Le impostazioni dei moduli

Diversi moduli hanno le proprie impostazioni, al di fuori della finestra Impostazioni. Si aprono dalla rotella o dalla barra degli strumenti del modulo. Le voci della rotella richiedono il diritto Gestire o il diritto Generali del modulo Impostazioni, e inoltre il diritto di impostazione del loro modulo; le impostazioni della barra degli strumenti richiedono solo il diritto di impostazione del loro modulo:

Le Impostazioni fatturazione decidono cosa contengono le fatture che il club emette: il conto su cui pagare, le spese aggiunte, l'impaginazione, il numero, le scadenze e i solleciti. Si aprono dalla rotella del modulo Fatturazione, con due schede, Generale e Solleciti, e un pulsante Salva (capitolo 10: Regolare le impostazioni della fatturazione).

1. 1Le schedeGenerale e Solleciti.
2. 2Banca predefinital'istituto finanziario delle nuove fatture.
3. 3Tassa d'iscrizioneun importo aggiunto alla fattura delle quote.
4. 4Fattura cartaceadelle spese aggiunte alle fatture inviate per posta.
5. 5Modello di fattural'impaginazione del PDF.
6. 6Numerazioneil Numero iniziale delle fatture.
7. 7Pro rataMesi fatturabili (da 8 a 12) e Soglia mese di grazia (da 0 a 28).

• Banca predefinita: l'istituto finanziario che compare su una nuova fattura, e che la fatturazione delle quote usa per tutte le sue fatture (vedi «La gestione della fatturazione»). Una fattura che non ha un conto proprio prende questo per la sua sezione di pagamento. Senza banca predefinita, bisogna scegliere il conto a mano su ogni fattura, e le fatture delle quote non indicano nessun conto su cui pagare: sceglila prima di fatturare.
• Tassa d'iscrizione: una tassa di ammissione o di pratica, aggiunta come una riga alla fattura delle quote. Attiva la mette in funzione, con il suo Importo e il suo Conto ricavi. Fatturazione della finanza decide a chi: Una sola volta, all'iscrizione (nuovi membri), oppure Ogni stagione, a tutti i membri (a inizio stagione). Le aziende non la pagano mai, e un importo a zero non aggiunge nulla.
• Fattura cartacea: delle spese di spedizione aggiunte a ogni fattura la cui modalità di invio è Postale, sotto la riga «Spese fattura cartacea». Attiva, poi Importo e Conto ricavi.
• Modello di fattura: Modifica modello… apre la scelta tra quattro disposizioni, con un'anteprima (capitolo 10: Regolare le impostazioni della fatturazione, parte «Scegliere l'impaginazione»). Il modello si applica a tutte le fatture del club; una fattura singola può prenderne un altro.
• Numerazione: il Numero iniziale è il primo numero di fattura. Le fatture e le note di credito condividono la stessa sequenza, e GestiClub continua sempre dopo il numero più alto già assegnato. Non appena esiste la prima fattura, anche una bozza, il campo diventa grigio: è il momento di riprendere, se serve, la sequenza della vecchia numerazione del club.
• Pro rata: per la fattura di un membro che arriva a stagione in corso. Mesi fatturabili (da 8 a 12): il numero di mesi che copre una stagione di quote, per la regola Prorata mesi fatturabili. Soglia mese di grazia (da 0 a 28): l'ultimo giorno del mese in cui un arrivo conta ancora il mese intero, per la regola Mese pieno; 0 disattiva la soglia (capitolo 10: Configurare la fatturazione, parte «Definire le quote»).

1. 1I termini e il formatoTermine di pagamento (giorni), Intervallo tra solleciti (giorni) e Formato solleciti.
2. 2Spese di sollecitoAttiva spese, l'importo di ogni livello e il Conto ricavi.

• Termine di pagamento (giorni): il numero di giorni tra la data di una fattura e la sua scadenza, 30 per impostazione predefinita. Fissa la data di scadenza delle fatture: quelle della fatturazione delle quote, quelle delle prenotazioni, quelle dei test e gradi e quelle che si creano a mano. Una fattura che supera la sua scadenza è in ritardo e può essere sollecitata.
• Intervallo tra solleciti (giorni): il tempo da lasciar passare tra due solleciti di una stessa fattura. Finché decorre, GestiClub non propone il livello successivo, ma solo di inviare di nuovo l'ultimo sollecito (capitolo 10: I solleciti).
• Formato solleciti: Elenco consolidato: un solo sollecito per debitore, che riprende tutte le sue fatture scadute; Per fattura: un sollecito per ogni fattura.
• Spese di sollecito: Attiva spese aggiunge alla fattura una riga di spese a ogni sollecito, il cui importo dipende dal livello: Spesa R1, Spesa R2, Spesa R3 e Costituzione in mora. Un livello a zero non aggiunge nulla, e le spese di un livello si aggiungono una sola volta a una fattura. Il Conto ricavi riceve queste spese.

Il Termine di pagamento e l'Intervallo tra solleciti sono anche dei campi che si inseriscono nei testi della fatturazione: un'email di fattura o di sollecito può così indicare il termine senza che lo si riscriva.

