Ein Mitglied duplizieren und Duplikate vermeiden

Drei Werkzeuge sparen Ihnen Zeit und halten die Datenbank frei von doppelten Einträgen: die Kopie eines Mitglieds, um einen Bruder oder eine Schwester zu erfassen; die Prüfungen, die GestiClub während der Eingabe und beim Speichern eines neuen Mitglieds vornimmt; und das Werkzeug Doppelte Kontakte, das bereits vorhandene Duplikate findet und zusammenführt.

Um den Bruder oder die Schwester eines Mitglieds zu erfassen, gehen Sie von dessen Eintrag aus statt von einem leeren Eintrag: GestiClub übernimmt die Daten des Haushalts.

1. 1Die Zeile des Mitgliedshaken Sie das Kästchen am Anfang der Zeile an. Es darf nur eine Mitgliederzeile ausgewählt sein.
2. 2Kopie öffnenöffnet das Fenster Mitglied hinzufügen, bereits mit den Daten des Haushalts ausgefüllt.

1. 1Anredevom kopierten Mitglied übernommen.
2. 2Vornameleer: Geben Sie den des neuen Mitglieds ein.
3. 3Nameübernommen.
4. 4Geburtsdatumleer: Geben Sie es ein.
5. 5Gesetzliche Vertretungenbeide Vertretungen werden übernommen, bereits mit ihrem Eintrag verknüpft und mit ihren Rollen.
6. 6Adresseübernommen, ebenso Festnetznummer, Staatsangehörigkeit und Sprache.

Der Rest muss eingegeben werden: Geschlecht, Briefanrede, AHV-Nummer, E-Mail, Mobilnummer und Foto. Auch die Vereins- und Abrechnungsdaten werden nicht übernommen: Gruppen, Beiträge und Rolle müssen zugewiesen werden, und der Status ist Aktivmitglied. Gehört das kopierte Mitglied zu einer Familie, wird das neue Mitglied ihr hinzugefügt.

Sobald Vor- und Nachname eingegeben sind, sucht GestiClub eine Person mit genau diesem Vor- und Nachnamen; Groß- und Kleinschreibung und Akzente spielen keine Rolle. Gesucht wird unter den Personen, die einen Eintrag haben, ohne Mitglied zu sein: den gesetzlichen Vertretungen und den Ansprechpersonen von Unternehmen. Ist bereits ein Geburtsdatum eingegeben, muss es ebenfalls übereinstimmen. Wird jemand gefunden, öffnet sich das Fenster Person bereits vorhanden. Ein Mitglied mit diesem Namen wird später beim Speichern gemeldet (siehe „Gleicher Name, anderes Geburtsdatum“).

1. 1Die gefundene PersonGestiClub fragt Sie, ob es dieselbe Person ist. Passen mehrere Personen, werden sie mit Geburtsdatum und E-Mail aufgelistet.
2. 2Nein, neues Mitglied hinzufügenes ist eine andere Person mit demselben Namen: Sie setzen die Eingabe fort, und die Frage wird für diesen Namen und dieses Datum nicht mehr gestellt.
3. 3Ja, umwandelnes ist dieselbe Person, die noch kein Mitglied ist, zum Beispiel ein Elternteil oder eine Ansprechperson. Das Formular füllt sich mit ihren Daten; beim Speichern wird ihr Eintrag zu dem eines Mitglieds, ohne Duplikat, und die Personen, die für die Benachrichtigungen der Kontakte zuständig sind, werden per E-Mail informiert (Kapitel 12: Benachrichtigungen).

Beim Speichern prüft GestiClub Vor- und Nachnamen noch einmal, diesmal ohne das Geburtsdatum zu berücksichtigen. Trägt eine Person denselben Namen, auch mit einem um wenige Tage abweichenden Geburtsdatum, öffnet sich das Fenster Möglicher Duplikat. Es wird nichts gespeichert, bevor Sie eine Wahl getroffen haben.

1. 1Die Meldungdie Zahl der gefundenen ähnlichen Einträge.
2. 2Der gefundene EintragName, Geburtsdatum, Status und E-Mail. Vergleichen Sie sie mit Ihrer Eingabe: Ein Datum, das um wenige Tage abweicht, deutet oft auf einen Tippfehler hin.
3. 3Vorhandenen öffnenschließt die Eingabe und öffnet den Eintrag des bestehenden Mitglieds. Bei einer Person, die kein Mitglied ist (Abzeichen Nichtmitglied), heißt der Link In Mitglied umwandeln: Er legt das Mitglied auf ihrem Eintrag an, mit den eingegebenen Daten.
4. 4Abbrechenkehrt zum Formular zurück, um die Eingabe zu korrigieren.
5. 5Trotzdem anlegenlegt ein neues Mitglied an. Nur für echte Namensvettern gedacht.

Stimmen Vorname, Name und Geburtsdatum oder Vorname, Name und E-Mail genau mit einem bestehenden Eintrag überein, handelt es sich zweifellos um dieselbe Person: GestiClub lehnt das Speichern ab.

1. 1Der rote BalkenSpeichern nicht möglich, mit dem Grund: „Diese Person existiert bereits“, gefolgt von ihrem Namen.
2. 2Das Feld Namerot umrandet, mit derselben Meldung.

Es gibt keine Schaltfläche, um das zu übergehen: Verwenden Sie den bestehenden Eintrag. Ist die Person noch kein Mitglied, antworten Sie im Fenster Person bereits vorhanden mit Ja, umwandeln.

Die oben beschriebenen Prüfungen verhindern neue Duplikate. Um die Duplikate zu finden, die bereits in der Datenbank stehen, etwa nach einem Import oder weil dieselbe Person zuerst als Elternteil und dann als Mitglied erfasst wurde, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Doppelte Kontakte.

Das Fenster Doppelte Kontakte prüft alle Einträge der Datenbank, Mitglieder oder nicht, und teilt die Duplikate in zwei Gruppen ein.

1. 1Dieselbe Persongleicher Vorname und gleicher Name, mit derselben E-Mail-Adresse oder demselben Geburtsdatum: Es ist sicher dieselbe Person, die mehrfach erfasst wurde.
2. 2Behaltener Eintragder älteste Eintrag, den der Verein am längsten verwendet. Auf ihm wird alles zusammengeführt.
3. 3Zusammenführenführt den anderen Eintrag in den behaltenen Eintrag über und löscht ihn dann. Trägt ein Mitglied oder Trägt ein Konto zeigt an, dass dieser Eintrag der eines Mitglieds ist oder einen Zugang zu GestiClub besitzt: Auch diese werden übernommen.
4. 4Zu prüfenEinträge, die sich ähneln, ohne mit Sicherheit dieselbe Person zu sein: gleicher Vor- und Nachname, abgekürzter Vorname (Max und Maxime), fast identischer Vorname oder ein um wenige Tage verschobenes Geburtsdatum. Hier ein Tippfehler: Timeo statt Timéo, einen Tag später geboren.
5. 5Kein Duplikatfür zwei verschiedene Personen, zum Beispiel Zwillinge: Das Paar wird nicht mehr vorgeschlagen.

Die Zusammenführung verschiebt alles auf den behaltenen Eintrag: Kinder, Listen, Verlauf, Mitglied, Rechnungen und Zugang zu GestiClub. Die leeren Felder des behaltenen Eintrags werden mit denen des anderen Eintrags ergänzt. Haben beide Einträge einen Zugang, behält GestiClub den aktiven, sonst den ältesten.