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Préparer votre fichier
GestiClub associe d'office une colonne dont l'intitulé est celui d'un de ses champs. Tout le travail consiste donc à placer vos données sous les bons intitulés. Il y a deux façons de les obtenir.
Le modèle de GestiClub
Le modèle contient deux feuilles :
- Contacts : toutes les colonnes que l'import reconnaît d'office, rangées par partie : le membre, ses données club, sa facturation, ses deux responsables légaux et l'entreprise. Trois lignes d'exemple, en gris, montrent comment les remplir : un membre adulte, un enfant avec ses parents, sa cotisation et sa remise, et une entreprise. Un commentaire sur chaque intitulé rappelle ce qu'il faut y écrire.
- Mode d'emploi : les règles du fichier et le détail de chaque colonne.
Copiez vos données sous les intitulés, remplacez les lignes d'exemple et supprimez les colonnes dont vous n'avez pas besoin.
Un modèle tiré de vos propres colonnes
Votre fichier n'utilise peut-être qu'une partie de ces colonnes. Demandez alors à GestiClub un fichier qui a exactement les vôtres : affichez-les dans la grille des contacts, puis exportez la grille.
- Dans Contacts, cliquez sur Choisir les colonnes et cochez les colonnes qui correspondent à celles de votre fichier.
- Cliquez sur Exporter › Exporter vers Excel, laissez Exporter toutes les colonnes décochée, puis cliquez sur Exécuter.
- Dans le fichier téléchargé, effacez les lignes des membres déjà enregistrés et collez vos données sous les intitulés.
- Choisir les colonnesà droite, au-dessus de la grille.
- Une colonne cochéeelle s'affiche dans la grille et figurera dans le fichier.
- Exporter toutes les colonnesdécochée, le fichier ne contient que les colonnes affichées, dans le même ordre.
- Exécutertélécharge le fichier.
Les règles du fichier
Que vous partiez du modèle ou de votre export, respectez ces règles :
- Une ligne par membre ou par entreprise, et les intitulés sur la première ligne.
- Les dates s'écrivent au format 31.12.2010.
- Plusieurs valeurs dans une même cellule se séparent par une virgule ou un point-virgule : « 1ère équipe; Junior D ».
- Groupes et Fonctions se lisent par paires : la première fonction va avec le premier groupe. « 1ère équipe; Junior D » et « Participant; Entraîneur » font de Sébastien Rossier un joueur de la 1ère équipe et l'entraîneur des Junior D. Une place vide signifie aucune fonction.
- Cotisations et Remises se lisent de la même façon : « Cotisation membre actif; Cotisation junior » avec « ; Réduction fratrie » donne la réduction fratrie à la cotisation junior seulement.
- Les cotisations et les remises s'écrivent exactement comme vous les avez nommées dans la facturation : l'import ne peut pas en créer.
- La Date d'entrée fixe le départ des cotisations : donnez la vraie date d'arrivée de chaque membre. Un membre arrivé pendant la saison en cours paie la finance d'inscription.
- Pour un enfant, laissez son e-mail vide et remplissez les colonnes Responsable légal 1 et Responsable légal 2 : les parents sont créés avec lui, et deux frères et sœurs aux mêmes parents les partagent.
- Pour une entreprise, remplissez les colonnes de l'entreprise et laissez Prénom et Nom vides : une ligne qui a un prénom ou un nom devient un membre.
- Dans un classeur Excel, GestiClub ne lit que la feuille affichée : enregistrez le fichier ouvert sur la feuille de vos contacts.