Il menu Gestione della barra degli strumenti del modulo Fatturazione riunisce quattro elenchi da compilare prima della prima fattura (capitolo 10: Configurare la fatturazione).

• Istituti finanziari: i conti su cui il club riceve il denaro: banca, PostFinance o cassa, con il loro IBAN e il loro intestatario. Sono indispensabili: ogni fattura indica il conto su cui pagare e ne ricava la sua sezione di pagamento; l'importazione dell'estratto bancario riconosce il conto grazie al suo IBAN, e rifiuta un file il cui IBAN non corrisponde a nessun istituto del club; infine, un pagamento non può essere contabilizzato senza conto.
• Articoli: le righe di fattura pronte all'uso, con il loro prezzo e il loro conto ricavi: le si sceglie invece di riscriverle. Senza articoli, si inserisce ogni riga a mano.
• Quote: ciò che un membro paga a ogni periodo: importo, frequenza, regole pro rata, conto ricavi. Senza quote, la fatturazione in blocco non ha nulla da fatturare.
• Sconti: delle riduzioni in percentuale o di importo fisso, che si scelgono con la quota di un membro.

Le Impostazioni finanze indicano i conti del piano dei conti che GestiClub usa da solo: per contabilizzare la fatturazione, per aprire un esercizio e per chiuderlo. Si aprono dalla rotella del modulo Contabilità, e valgono per tutti gli esercizi (capitolo 11: Le impostazioni finanze).

1. 1I conti di chiusuraConto economico, Riporto utile, Conto d'apertura e Conto di chiusura.
2. 2I conti di fatturazioneDebitori, Ricavi, Solleciti, Sconti, Perdite su debitori e Compensazione NC.
3. 3Salvaresalva i conti scelti.

Ogni campo si compila digitando un numero o una parte della designazione. I numeri tra parentesi sono quelli del piano svizzero; in un altro paese, GestiClub propone i conti del suo piano.

• Conti di fatturazione: decidono dove Contabilizza registra le registrazioni. Debitori riceve le fatture non pagate (1100). Ricavi riceve una riga di fattura che non ha un conto ricavi (3400). Sconti riceve lo sconto globale di una fattura e il saldo abbandonato come sconto, Perdite su debitori il saldo abbandonato come perdita (capitolo 10: Incassare i pagamenti). Compensazione NC è il conto di regolazione delle note di credito (2005). Se Debitori, Ricavi o Compensazione NC restano vuoti, GestiClub usa il numero del piano svizzero indicato tra parentesi: in un altro paese, compila questi tre campi.
• Conti di chiusura: servono all'apertura e alla chiusura di un esercizio. Conto economico (2979) riceve l'utile o la perdita dell'esercizio precedente all'apertura del successivo; Riporto utile (2970) è il conto verso cui questo risultato viene poi trasferito; Conto d'apertura (9100) è la contropartita delle registrazioni di apertura; Conto di chiusura (9101) è il conto di chiusura del piano.

Le spese di sollecito prendono il loro conto ricavi nella scheda Solleciti delle Impostazioni fatturazione (vedi «Le impostazioni della fatturazione»).

Il pulsante Impostazioni della barra degli strumenti del modulo Eventi & prenotazioni regola gli avvisi inviati al club quando dei membri si iscrivono, e l'annuncio dei nuovi eventi (capitolo 9: Gli avvisi e i testi).

1. 1I destinataripromemoria: gli avvisi vanno alle funzioni scelte in Impostazioni generali › Notifiche › Notifiche prenotazioni.
2. 2I cinque avvisiNuova iscrizione, Annullamento, Fascia completa, Ultima sessione della tessera ed Evento convalidato.
3. 3Informare i membri di un nuovo eventol'annuncio di un evento semplice ai membri dei gruppi del pubblico.
4. 4Link per il rinnovo della tesserail modulo proposto al membro la cui tessera è esaurita.
5. 5I testisi modificano dalla rotella.
6. 6Salvaresalva le impostazioni.

• I cinque avvisi: tutti attivi all'inizio; disattiva un interruttore per non ricevere più l'avviso. Nuova iscrizione e Annullamento avvisano a ogni iscrizione o annullamento di un membro; Fascia completa quando una fascia oraria non ha più posti; Ultima sessione della tessera quando un membro usa l'ultima seduta della sua tessera multisessione; Evento convalidato quando un evento semplice viene chiuso. Arrivano per email, e come notifica per i destinatari che hanno un accesso. Senza funzioni scelte in Notifiche prenotazioni, non parte nessun avviso (vedi «Le notifiche»).
• Ultima sessione della tessera invia in più un messaggio al membro, per dirgli che la sua tessera è esaurita: il Link per il rinnovo della tessera è il link del modulo inserito in questo messaggio; se resta vuoto, il messaggio non ha link.
• Informare i membri di un nuovo evento: disattivato all'inizio, perché è un invio a tutti i membri. Attivato, avvisa per email e con una notifica i membri dei gruppi del pubblico, alla creazione di un evento semplice; un evento senza gruppi non invia nulla.

