Ajouter un membre, une entreprise ou une famille

Toutes les créations passent par le menu Ajouter (bouton avec le signe + dans la barre d'outils), qui propose trois choix : Ajouter un contact, Ajouter une entreprise, Ajouter une famille.

Cliquez sur Ajouter puis Ajouter un contact : la fenêtre Ajouter un membre s'ouvre. Ses informations sont réparties en trois onglets, Données personnelles, Données club et Données de facturation, eux-mêmes découpés en sections. Seuls le Prénom et le Nom sont obligatoires : vous pourrez compléter le reste plus tard.

L'onglet Données personnelles

1. 1Photocliquez sur l'avatar, déposez-y une image ou cliquez sur Importer (PNG, JPG ou WebP, 2 Mo au maximum). La fenêtre Ajuster la photo permet ensuite de la recadrer, de la faire pivoter et de zoomer.
2. 2Membrel'identité du membre. Le Titre (Madame, Monsieur ou Aux parents de) s'imprime au-dessus du nom dans l'adresse des factures, et la Formule de politesse (Cher, Chère, Cher Monsieur…) est reprise par les textes qui l'utilisent. Le Prénom et le Nom, marqués d'un astérisque rouge, sont obligatoires.
3. 3Ajouter les responsables légauxouvre la section des responsables légaux pour un adulte, par exemple quand ses parents paient sa cotisation. Pour un mineur, elle s'ouvre d'elle-même (voir « Ajouter un membre mineur » ci-dessous).
4. 4Adressel'adresse postale du membre. Le Pays est la Suisse par défaut.
5. 5Vie privéecochez Autoriser la publication de photos si le membre accepte que le club publie des photos de lui. Son choix est visible sur sa fiche et dans la colonne Consentement photo de la grille.
6. 6Nationalité & identifiantsle N° AVS, indispensable pour l'export J+S (le préfixe 756 est déjà saisi), la Nationalité, et la Langue, une information destinée à J+S.
7. 7Contactl'E-mail est l'adresse principale du membre : il y reçoit les e-mails du club et, par défaut, ses factures. Pour le Portable et le Téléphone fixe, choisissez l'indicatif du pays puis saisissez le numéro : GestiClub vérifie qu'il a le bon nombre de chiffres.
8. 8Champs personnalisésles champs propres à votre club, créés dans Paramètres › Champs personnalisés. La section n'apparaît que si votre club en a prévu pour cet onglet.
9. 9Doit valider son profilchoisit l'e-mail envoyé au membre à l'enregistrement (voir « Enregistrer le membre » ci-dessous). Annuler ferme la fenêtre, Enregistrer crée la fiche.

L'onglet Données club

1. 1Généralitésla Date d'entrée au club, du jour par défaut, fixe le départ des cotisations. Laissez la Date de sortie du club vide : au départ du membre, Enregistrer démission la remplit et change son statut (voir « Démission et réactivation d'un membre »). Le N° J+S est repris par l'export J+S, et le N° licence nationale est celui de la fédération.
2. 2Statut & groupesle Statut membre vaut Membre actif par défaut ; la liste des statuts se règle dans Paramètres › Liste de sélection. Sous Groupes & fonctions, cliquez sur Ajouter pour placer le membre dans un groupe (voir ci-dessous).
3. 3Compétitionsla Catégorie et le Niveau de compétition, choisis dans les listes de Paramètres › Liste de sélection. Ces listes restent vides tant que votre club ne les a pas remplies.
4. 4Certificat médicalla date du certificat et sa date d'expiration. Sur le tableau de bord, le widget Certificats médicaux liste les certificats expirés ou qui expirent dans les 30 jours.
5. 5Données GestiClubl'Accès à l'application (rôle) est le rôle du membre quand il se connectera (Membre par défaut). Enregistrer la fiche ne crée pas encore son accès : il le crée en validant son profil ou en acceptant une invitation. Les Remarques / Notes sont des notes internes, que le membre ne voit pas.
6. 6Champs personnalisésles champs de votre club prévus pour cet onglet.

Pour placer le membre dans un groupe, cliquez sur Ajouter sous Groupes & fonctions : la fenêtre Ajouter un groupe et une fonction s'ouvre.

Choisissez le Groupe (obligatoire) puis, si besoin, la Fonction du membre dans ce groupe, et cliquez sur Ajouter. Seuls les groupes sans sous-groupe sont proposés, sous la forme « Groupe · Sous-groupe ». Le groupe s'affiche ensuite en étiquette : le crayon change la fonction, la croix retire le groupe. Répétez l'opération pour chaque groupe du membre.

