Dupliquer un membre et éviter les doublons

Trois outils vous font gagner du temps et gardent la base sans fiches en double : la copie d'un membre, pour inscrire un frère ou une sœur ; les contrôles que GestiClub fait pendant la saisie et à l'enregistrement d'un nouveau membre ; et l'outil Doublons de contacts, qui retrouve et fusionne les doublons déjà présents.

Pour inscrire le frère ou la sœur d'un membre, partez de sa fiche plutôt que d'une fiche vide : GestiClub reprend les données du foyer.

1. 1La ligne du membrecochez la case au début de la ligne. Une seule ligne de membre doit être sélectionnée.
2. 2Ouvrir une copieouvre la fenêtre Ajouter un membre, déjà remplie avec les données du foyer.

1. 1Titrerepris du membre copié.
2. 2Prénomvide : saisissez celui du nouveau membre.
3. 3Nomrepris.
4. 4Date de naissancevide : saisissez-la.
5. 5Responsables légauxles deux responsables sont repris, déjà liés à leur fiche, avec leurs rôles.
6. 6Adressereprise, comme le téléphone fixe, la nationalité et la langue.

Le reste est à saisir : le sexe, la formule de politesse, le N° AVS, l'e-mail, le portable et la photo. Les données club et de facturation ne sont pas reprises non plus : groupes, cotisations et rôle sont à attribuer, et le statut vaut Membre actif. Si le membre copié fait partie d'une famille, le nouveau membre y est ajouté.

Dès que le prénom et le nom sont saisis, GestiClub cherche une personne qui porte exactement ce prénom et ce nom ; les majuscules et les accents ne comptent pas. Il cherche parmi les personnes qui ont une fiche sans être membres : les responsables légaux et les personnes de contact des entreprises. Si une date de naissance est déjà saisie, elle doit correspondre aussi. Quand il trouve quelqu'un, la fenêtre Personne déjà existante s'ouvre. Un membre qui porte ce nom est signalé plus tard, à l'enregistrement (voir « Même nom, autre date de naissance »).

1. 1La personne trouvéeGestiClub vous demande si c'est la même personne. Si plusieurs personnes correspondent, elles sont listées avec leur date de naissance et leur e-mail.
2. 2Non, ajouter un nouveau membrec'est une autre personne qui porte le même nom : vous continuez la saisie, et la question n'est plus posée pour ce nom et cette date.
3. 3Oui, convertirc'est la même personne, qui n'est pas encore membre : un parent ou une personne de contact, par exemple. Le formulaire se remplit avec ses données ; à l'enregistrement, sa fiche devient celle d'un membre, sans doublon, et les personnes chargées des notifications des contacts en sont averties par e-mail (chapitre 12 : Les notifications).

À l'enregistrement, GestiClub contrôle encore le prénom et le nom, cette fois sans tenir compte de la date de naissance. Si une personne porte le même nom, même avec une date de naissance différente de quelques jours, la fenêtre Doublon possible s'ouvre. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas choisi.

1. 1Le messagele nombre de fiches semblables trouvées.
2. 2La fiche trouvéenom, date de naissance, statut et e-mail. Comparez-les avec votre saisie : une date qui diffère de quelques jours trahit souvent une faute de frappe.
3. 3Ouvrir l'existantferme la saisie et ouvre la fiche du membre existant. Pour une personne qui n'est pas membre (pastille Non membre), le lien s'appelle Transformer en membre : il crée le membre sur sa fiche, avec les données saisies.
4. 4Annulerrevient au formulaire, pour corriger la saisie.
5. 5Créer quand mêmecrée un nouveau membre. À réserver aux vrais homonymes.

Quand le prénom, le nom et la date de naissance, ou le prénom, le nom et l'e-mail, correspondent exactement à une fiche existante, il s'agit sans aucun doute de la même personne : GestiClub refuse l'enregistrement.

1. 1Le bandeau rougeImpossible d'enregistrer, avec la raison : « Cette personne existe déjà », suivie de son nom.
2. 2Le champ Nomencadré de rouge, avec le même message.

Aucun bouton ne permet de passer outre : utilisez la fiche existante. Si cette personne n'est pas encore membre, répondez Oui, convertir dans la fenêtre Personne déjà existante.

Les contrôles ci-dessus empêchent de créer de nouveaux doublons. Pour retrouver ceux que la base contient déjà, après un import par exemple, ou parce qu'une même personne a été saisie comme parent puis comme membre, cliquez sur Doublons de contacts dans la barre d'outils.

La fenêtre Doublons de contacts passe en revue toutes les fiches de la base, membres ou non, et classe les doublons en deux groupes.

1. 1Même personnemême prénom et même nom, avec la même adresse e-mail ou la même date de naissance : c'est sûrement la même personne, enregistrée plusieurs fois.
2. 2Fiche conservéela fiche la plus ancienne, celle que le club utilise depuis le plus longtemps. C'est sur elle que tout est regroupé.
3. 3Fusionnerregroupe l'autre fiche sur la fiche conservée, puis la supprime. Porte un membre ou Porte un compte signale que cette fiche est celle d'un membre ou possède un accès à GestiClub : ils sont repris eux aussi.
4. 4À vérifierdes fiches qui se ressemblent sans être à coup sûr la même personne : même prénom et même nom, prénom abrégé (Max et Maxime), prénom presque identique ou date de naissance décalée de quelques jours. Ici, une faute de frappe : Timeo au lieu de Timéo, né un jour plus tard.
5. 5Ce n'est pas un doublonpour deux personnes différentes, des jumeaux par exemple : la paire ne sera plus proposée.

La fusion déplace tout sur la fiche conservée : enfants, listes, historique, membre, factures et accès à GestiClub. Les champs vides de la fiche conservée sont complétés avec ceux de l'autre fiche. Si les deux fiches ont un accès, GestiClub garde celui qui est actif, sinon le plus ancien.