Ouvrir la comptabilité
À sa première connexion, Luc arrive sur le tableau de bord du trésorier. Le bloc Débiteurs l'avertit qu'aucun exercice comptable n'est ouvert : c'est la première chose à faire, car la facturation non plus ne s'ouvre pas sans exercice.
- Comptabilitél'icône du module, la dernière de la barre de navigation.
- Aucun exercice comptable ouvertle rappel du bloc Débiteurs.
L'assistant du premier exercice
Cliquez sur Comptabilité : l'assistant Nouvel exercice comptable s'ouvre. Il s'ouvre aussi si vous commencez par Facturation. Il n'a ni croix ni bouton Annuler : le module ne s'ouvre qu'une fois l'exercice créé.
- Désignationle nom de l'exercice, proposé d'après ses dates.
- Début et Finle début suit le début de saison réglé dans les paramètres généraux du club : le 1er juillet pour le FC Les Tilleuls. La fin est proposée un an plus tard, moins un jour.
- Mode de comptabilitéle choix le plus important, expliqué ci-dessous.
- Devise et modèle de plan comptablela devise du club et le plan comptable qui va être installé, ici celui des associations suisses, en français.
- Créer l'exercicecrée l'exercice et installe le plan comptable.
Choisir le mode de comptabilité
Le mode décide de la façon dont les factures entrent dans la comptabilité :
- Double entrée avec débiteurs : la comptabilité complète. Chaque facture envoyée est comptabilisée, puis son paiement : le bilan montre à tout moment ce que les membres doivent encore au club. C'est le choix recommandé dès que le club facture avec GestiClub.
- Double entrée sans débiteurs : une comptabilité tout aussi complète, mais une facture n'y entre qu'une fois payée.
- Trésorerie : une simple liste des recettes et des dépenses de la caisse et des comptes bancaires, sans débit ni crédit. Elle convient aux petits clubs.
Le FC Les Tilleuls facture ses cotisations avec GestiClub : Luc garde Double entrée avec débiteurs, déjà sélectionné, et clique sur Créer l'exercice. Le journal s'affiche, encore vide.
Saisir les soldes de départ
Le nouvel exercice ne contient encore aucun montant. Pour que la comptabilité parte de la réalité, reprenez ce que le club possède au premier jour de l'exercice : l'argent de la caisse et du compte bancaire et, en face, le capital du club, c'est-à-dire ce qu'il possède une fois ses dettes payées. Ces montants figurent dans votre ancienne comptabilité ou sur vos relevés. Cliquez sur Outils › Bilan d'ouverture : la fenêtre Soldes à nouveau s'ouvre.
- Cliquez sur un compte dans la liste, ici 1000 Caisse.
- Saisissez son Solde à nouveau, puis appuyez sur la touche Entrée.
- Faites de même pour 1020 Compte courant 1, le compte bancaire, et pour 2800 Capital de l'association.
- Quand le total de l'actif est égal à celui du passif, cliquez sur Enregistrer.
- Les comptes remplisavec Montrer seulement les comptes avec un solde à nouveau non nul coché, il ne reste que la caisse (320.00), la banque (14'680.00) et le capital (15'000.00).
- Le compte choisi et son soldela touche Entrée valide le montant et passe au compte suivant.
- Les totaux15'000.00 à l'actif comme au passif. S'ils diffèrent, GestiClub affiche la différence en orange.
- Enregistrerenregistre les soldes dans le journal.
GestiClub crée une écriture d'ouverture par compte, datée du premier jour de l'exercice :
- Les écritures d'ouvertureune par compte, au 1er juillet, avec le libellé « Solde à nouveau ». En face de chacune, le compte d'ouverture 9100.