L'onglet Données de facturation

1. 1Facturationla Réception de la facture se fait par E-mail ou par courrier Postal. Par e-mail, la facture part au responsable légal qui « Reçoit les factures », sinon au contact principal, puis à l'autre responsable légal, puis à l'adresse du membre ; sans aucune adresse, elle est imprimée pour la poste. Dans une famille à facturation groupée, le membre est facturé avec sa famille. Cochez Arrangement de paiement si un arrangement a été convenu avec le membre : il ne reçoit alors pas de rappel pour ses factures impayées, mais un relevé de compte. Un Membre en pause n'est pas facturé, et ses périodes de pause ne sont jamais facturées après coup ; la case Raisons de la pause s'ouvre alors pour en noter le motif.
2. 2Cotisationscliquez sur Ajouter, choisissez la Cotisation et, si besoin, une Remise, puis cliquez sur Ajouter. Les cotisations et les remises proposées sont celles de votre club (chapitre 10 : Facturation).
3. 3Données bancairesl'IBAN, suisse ou étranger (un IBAN invalide est signalé sous le champ), le BIC, la Référence du mandat et la Date du mandat du membre.
4. 4Champs personnalisésles champs de votre club prévus pour cet onglet.

Enregistrer le membre

1. 1Cliquez sur Ajouter puis Ajouter un contact.
2. 2Dans l'onglet Données personnelles, saisissez au minimum le Prénom et le Nom, et si possible l'E-mail.
3. 3Complétez si besoin les onglets Données club (statut, groupes) et Données de facturation (cotisations).
4. 4Laissez cochée la case Doit valider son profil, ou décochez-la (voir ci-dessous).
5. 5Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre se ferme et le nouveau membre apparaît dans la grille.

La case Doit valider son profil décide de l'e-mail que reçoit le membre :

• cochée (par défaut) : un e-mail avec un lien valable 7 jours. Le membre y vérifie et complète ses données, puis crée son nom d'utilisateur et son mot de passe ;
• décochée : un simple e-mail de bienvenue, sans lien.

Sans adresse e-mail, la case est grisée et suivie de la mention (pas d'email) : aucun e-mail n'est envoyé.

La procédure est la même que pour un adulte. Dès que la Date de naissance indique moins de 18 ans, la section Responsables légaux s'ouvre sous la section Membre, avec deux cartes : Responsable légal 1 et Responsable légal 2.

1. 1Date de naissancemoins de 18 ans : la section Responsables légaux s'affiche.
2. 2Lien avec le membreMère, Père, Parent, Représentant légal, Curateur·trice, Frère/sœur, Grand-parent, Autre proche ou Autre. La première carte propose Père, la seconde Mère.
3. 3Identité et coordonnéesle prénom, le nom, l'e-mail et le portable du responsable. Sans e-mail, il ne pourra pas recevoir d'invitation à créer son accès : un message orange le rappelle.
4. 4Contact principal et Reçoit les facturesl'enfant a un seul contact principal et un seul destinataire des factures, à cocher dans l'une ou l'autre carte. GestiClub présélectionne le premier responsable qui a une adresse e-mail. Les e-mails destinés à l'enfant partent au contact principal, avec l'autre responsable et l'enfant en copie s'ils ont une adresse.
5. 5Peut modifier le profille responsable peut modifier les données personnelles et la photo de l'enfant depuis son propre accès. Ce droit est toujours accordé au contact principal.

Remplissez la seconde carte de la même façon, ou laissez-la vide si l'enfant n'a qu'un responsable. Pour un enfant, choisissez le Titre « Aux parents de » : ses factures sont alors adressées à ses parents.

À l'enregistrement, GestiClub vérifie que l'enfant a au moins un responsable légal, un seul contact principal et au moins un responsable qui peut modifier son profil. Si la case Doit valider son profil est cochée, c'est le contact principal qui reçoit le lien de validation. Si vous l'avez décochée, GestiClub propose, juste après l'enregistrement, d'inviter les responsables qui peuvent modifier le profil à créer leur accès : Envoyer l'invitation ou Ne rien envoyer.

Lier un parent déjà enregistré

Un parent est souvent déjà dans GestiClub : il est membre lui-même, ou responsable d'un frère ou d'une sœur. Dès que son prénom et son nom sont saisis dans une carte, GestiClub le recherche ; s'il le trouve, la fenêtre Personne déjà existante s'ouvre.