Le email che GestiClub invia da solo hanno ognuna un testo, che il club può adattare al suo tono. I testi si modificano dalla rotella, tramite la voce del modulo aperto:

• Testi della fatturazione: le email delle fatture, delle quote e dei solleciti, i messaggi interni come il riepilogo dei solleciti, e le etichette stampate sui PDF (capitolo 10: Regolare le impostazioni della fatturazione, parte «Personalizzare i testi»).
• Testi dei contatti: le email di convalida e di invito, presentate qui sotto.
• Testi dei moduli: i testi che riceve ogni nuovo modulo: l'email di benvenuto, la conferma di reiscrizione e la notifica ai responsabili. Un testo vuoto in un modulo viene sostituito da questo (capitolo 4: Testi delle email).
• Testi degli eventi: le tre email di prenotazione (tessera esaurita, elenco inviato al contatto, annuncio di un evento) e l'oggetto e il corpo di ognuno dei cinque avvisi (capitolo 9: Gli avvisi e i testi).
• Testi dell'agenda: l'invito (oggetto, corpo e firma) e il promemoria (oggetto e corpo) inviati ai partecipanti (capitolo 8: I testi dell'agenda).

Ogni finestra funziona allo stesso modo. Si sceglie un testo nell'elenco di sinistra; sotto il suo nome, una frase spiega a cosa serve. Lo si modifica nell'editor, si colloca un dato che si compila all'invio con Inserisci un campo, poi si clicca su Salva. Ripristina il predefinito riprende il testo d'origine; un testo modificato si riconosce dal suo colore arancione nell'elenco e dal badge Modificato. L'oggetto e il corpo di un'email sono due voci distinte, da salvare ognuna.

Testi dei contatti: la finestra si apre dalla rotella del modulo Contatti. I nove messaggi che riunisce sono ordinati sotto E-mail ai soci, tranne l'ultimo, sotto Notifiche interne:

1. 1E-mail ai socile email inviate a dei membri o ai loro genitori.
2. 2Notifiche interneil messaggio inviato alle persone incaricate delle notifiche.
3. 3Il testo sceltoil suo nome, e una frase che dice a cosa serve e quali campi deve contenere.
4. 4Inserisci un campo e SalvaInserisci un campo colloca un dato nel punto del cursore; Salva conserva il testo.
5. 5L'editoril testo, con la sua formattazione. I campi si scrivono tra parentesi graffe, ad esempio {member.firstname}.

• Convalida del profilo: l'email che chiede a un membro, o al genitore contatto principale di un minorenne, di verificare i suoi dati. Contiene il pulsante Convalidare il mio profilo. Parte quando la casella Deve convalidare il profilo è spuntata all'aggiunta di un membro, e con Per la selezione › Invia validazione (capitolo 3: Azioni sulla selezione, parte «Inviare la convalida»). Deve contenere {validation.link} e {validation.expires_in_days}: il link è valido 7 giorni.
• Profilo convalidato: conferma: l'email di conferma, inviata non appena il profilo è convalidato. Deve contenere {validation.login_link}, il link alla pagina di accesso.
• Benvenuto al club: l'email di benvenuto di un membro aggiunto senza convalida del profilo: un semplice messaggio, senza link.
• Invito genitore gestore: l'invito inviato a un genitore o rappresentante legale che può modificare il profilo del figlio, per creare il suo accesso a GestiClub. Deve contenere {invitation.link} e {invitation.expires_in_days}: il link è valido 7 giorni.
• Invito all'area soci: l'invito inviato a un figlio che diventa autonomo e ha un proprio indirizzo email, con il pulsante Invita … a creare il proprio account della sua scheda. Deve contenere {invitation.link}.
• Revoca diritto di gestione: l'email inviata a un genitore a cui il club toglie il diritto di modificare il profilo di un figlio. Deve contenere {child.firstname} e {actor.name}.
• Dimissioni: estratto al membro: l'email inviata a un membro che dà le dimissioni mentre ha ancora fatture aperte, con il suo estratto conto in allegato.
• Dimissioni: conferma al membro: l'email di conferma inviata a un membro che dà le dimissioni senza fatture aperte, quando la casella Invia una notifica di dimissioni al socio delle impostazioni generali è spuntata (vedi «Le dimissioni»).
• Dimissioni: copia contabilità: la copia dell'estratto di dimissioni, inviata alle persone scelte in Notifiche fatturazione quando il membro aveva fatture aperte (vedi «Le notifiche»).

Tre moduli hanno ancora delle impostazioni, ma si fanno nel modulo stesso:

• I moduli di iscrizione: ogni modulo ha le proprie impostazioni: stagione, gruppi, quota, ruolo e stato dei nuovi membri, link pubblico, testi e destinatari delle notifiche (capitolo 4: Creare un modulo, parte «Modificare le impostazioni»).
• I dischi di Documenti: ogni disco è pubblico o privato, con i suoi gruppi di accesso (capitolo 6: Creare e configurare i dischi).
• Il catalogo dei test: i test e i gradi che i membri sostengono, con il loro prezzo (capitolo 5: Il catalogo dei test).