Configurare la fatturazione

La configurazione si fa una volta, prima della prima fattura. Il menu Gestione della barra degli strumenti riunisce i conti bancari, gli articoli, le quote e gli sconti. Le impostazioni e i testi si regolano dalla rotella della barra di navigazione (vedi «Regolare le impostazioni della fatturazione»).

1. 1Gestionenella barra degli strumenti.
2. 2I quattro elenchiConti bancari, Articoli, Quote e Sconti.

Un istituto finanziario è un conto su cui il club riceve il denaro: la banca, PostFinance o la cassa. Ogni fattura indica il conto su cui pagare.

1. 1Aggiungi istitutoapre la finestra qui sotto.
2. 2Includi archiviatimostra anche i conti archiviati, con un'icona per ripristinarli.
3. 3Modificaapre il conto.
4. 4Eliminaun conto già usato da una fattura o da una quota non viene eliminato: viene archiviato e non viene più proposto.

1. 1Designazione, Contabilità e NomeBanca, PostFinance o Cassa; il conto di tesoreria del piano dei conti; il nome dell'istituto. PostFinance compila l'indirizzo di PostFinance; Cassa nasconde il resto della finestra.
2. 2Istituto finanziariol'indirizzo della banca e l'IBAN del club.
3. 3Intestatario del contoil nome e l'indirizzo del club, come compaiono nella sezione di pagamento.
4. 4Attivazione QRspunta Attiva QR-fattura e inserisci il QR IBAN fornito dalla banca: le fatture ricevono un riferimento QR di 27 cifre. L'ID Riferimento, facoltativo, è il prefisso di riferimento che alcune banche assegnano.

Ogni fattura su un conto svizzero porta la sezione di pagamento QR. Senza Attiva QR-fattura, porta un riferimento creditore RF invece del riferimento QR; l'importazione dell'estratto bancario riconosce entrambi (vedi «Importare i pagamenti bancari»). Una fattura sulla Cassa non ha sezione di pagamento.

GestiClub non gestisce l'IVA: le fatture non hanno né aliquote né righe IVA, e l'importo fatturato è quello delle righe. È il caso dei club non assoggettati; un club assoggettato gestisce l'IVA al di fuori di GestiClub.

Un articolo è una riga di fattura pronta all'uso, come «Maglietta del club»: la scegli invece di riscriverla (vedi «Creare una fattura»). Gestione › Articoli, poi l'icona Aggiungi articolo.

1. 1Descrizioneil testo della riga di fattura. Obbligatoria.
2. 2Attivosenza spunta, l'articolo non viene più proposto.
3. 3Quantità, Prezzo e Sconto %i valori ripresi sulla riga, modificabili poi nella fattura.
4. 4Conto ricaviil conto di ricavo del piano dei conti accreditato dalla vendita.

Il cestino dell'elenco archivia l'articolo. Su un articolo archiviato, mostrato con Includi archiviati, lo elimina definitivamente.

Una quota è ciò che un membro paga per ogni periodo: il suo importo, la sua frequenza e il modo di fatturare un membro che arriva a stagione in corso. Gestione › Quote, poi l'icona Aggiungi quota.

1. 1Generalela Banca, il Conto ricavi, la Descrizione ripresa sulla fattura e l'Importo di un periodo: una quota semestrale di 250.00 costa 250.00 a semestre.
2. 2Fatturazionela Frequenza (Mensile, Trimestrale, Semestrale o Annuale), la Regola di fatturazione e la Regola pro rata, spiegate qui sotto.
3. 3Tessera multisessionetrasforma la quota in una tessera di sedute: inserisci il Numero di sedute. La tessera viene fatturata una volta, a prezzo pieno, poi scalata a ogni prenotazione (capitolo 9: Creare una prenotazione a fasce orarie, parte «La tessera multisessione»).
4. 4Attivosenza spunta, la quota non viene più proposta nelle schede.

Le due regole cambiano solo la prima fattura di un membro arrivato a stagione in corso. Chi c'è dall'inizio del periodo paga sempre l'importo intero.

• Regola di fatturazione: All'inizio stagione (quota annuale): il nuovo membro paga l'anno intero. A metà stagione: per una quota annuale, paga la metà se arriva durante la seconda metà della stagione; per una semestrale, paga il semestre in corso. Alla data di entrata: la regola pro rata riduce il suo primo periodo.
• Regola pro rata: Nessun pro rata: l'importo intero. Per giorno di entrata: i giorni restanti del periodo. Mese pieno: i mesi restanti del periodo; il mese di arrivo viene fatturato se il membro arriva al più tardi il giorno della Soglia mese di grazia. Prorata mesi fatturabili: i mesi restanti, ognuno dei quali vale una parte della quota secondo il numero di Mesi fatturabili delle impostazioni.

Le scelte proposte dipendono dalla frequenza. Una quota assegnata a dei membri non può essere né eliminata né archiviata: GestiClub indica quanti membri la usano.

Uno sconto riduce una quota, ad esempio «Riduzione fratelli». Gestione › Sconti, poi l'icona di aggiunta: una Descrizione, un Tipo (Percentuale o Importo fisso) e un Valore. Lo sconto si sceglie insieme alla quota, nella scheda del membro (vedi «Assegnare una quota ai membri»), e compare sulla fattura come una riga «Sconto».

Una fattura singola ha le sue riduzioni: uno Sconto % per riga e uno Sconto sul totale (vedi «Creare una fattura»).