1. 1La personne trouvéeson nom, et ce que GestiClub sait d'elle : elle est inscrite comme membre, elle est déjà responsable d'autres enfants (ici Liam, Chloé et Annie Doe), ou elle existe simplement dans la base.
2. 2Créer une nouvelle fichec'est une autre personne qui porte le même nom : la carte reste une nouvelle fiche et la question n'est plus posée pour cette personne.
3. 3Lierc'est bien la même personne : la carte est rattachée à sa fiche existante.

Une fois le parent lié, la carte se présente ainsi :

1. 1Liéla carte est rattachée à la fiche existante. Ce que vous y modifiez met à jour cette fiche, pour tous les enfants de ce parent.
2. 2Délierdétache la fiche et vide la carte, pour saisir un autre responsable.
3. 3Les coordonnées reprisesl'e-mail et le portable viennent de la fiche existante : inutile de les saisir à nouveau.

Lier évite les doublons : le parent garde une seule fiche, reliée à tous ses enfants.

La gestion des accès des parents est décrite au chapitre 13 : Portail membre & famille.

Une entreprise (sponsor, partenaire, fournisseur…) a sa propre fiche, avec une ou plusieurs personnes de contact. Chaque personne de contact peut avoir un rôle différent : l'une est l'interlocuteur principal, une autre reçoit les factures, d'autres reçoivent les communications du club.

Cliquez sur Ajouter puis Ajouter une entreprise : la fenêtre Ajouter une entreprise s'ouvre, avec trois onglets : Données entreprise, Données club et Données facturation. Seuls sont obligatoires le Nom de l'entreprise et, pour chaque personne de contact, son prénom et son nom. Aucun e-mail n'est envoyé à la création d'une entreprise.

L'onglet Données entreprise

1. 1Logocliquez sur l'image, déposez-y un fichier ou cliquez sur Importer (PNG, JPG ou WebP, 2 Mo au maximum).
2. 2Entreprisele Nom de l'entreprise, obligatoire. Si une entreprise au nom proche existe déjà, un avertissement s'affiche pendant la saisie ; un nom identique est refusé.
3. 3Adressel'adresse de l'entreprise. Le Pays est la Suisse par défaut.
4. 4Contactle Téléphone, l'Email entreprise et le Site web de l'entreprise.
5. 5Personnes de contactcliquez sur Ajouter un contact pour chaque interlocuteur : une carte s'ajoute à la liste. Ici, le directeur est le contact principal et la comptable est le contact facturation.

Une personne de contact

1. 1Identitéle Titre, le Prénom et le Nom (obligatoires) et la Fonction de la personne dans l'entreprise.
2. 2Adressel'adresse de la personne. Reprendre l'adresse de l'entreprise la remplit d'un clic avec celle de l'entreprise.
3. 3Contactl'e-mail, le portable et le téléphone fixe de la personne.
4. 4RôlesContact principal : l'interlocuteur principal du club ; son nom s'affiche sur la ligne de l'entreprise dans la grille, et c'est lui qui est ajouté quand vous mettez l'entreprise dans une liste de distribution. Contact facturation : la personne à qui partent les factures de l'entreprise ; sans elle, les factures partent à l'Email entreprise. Reçoit les communications : la personne reçoit les e-mails du club adressés à l'entreprise depuis le module Emails ; les factures, elles, partent au contact facturation, que cette case soit cochée ou non.
5. 5Supprimer ce contactretire aussitôt la carte, sans demander de confirmation.

Une entreprise a au plus un contact principal et un contact facturation : cocher l'une de ces cases sur une personne l'enlève à celle qui l'avait. La première personne ajoutée reçoit les trois rôles ; les suivantes n'ont que Reçoit les communications.

Comme pour les responsables légaux d'un mineur, GestiClub vérifie si la personne existe déjà : dès que son prénom et son nom sont saisis, la fenêtre Personne déjà existante propose Oui, lier la personne ou Non, créer une nouvelle personne. Une carte liée porte le badge Personne liée. Les personnes de contact ne deviennent pas membres du club et ne reçoivent aucun accès.

L'onglet Données club

1. 1Généralitésla Date d'entrée au club, du jour par défaut, et le Statut membre, Non-membre par défaut.
2. 2Groupes & fonctionscliquez sur Ajouter pour placer l'entreprise dans un groupe, par exemple Sponsors. Seuls les groupes sans sous-groupe sont proposés.
3. 3Remarquesdes notes internes sur l'entreprise.

