Le premier exercice

Tant qu'aucun exercice n'existe, la comptabilité reste à configurer. La première configuration crée l'exercice de départ, installe le plan comptable et fixe le mode de comptabilité du club : c'est le choix le plus important du module, parce qu'il décide de ce que le club saisit et de ce que la comptabilité lui montre.

Au premier accès à Comptabilité, GestiClub ouvre l'assistant Nouvel exercice comptable. Il s'ouvre de la même façon au premier accès à Facturation : une fois l'exercice créé, vous retournez là où vous étiez.

1. 1Désignationle nom de l'exercice, proposé d'après les dates (« Exercice 2026-2027 »).
2. 2Début et Finle début est grisé : GestiClub le calcule d'après le début de saison du club (chapitre 12 : Paramètres généraux). La fin est proposée un an plus tard, moins un jour ; vous pouvez la changer, mais un exercice ne peut pas dépasser 18 mois.
3. 3Mode de comptabilitétrois choix, expliqués dans la partie suivante.
4. 4Devise et modèle de plan comptablela devise du club et le plan comptable qui va être installé ; il dépend du pays et de la langue du club, et du mode choisi : la trésorerie installe un plan réduit.
5. 5Créer l'exercicecrée l'exercice, installe son plan comptable et l'affiche.

L'assistant n'a ni croix ni bouton Annuler : le module ne s'ouvre qu'une fois le premier exercice créé. L'exercice démarre sans écriture ; pour y reprendre les soldes de la caisse et de la banque au premier jour, voir « Le bilan d'ouverture ».

Les personnes qui n'ont pas le droit Bouclement ne voient pas l'assistant, mais le message Comptabilité non configurée : « La comptabilité n'a pas encore été configurée. Demandez à un administrateur de l'initialiser avant d'y accéder. » Le bouton Compris les ramène au tableau de bord.

Le mode se choisit en cliquant sur l'une des trois cases. Il décide de trois choses : ce que le club saisit, ce que le plan comptable et les rapports montrent, et ce que Comptabiliser reprend de la facturation (chapitre 10 : Comptabiliser la facturation).

Prenez une cotisation de 270 francs, facturée en septembre et payée en novembre.

• Double entrée avec débiteurs : c'est la comptabilité complète. En septembre, la facture entre dans le journal : 270 francs au compte des débiteurs, contre les comptes de produits. En novembre, le paiement vide le compte des débiteurs au profit de la banque. Entre les deux, le bilan montre ce que les membres doivent encore : les impayés se lisent dans la comptabilité elle-même.
• Double entrée sans débiteurs : la comptabilité est aussi complète (plan comptable, bilan, régularisations), mais elle ne suit pas les impayés. En septembre, rien n'est comptabilisé. En novembre, le paiement est comptabilisé : la banque d'un côté, les comptes de produits de l'autre. La recette compte quand l'argent arrive.
• Trésorerie : la comptabilité ne tient que l'argent qui entre et qui sort, la caisse et les comptes bancaires. Vous saisissez des dépenses et des recettes sans penser en débit et en crédit (voir « En comptabilité de trésorerie »). Comme en double entrée sans débiteurs, la facture de septembre n'est pas comptabilisée, mais le paiement de novembre l'est.

Dans les trois modes, la liste Débiteurs de la facturation (chapitre 10 : La page Débiteurs) reste disponible : elle suit les factures impayées, que la comptabilité les reprenne ou non.

1. 1Trésoreriela case choisie : « Enregistrement à l'encaissement. Idéal pour petites associations. »
2. 2L'avertissement« Vous pourrez passer en double entrée lors d'un prochain exercice, mais le retour en trésorerie ne sera alors plus possible. » Il n'apparaît que pour la trésorerie.

Lequel choisir ?

• Si le club facture avec GestiClub (cotisations, cours, événements) et veut voir ses impayés dans la comptabilité, choisissez Double entrée avec débiteurs. C'est le choix recommandé : c'est le seul mode où chaque facture émise est comptabilisée, et donc où le bilan reflète ce que le club a facturé et ce qu'il n'a pas encore encaissé.
• Si le club veut une comptabilité complète, mais enregistrée à l'encaissement, choisissez Double entrée sans débiteurs.
• Si le club est petit, qu'il ne gère qu'une caisse et un compte en banque et qu'une liste de recettes et de dépenses lui suffit, choisissez Trésorerie.

Un club qui a commencé en trésorerie peut passer à la double entrée quand sa comptabilité s'étoffe : il le fait en ouvrant l'exercice suivant, car le mode ne change qu'à l'ouverture d'un nouvel exercice. Cliquez sur Exercices › Nouvel exercice, puis sur Oui. Dans la fenêtre, quand l'exercice précédent est en trésorerie, le champ Mode de comptabilité propose les trois modes, avec Trésorerie déjà sélectionnée.

1. 1Les modesTrésorerie garde le mode actuel ; Double entrée avec débiteurs ou Double entrée sans débiteurs fait passer le club à la double entrée.
2. 2Cette action est irréversible.l'avertissement qui s'affiche dès qu'une double entrée est choisie.

Cliquez sur Créer l'exercice : GestiClub demande une dernière confirmation, Confirmer le passage en double entrée ?, avec Annuler et Confirmer. Le nouvel exercice reçoit alors le plan comptable complet du modèle du club, sans budget, au lieu du plan réduit de la trésorerie, et reprend les soldes du bilan et le résultat de l'exercice précédent comme écritures d'ouverture. Du côté de la facturation :

• Avec débiteurs : aucun débiteur n'est repris, puisque la trésorerie n'en tient pas. Dès le nouvel exercice, Comptabiliser enregistre les factures envoyées aux comptes de débiteurs, puis leurs paiements.
• Sans débiteurs : rien ne change du côté de la facturation : seuls les paiements sont comptabilisés, comme en trésorerie.

L'exercice en trésorerie reste ouvert : vous y terminez les écritures de la saison, puis vous le bouclez (voir « Boucler un exercice »). Le bouclement recalcule alors les écritures d'ouverture du nouvel exercice. Une fois le passage fait, les exercices suivants restent en double entrée, sans retour possible.