Saisir une écriture

Une écriture porte un compte au débit et un compte au crédit. Dans le journal, cliquez sur Ajouter et choisissez : Écriture simple (un débit, un crédit), Écriture multiple (un compte commun face à plusieurs comptes) ou Écriture modèle (une saisie enregistrée d'avance).

1. 1Date et N° Piècela date doit tomber dans l'exercice ; GestiClub propose celle d'aujourd'hui, ou celle de l'écriture que vous venez de saisir. Le numéro de pièce suit le dernier numéro de l'exercice ; vous pouvez le changer.
2. 2Libellé et pièce jointele libellé est obligatoire. Le trombone ajoute des pièces jointes (voir « Les pièces jointes »).
3. 3Débit et Crédittapez un numéro ou un bout de libellé pour trouver le compte. Les deux comptes doivent être différents.
4. 4Montant et CCle montant, supérieur à zéro. CC choisit un centre de coûts ; il apparaît dès qu'un centre actif existe (voir « Les centres de coûts »).
5. 5Extourner au prochain exercicepour une écriture de régularisation, comme une charge payée d'avance : au bouclement, GestiClub enregistre l'écriture inverse au premier jour de l'exercice suivant.
6. 6Enregistrer comme modèlegarde les comptes, le montant et le libellé pour une prochaine saisie (voir « Les modèles d'écriture »).
7. 7Enregistrer et AnnulerEnregistrer enregistre l'écriture.

Après Enregistrer, la fenêtre reste ouverte et se vide, avec le numéro de pièce suivant et la même date : vous enchaînez les écritures d'un lot de pièces. Annuler ferme la fenêtre. Quand vous modifiez une écriture existante, la fenêtre se ferme à l'enregistrement.

L'écriture multiple répartit un montant sur plusieurs comptes : une facture ventilée sur trois comptes de charges, la recette d'un tournoi (inscriptions, buvette, sponsors). Un seul compte, le compte commun, fait face à toutes les lignes.

1. 1Date, N° Pièce, Type et Compte communType dit de quel côté se trouve le compte commun : Débit ou Crédit. Pour une facture payée, le compte de la banque est au crédit ; pour une recette encaissée, il est au débit.
2. 2Libellé et pièce jointele libellé de l'écriture.
3. 3Lignes de détailpour chaque ligne, la Contrepartie (le compte), un Libellé ligne, le Montant et le CC. Une écriture multiple a au moins deux lignes.
4. 4Ajouter une ligneajoute une ligne de détail. Au-delà de deux lignes, la croix à droite d'une ligne la retire.
5. 5Extourner au prochain exercicecomme pour l'écriture simple.
6. 6Totalla somme des lignes : c'est le montant du compte commun.

Un modèle évite de ressaisir une écriture qui revient : les frais bancaires du trimestre, la recette d'un match. Pour en créer un, remplissez une écriture, simple ou multiple, et cliquez sur Enregistrer comme modèle : GestiClub demande un nom : il propose le libellé, et deux modèles ne peuvent pas porter le même nom. Le modèle garde les comptes et les montants, pas la date ni le numéro de pièce.

Pour s'en servir, cliquez sur Ajouter › Écriture modèle.

1. 1La recherchepar nom de modèle.
2. 2Tout, Écriture simple et Écriture multiplefiltrent la liste par type.
3. 3Un modèleson nom et un badge : S pour une écriture simple, M pour une écriture multiple. Cliquez dessus pour ouvrir l'écriture, déjà remplie.
4. 4La corbeillesupprime le modèle, après confirmation.

L'écriture s'ouvre avec la date proposée et le numéro de pièce suivant ; complétez-la, puis cliquez sur Enregistrer. La fenêtre reste ouverte sur le modèle, prête pour la saisie suivante. Un modèle ne se modifie pas : créez-en un nouveau, puis supprimez l'ancien.

Chaque écriture peut porter jusqu'à cinq justificatifs, de 10 Mo chacun : PDF, JPG, PNG, GIF, Word et Excel. Cliquez sur le trombone de la fenêtre d'écriture. Sur une nouvelle écriture, les fichiers sont rattachés quand vous cliquez sur Enregistrer.

1. 1Ajouter une pièce jointechoisit un fichier sur votre ordinateur.
2. 2La listechaque fichier avec son type et sa taille. Cliquez dessus pour l'afficher.
3. 3La corbeilleretire la pièce jointe, après confirmation.
4. 4L'aperçuun PDF ou une image s'affiche ici ; un autre fichier se télécharge avec Télécharger.

Dans le journal, un trombone marque les écritures qui ont des pièces jointes : cliquez dessus pour les ouvrir. Dans un exercice bouclé, vous les consultez mais vous n'en ajoutez ni n'en retirez plus.

En trésorerie, la fenêtre d'écriture pose la question autrement : vous n'avez pas à penser en débit et en crédit.

1. 1TypeDépense, Recette ou Écriture libre.
2. 2Compte d'argent et Compte de chargesle compte d'où part l'argent (la caisse ou la banque), et le compte de la dépense.
3. 3Enregistrer et Annulercomme pour toute écriture.

Le reste de la fenêtre est celui de l'écriture simple, sans la case Extourner au prochain exercice.

• Dans l'écriture simple, pour une Dépense, choisissez un Compte d'argent (la caisse, la banque) et un Compte de charges ; pour une Recette, un Compte d'argent et un Compte de produits. Écriture libre garde les champs Débit et Crédit.
• Dans l'écriture multiple, le champ Type propose Dépense, Recette, Libre (D) et Libre (C) ; le compte commun est un compte d'argent pour une dépense ou une recette.