L'onglet Données facturation

1. 1Facturationla Réception de la facture : par E-mail, au contact facturation (ou à l'Email entreprise), ou par courrier Postal, à l'adresse de l'entreprise.
2. 2Cotisationscliquez sur Ajouter pour attribuer une cotisation à l'entreprise, avec une remise éventuelle. Elle est facturée à l'entreprise avec les cotisations de la saison.
3. 3Données bancairesl'IBAN, suisse ou étranger (un IBAN invalide est signalé sous le champ), le BIC, la Référence du mandat et la Date du mandat de l'entreprise.

Enregistrer l'entreprise

1. 1Cliquez sur Ajouter puis Ajouter une entreprise.
2. 2Saisissez le Nom de l'entreprise, son adresse et ses coordonnées.
3. 3Cliquez sur Ajouter un contact pour chaque interlocuteur, et cochez ses rôles.
4. 4Complétez si besoin les onglets Données club et Données facturation.
5. 5Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre se ferme et l'entreprise apparaît dans la grille.

Une famille regroupe les membres d'un même foyer pour mutualiser la facturation et la communication.

Cliquez sur Ajouter puis Ajouter une famille : la fenêtre Ajouter une famille s'ouvre, avec deux onglets : Données famille et Données facturation. L'onglet Données facturation n'apparaît que si votre rôle permet de modifier les données de facturation. Un membre ne peut appartenir qu'à une seule famille.

L'onglet Données famille

1. 1Identitéle Nom de la famille, obligatoire.
2. 2Adressel'adresse du foyer, imprimée sur les factures de la famille. Elle ne change pas l'adresse de chaque membre.
3. 3Mode de communicationTous les membres : chaque membre coché sur la fiche reçoit les communications. Contact principal uniquement : seul le contact principal les reçoit. Personnalisée : vous cochez vous-même, dans la composition, les membres qui les reçoivent.
4. 4Mode de facturationIndividuelle : chaque membre reçoit sa propre facture, à son adresse. Groupée : une seule facture pour le foyer, qui liste les cotisations de chaque membre ; elle part à l'e-mail du contact principal, ou par la poste à l'adresse de la famille.
5. 5Composition de la familleles membres de la famille, chacun sur une carte (voir ci-dessous).
6. 6Ajouter un membretapez au moins deux lettres d'un nom, d'un prénom ou d'un e-mail, puis choisissez le membre dans la liste. Les membres qui font déjà partie d'une autre famille ne sont pas proposés.
7. 7Notesdes notes internes sur la famille.

Ici, les parents de Chantal, Kylian et Lya ne sont pas membres du club : ils n'apparaissent pas dans la recherche, et la famille ne compte que les trois enfants.

Un membre de la famille

1. 1Contact principaldésigne l'interlocuteur du club pour la famille : il reçoit la facture groupée et, en mode Contact principal uniquement, les communications. Sa carte porte le badge Principal. La première personne ajoutée l'est d'office.
2. 2Adminpermet à cette personne de gérer la famille depuis son espace Ma famille (chapitre 13 : Portail membre & famille).
3. 3RôleEnfant pour un membre de moins de 18 ans, Parent sinon. Vous pouvez le préciser : Mère, Père, Parent, Représentant légal, Curateur·trice, Frère/sœur, Grand-parent, Autre proche, Autre ou Enfant. Une famille n'a qu'un Père et qu'une Mère.
4. 4Reçoit comm.modifiable seulement en mode de communication Personnalisée : cochez les membres qui reçoivent les communications. En mode Tous les membres, la case est cochée et grisée ; en mode Contact principal uniquement, décochée et grisée.
5. 5Retirerla croix retire le membre de la famille, sans supprimer sa fiche.

L'onglet Données facturation

1. 1Facturationla Réception de la facture de la famille : E-mail ou Postal.
2. 2Cotisationscliquez sur Ajouter pour attribuer une cotisation à la famille elle-même. Elle est toujours facturée à la famille, quel que soit le mode de facturation.
3. 3Données bancairesl'IBAN, suisse ou étranger (un IBAN invalide est signalé sous le champ), le BIC, la Référence du mandat et la Date du mandat de la famille.

Enregistrer la famille

1. 1Cliquez sur Ajouter puis Ajouter une famille.
2. 2Saisissez le Nom de la famille et l'adresse du foyer.
3. 3Sous Ajouter un membre, recherchez et ajoutez chaque membre actif du foyer (au moins deux), puis vérifiez son Rôle.
4. 4Désignez le Contact principal, puis choisissez le Mode de communication et le Mode de facturation.
5. 5Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre se ferme et la famille apparaît dans la grille.