Importer des contacts (Excel / CSV)

L'import crée ou met à jour des membres et des entreprises à partir d'un fichier Excel ou CSV.

• Formats acceptés : Excel (.xls, .xlsx), CSV (.csv) ou texte (.txt), 5 Mo au plus. Dans un classeur Excel, seule la feuille active est lue.
• Une ligne par personne ou par entreprise, et les intitulés des colonnes sur la première ligne. Une ligne qui a un prénom ou un nom devient un membre ; une ligne qui n'a qu'un nom d'entreprise devient une entreprise.
• Une colonne dont l'intitulé est le nom d'un champ de GestiClub (« Prénom », « Nom », « Date de naissance », « Email »…) est associée d'office.
• Les dates s'écrivent dans le format de date du club, par exemple 31.12.2010. Une date illisible est laissée vide, sans avertissement.
• Plusieurs groupes dans une même cellule se séparent par une virgule ou un point-virgule. Les colonnes Groupes et Fonctions se lisent par paires : la première fonction va avec le premier groupe. De même pour Cotisations et Remises. Une place vide signifie aucune fonction ou aucune remise.
• La langue s'écrit en code : fr, de, it ou en.
• Le pays et la nationalité sont repris tels quels : écrivez « Suisse » plutôt que « CH ».

Pour partir d'un fichier dont toutes les colonnes sont reconnues d'office, téléchargez le modèle de GestiClub : il contient les intitulés de l'import, trois lignes d'exemple et un mode d'emploi.

1. 1Cliquez sur Importer, sous Exporter, et choisissez votre fichier.
2. 2L'assistant Importer des contacts s'ouvre : une ligne par colonne de votre fichier, avec son intitulé (Nom de la colonne) et sa valeur sur la première personne (Contenu des cellules).

1. 1Les associations proposéesGestiClub associe d'office chaque colonne dont l'intitulé correspond au nom d'un champ, ici Titre, Prénom, Nom, Rue et NPA. Vérifiez-les.
2. 2La liste des champspour une colonne non reconnue, ici Lieu, ouvrez la liste et choisissez le champ : Membre · Ville. Les champs sont rangés par section : Entreprises, Contact entreprises, Membre, Responsable légal 1 et 2, Données club, Données de facturation. Une colonne laissée sur - Non attribué - n'est pas importée.
3. 3Valeurs validesle format attendu : texte, date au format du club, ou la liste des valeurs admises, comme Homme, Femme, Autre.
4. 4Valeurs non reconnuesen rouge, les valeurs que GestiClub ne connaît pas encore, ici deux statuts et un groupe.
5. 5Corrigerouvre la correction de ces valeurs (voir ci-dessous).
6. 6OKlance l'import.

Les données affichées ici sont un exemple fictif.

Les colonnes reliées à une liste du club (statut, groupes, fonctions, catégorie, niveau, cotisation, remises) ou à une liste fixe (civilité, sexe, langue…) n'acceptent que les valeurs connues. Cliquez sur Corriger : la fenêtre Affectation des valeurs non reconnues propose, pour chaque valeur inconnue :

• une valeur existante, à choisir dans la liste ;
• + Ajouter « … » à la table, qui crée la valeur dans votre club, pour un statut, un groupe, une fonction ou une catégorie ;
• pour un groupe, + Créer « … » sous « … », qui la crée comme sous-groupe du groupe choisi ;
• - Non attribué -, et la valeur n'est pas importée.

1. 1Une valeur associée« Donateur » sera enregistré comme Membre passif, un statut qui existe déjà.
2. 2+ Ajouter « Bénévole » à la tablecrée le statut Bénévole au moment de l'import.
3. 3Les valeurs existantesles statuts de votre club.

1. 1+ Ajouter « Juniors E » à la tablecrée le groupe Juniors E au premier niveau de l'arborescence.
2. 2+ Créer « Juniors E » sous « Juniors »crée Juniors E comme sous-groupe de Juniors.

Cliquez sur OK : les valeurs corrigées disparaissent de la colonne rouge. Rien n'est encore créé : les nouvelles valeurs n'apparaissent dans votre club qu'au lancement de l'import.

1. 1Vérifiez les associations et corrigez les valeurs en rouge : celles qui restent ne sont pas importées.
2. 2Cliquez sur OK.
3. 3Si des personnes du fichier ressemblent à des membres existants, la fenêtre Doublons potentiels s'ouvre. Pour chaque ligne, choisissez Nouveau, Mettre à jour ou Ignorer, puis cliquez sur OK.
4. 4L'import se fait en arrière-plan. La fenêtre Récapitulatif indique le nombre de contacts créés, mis à jour et ignorés et, s'il y en a, le nombre de lignes en erreur. Les lignes en erreur et celles qui ont une remarque sont détaillées, avec leur numéro de ligne dans le fichier. Une notification vous prévient à la fin.

GestiClub reconnaît un membre existant à son prénom et à son nom. Avec la même date de naissance, ou le même e-mail si le fichier n'a pas de date de naissance, la fiche est mise à jour d'office. Lors d'une mise à jour, une cellule vide n'efface jamais une donnée de la fiche. Une ligne sans prénom ou sans nom est comptée en erreur.