Fenêtre GestiClub en aperçu

L'espace de travail de GestiClub est organisé en trois zones : la zone de navigation et le pied de page restent identiques pour tous les modules. Vous pouvez y choisir le module avec lequel vous souhaitez travailler. La zone centrale dépend du module sélectionné.

Contacts : liste des contacts, organisée en deux colonnes

1. 1Zone de navigationdans cette section de GestiClub, vous pouvez sélectionner le module avec lequel vous souhaitez travailler, accéder aux paramètres de l'application et des modules, consulter l'aide et ouvrir un ticket, ainsi qu'utiliser les notifications et le menu personnel vous permettant d'accéder à votre profil, au profil de la famille ou encore de vous déconnecter.
2. 2Zone de travaill'apparence de cette section s'adapte au module sélectionné et change pour chaque module. À titre d'exemple, la liste des contacts du module de contacts est affichée dans l'illustration ci-dessus.
3. 3Zone d'information (pied de page)cette zone fournit des détails essentiels sur votre environnement de travail au sein de GestiClub. Elle affiche le nom du club pour lequel vous travaillez actuellement, la version actuelle de GestiClub, ainsi que les informations de copyright associées à l'application. Pendant l'essai, le bouton Acheter envoie à la personne de contact du club un lien sécurisé vers la page d'achat (chapitre 12 : Les quotas).

La zone de navigation reste la même pour tous les modules. Cette zone est divisée en trois parties détaillées ci-dessous.

Le sélecteur de modules vous permet à tout instant d'ouvrir le module dont vous avez besoin pour effectuer vos tâches administratives en attente. Cliquez simplement sur l'icône correspondante.

1. 1Tableau de bordVotre page d'accueil personnelle, qui rassemble en un coup d'œil ce qui compte pour vous dans le club. Vous la composez avec des blocs (anniversaires, débiteurs, prochains rendez-vous, derniers tests, chiffre d'affaires…) que vous ajoutez, déplacez, repliez ou retirez. À la première visite, elle est déjà remplie selon votre rôle, et chacun ne voit que les blocs que ses droits autorisent (chapitre 2 : Tableau de bord).
2. 2ContactsLe fichier central du club : membres, familles et entreprises, avec leurs coordonnées, leurs groupes, leurs fonctions et leurs données de facturation. Tous les autres modules y trouvent leurs destinataires, leurs participants et leurs débiteurs. Depuis la liste, vous importez et exportez vos contacts, et vous agissez sur une sélection : envoyer un e-mail, fixer un rendez-vous, générer une facture.
3. 3FormulairesLes formulaires d'inscription en ligne du club, à partager par un lien public ou à proposer dans l'espace membre. À chaque inscription, GestiClub crée ou met à jour la fiche du membre sans créer de doublon, le place dans le bon groupe et lui attribue sa cotisation, qui sera ensuite facturée depuis Facturation. Vous choisissez les champs demandés, les cours et créneaux proposés, le nombre de places et les conditions générales à accepter.
4. 4Tests & GradesLe suivi des tests, grades ou ceintures passés par vos membres. Vous enregistrez un passage pour un membre ou pour tout un groupe en une fois, à partir du catalogue de tests de votre club. Un test payant se facture directement et se valide tout seul une fois payé. L'historique de chaque membre apparaît sur sa fiche, et les membres comme les parents le consultent depuis leur espace.
5. 5DocumentsLe classeur partagé du club : statuts, procès-verbaux, convocations, photos. Les fichiers sont rangés dans des disques puis dans des dossiers, et chaque disque est soit public, soit réservé à certains groupes. Déposer un fichier du même nom garde l'historique des versions, et la corbeille permet de récupérer un fichier supprimé par erreur.
6. 6Emails & newslettersL'envoi de messages et de newsletters à vos membres, groupes, familles, entreprises ou listes de distribution. Avant l'envoi, GestiClub vous indique le nombre de destinataires et qui n'a pas d'adresse e-mail. Ensuite, vous suivez les ouvertures et les clics, et vous pouvez relancer ceux qui n'ont pas ouvert. Les newsletters partent d'un modèle prêt à l'emploi, et les réponses arrivent directement chez la personne qui a envoyé le message.
7. 7Agenda & PrésencesLe calendrier commun du club : entraînements, matchs et réunions, ponctuels ou répétés. Vous y invitez des membres ou des groupes, qui acceptent ou déclinent depuis un lien reçu par e-mail, et vous tenez la liste de présence de chaque séance. Les présences s'impriment en récapitulatif, apparaissent sur la fiche de chaque membre et s'exportent vers J+S pour les clubs affiliés.
8. 8Événements & réservationsTout ce à quoi vos membres s'inscrivent ou qu'ils réservent eux-mêmes : un événement ponctuel (sortie, camp, tournoi), des cours à créneaux, ou une ressource du club comme un terrain ou du matériel. Vous fixez les places, les délais et les tarifs, et vous validez les inscriptions automatiquement ou une par une. Les parents peuvent inscrire leurs enfants, les inscriptions payantes se facturent sans rien ressaisir, et une carte multisession décompte les séances une à une.
9. 9FacturationLes factures du club avec QR-facture pour la Suisse : les cotisations de la saison en un seul envoi, les factures ponctuelles et des modèles réutilisables. Vous enregistrez les paiements à la main ou en important le relevé de votre banque, puis GestiClub prépare les rappels des factures impayées. Chaque contact reçoit sa facture par e-mail ou par la poste, selon son choix, et une famille peut recevoir une seule facture groupée. La facturation ne fonctionne qu'une fois un exercice ouvert dans Comptabilité.
10. 10ComptabilitéLa tenue des comptes du club, exercice par exercice : journal des écritures, plan comptable, budget, bilan et compte de résultat comparé à l'année précédente ou au budget. À la création du premier exercice, vous choisissez la comptabilité en partie double (avec ou sans débiteurs) ou une simple trésorerie. Les factures et paiements y arrivent sans ressaisie quand vous cliquez sur Comptabiliser dans Facturation. En fin d'année, le bouclement contrôle les comptes, enregistre le résultat et verrouille l'exercice.

Dans la partie droite de la barre de navigation, vous trouverez des boutons permettant d'accéder aux paramètres de l'application ou du module, à l'aide et aux notifications.

1. 1ParamètresLa configuration de GestiClub pour votre club.
2. 2AideL'aide de GestiClub, accessible depuis n'importe quel écran. Vous y ouvrez la documentation en ligne (manuel, tutoriels et FAQ) pour trouver la marche à suivre. Si vous n'y trouvez pas la réponse, vous créez un ticket pour contacter le support.
3. 3NotificationsVos messages personnels, qui vous tiennent au courant sans avoir à aller vérifier. Le chiffre sur la cloche indique les notifications non lues. Un clic ouvre la liste, et chaque notification vous mène directement à l'écran concerné.

Cliquez sur votre nom en haut à droite pour ouvrir votre menu personnel. Vous y trouvez :

• Mon profil : vos informations personnelles ainsi que vos données de connexion.
• Déconnexion : pour fermer votre session en toute sécurité.