, Kylian und Lya keine Vereinsmitglieder: Sie erscheinen nicht in der Suche, und die Familie besteht nur aus den drei Kindern.

Ein Mitglied der Familie

1. 1Hauptkontaktbestimmt die Ansprechperson des Vereins für die Familie: Sie erhält die Sammelrechnung und im Modus Nur Hauptkontakt die Mitteilungen. Ihre Karte trägt das Abzeichen Haupt. Die erste hinzugefügte Person ist es automatisch.
2. 2Adminerlaubt dieser Person, die Familie über ihren Bereich Meine Familie zu verwalten (Kapitel 13: Mitglieder- & Familienportal).
3. 3RolleKind für ein Mitglied unter 18 Jahren, sonst Elternteil. Sie können es genauer angeben: Mutter, Vater, Elternteil, Gesetzliche Vertretung, Beistand, Geschwister, Grosseltern, Andere nahestehende Person, Andere oder Kind. Eine Familie hat nur einen Vater und nur eine Mutter.
4. 4Erhält Mitteilungennur im Kommunikationsmodus Benutzerdefiniert änderbar: Haken Sie die Mitglieder an, die die Mitteilungen erhalten. Im Modus Alle Mitglieder ist das Kästchen angehakt und ausgegraut, im Modus Nur Hauptkontakt leer und ausgegraut.
5. 5Entfernendas Kreuz entfernt das Mitglied aus der Familie, ohne seinen Eintrag zu löschen.

Der Reiter Rechnungsdaten

1. 1Rechnungsstellungder Rechnungsversand der Familie: E-Mail oder Post.
2. 2Beiträgeklicken Sie auf Hinzufügen, um der Familie selbst einen Beitrag zuzuweisen. Er wird immer der Familie in Rechnung gestellt, unabhängig vom Abrechnungsmodus.
3. 3Bankdatendie IBAN, schweizerisch oder ausländisch (eine ungültige IBAN wird unter dem Feld gemeldet), der BIC, die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum der Familie.

Die Familie speichern

1. 1Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Familie hinzufügen.
2. 2Geben Sie den Familiennamen und die Adresse des Haushalts ein.
3. 3Suchen Sie unter Mitglied hinzufügen jedes aktive Mitglied des Haushalts (mindestens zwei) und fügen Sie es hinzu; prüfen Sie dann seine Rolle.
4. 4Bestimmen Sie den Hauptkontakt und wählen Sie dann den Kommunikationsmodus und den Abrechnungsmodus.
5. 5Klicken Sie auf Speichern. Das Fenster schließt sich, und die Familie erscheint im Raster.