Créer un événement

Ouvrez la fenêtre Nouvel événement de l'une de ces manières :

• cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils ;
• double-cliquez sur une case du calendrier : le jour est repris ;
• faites un clic droit sur une case, puis choisissez Créer un événement le.

1. 1Objetle titre affiché dans le calendrier. Obligatoire.
2. 2TypeEntraînement, Match, Tournoi… Il donne la couleur (voir « Les types d'événements »).
3. 3Couleurla première pastille garde la couleur du type ; une autre pastille donne une couleur propre à cet événement.
4. 4Lieurepris dans les impressions, les rappels et l'export J+S.
5. 5Début, Fin et Toute la journéela date et l'heure de chaque extrémité. Changer l'heure de début déplace l'heure de fin en gardant la durée. Toute la journée masque les heures.
6. 6Ajouter un rappelun e-mail de rappel aux participants, de 15 minutes avant à 1 semaine avant, 1 heure avant par défaut.
7. 7Rendez-vous sur invitationenvoie aux participants une invitation à confirmer (voir « Inviter les participants »).
8. 8Sérierépète l'événement (voir « Créer une série »).

Plus bas dans la même fenêtre :

1. 1Descriptionun complément pour les participants : une heure de rendez-vous, du matériel à prendre.
2. 2Entraîneur(s) ou responsable de l'événementtapez trois lettres et choisissez un ou plusieurs membres. Le premier est le responsable ; les autres sont des co-entraîneurs.
3. 3Cours J+Sle code du cours dans la BDNS, pour l'export J+S. Les codes déjà utilisés sont proposés sous le champ.
4. 4Participantsdes groupes, des membres ou des entreprises (voir « Les participants »).
5. 5Enregistrercrée l'événement.

• Un groupe invite tous ses membres actifs, sous-groupes compris. Choisir Juniors suffit pour toute l'équipe.
• Un membre s'ajoute par son nom, en plus ou à la place des groupes.
• Une entreprise, choisie directement ou placée dans un groupe participant, compte comme un membre : elle figure dans la liste de présence, sous son nom, et reçoit les invitations et les rappels par ses personnes de contact qui reçoivent les communications, sinon par son contact principal. Ces personnes voient aussi l'événement dans leur agenda.

Les entraîneurs comptent aussi comme participants : ils figurent en tête de la liste de présence.

À l'heure choisie, GestiClub envoie un e-mail de rappel et une notification à chaque participant. Pour un enfant, le rappel part à son parent contact principal. Un parent qui a deux enfants dans le même événement reçoit un seul e-mail.

Dans une série, chaque séance a son rappel, à l'heure de la série.

Activez l'interrupteur Série dans la fenêtre de l'événement. Les réglages s'affichent sous l'interrupteur :

1. 1Sérieaffiche les réglages de la répétition.
2. 2La fréquenceQuotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel.
3. 3L'intervalleTous les 1 semaine(s) pour chaque semaine, 2 pour une semaine sur deux.
4. 4Les joursen Hebdomadaire, cliquez sur chaque jour d'entraînement, ici le lundi et le mercredi.
5. 5Jusqu'aula dernière date de la série, obligatoire. GestiClub propose la fin de la saison : celle de la saison suivante si l'événement commence à moins de quatre semaines de la fin.

La première séance est la date de Début de l'événement. Une série qui finirait avant de commencer est refusée.

Sélectionnez l'événement, puis cliquez sur Dupliquer : une copie apparaît aussitôt, à la même date, avec le même objet, les mêmes entraîneurs et les mêmes participants, sauf les entreprises. Ouvrez-la ensuite pour changer la date. La copie d'une série copie toute la série ; les présences et les invitations ne sont pas copiées.