Die Einstellungen der Module

Mehrere Module haben eigene Einstellungen außerhalb des Fensters Einstellungen. Sie öffnen sich über das Zahnrad oder über die Werkzeugleiste des Moduls. Die Einträge im Zahnrad erfordern das Recht Verwalten oder Allgemein des Moduls Einstellungen und zusätzlich das Einstellungsrecht ihres Moduls; die Einstellungen in der Werkzeugleiste erfordern nur das Einstellungsrecht ihres Moduls:

Die Rechnungs-Einstellungen entscheiden, was die Rechnungen des Vereins enthalten: das Konto, auf das zu zahlen ist, zusätzliche Gebühren, das Layout, die Nummer, die Fälligkeiten und die Mahnungen. Sie öffnen sich über das Zahnrad des Moduls Rechnungsstellung, mit zwei Reitern, Allgemein und Mahnungen, und einer Schaltfläche Speichern (Kapitel 10: Die Einstellungen der Rechnungsstellung festlegen).

1. 1Die ReiterAllgemein und Mahnungen.
2. 2Standardbankdie Bankverbindung der neuen Rechnungen.
3. 3Aufnahmegebührein Betrag, der zur Beitragsrechnung hinzukommt.
4. 4PapierrechnungGebühren für Rechnungen, die per Post versendet werden.
5. 5Rechnungslayoutdas Layout des PDF.
6. 6Nummerierungdie Startnummer der Rechnungen.
7. 7Pro rataFakturierbare Monate (8 bis 12) und Toleranztag (0 bis 28).

• Standardbank: die Bankverbindung, die auf einer neuen Rechnung erscheint und die der Beitragslauf für alle seine Rechnungen verwendet (siehe „Die Verwaltung der Rechnungsstellung“). Eine Rechnung ohne eigenes Konto übernimmt dieses für ihren Zahlteil. Ohne Standardbank müssen Sie das Konto auf jeder Rechnung von Hand wählen, und die Beitragsrechnungen nennen kein Konto für die Zahlung: Wählen Sie sie, bevor Sie Rechnungen stellen.
• Aufnahmegebühr: eine Eintritts- oder Bearbeitungsgebühr, die als Zeile zur Beitragsrechnung hinzukommt. Aktivieren schaltet sie ein, mit Betrag und Erlöskonto. Gebührenabrechnung entscheidet, wem sie berechnet wird: Einmalig beim Beitritt (neue Mitglieder) oder Jede Saison, an alle Mitglieder (zu Saisonbeginn). Unternehmen zahlen sie nie, und ein Betrag von null fügt nichts hinzu.
• Papierrechnung: Portogebühren, die jeder Rechnung mit Versand per Post hinzugefügt werden, unter der Zeile „Papierrechnungsgebühr“. Aktivieren, dann Betrag und Erlöskonto.
• Rechnungslayout: Layout ändern… öffnet die Wahl zwischen vier Anordnungen, mit einer Vorschau (Kapitel 10: Die Einstellungen der Rechnungsstellung festlegen, Abschnitt „Das Layout wählen“). Das Layout gilt für alle Rechnungen des Vereins; eine einmalige Rechnung kann ein anderes erhalten.
• Nummerierung: die Startnummer ist die erste Rechnungsnummer. Rechnungen und Gutschriften teilen sich dieselbe Folge, und GestiClub setzt immer nach der höchsten bereits vergebenen Nummer fort. Sobald die erste Rechnung existiert, auch ein Entwurf, wird das Feld ausgegraut: Das ist der Moment, bei Bedarf die bisherige Nummernfolge des Vereins fortzuführen.
• Pro rata: für die Rechnung eines Mitglieds, das während der Saison eintritt. Fakturierbare Monate (8 bis 12): die Zahl der Monate, die eine Beitragssaison umfasst, für die Regel Anteilig fakturierbare Monate. Toleranztag (0 bis 28): der letzte Tag des Monats, an dem ein Eintritt noch den ganzen Monat zählt, für die Regel Voller Monat; 0 schaltet die Toleranz ab (Kapitel 10: Die Rechnungsstellung einrichten, Abschnitt „Die Beiträge festlegen“).

1. 1Die Fristen und das FormatZahlungsfrist (Tage), Mahnintervall (Tage) und Mahnformat.
2. 2MahngebührenGebühren aktivieren, der Betrag jeder Stufe und das Erlöskonto.

• Zahlungsfrist (Tage): die Zahl der Tage zwischen dem Datum einer Rechnung und ihrer Fälligkeit, standardmäßig 30. Sie legt das Fälligkeitsdatum der Rechnungen fest: der Beitragsrechnungen, der Buchungen, der Tests und Grade und der von Hand erstellten. Eine Rechnung, die ihre Fälligkeit überschreitet, ist überfällig und kann gemahnt werden.
• Mahnintervall (Tage): die Zeit, die zwischen zwei Mahnungen derselben Rechnung vergehen muss. Solange sie läuft, schlägt GestiClub nicht die nächste Stufe vor, sondern nur das erneute Senden der letzten Mahnung (Kapitel 10: Mahnungen).
• Mahnformat: Konsolidierte Liste: eine einzige Mahnung pro Debitor mit allen seinen fälligen Rechnungen; Pro Rechnung: eine Mahnung für jede Rechnung.
• Mahngebühren: Gebühren aktivieren fügt der Rechnung bei jeder Mahnung eine Gebührenzeile hinzu, deren Betrag von der Stufe abhängt: R1 Gebühr, R2 Gebühr, R3 Gebühr und Betreibung. Eine Stufe mit null fügt nichts hinzu, und die Gebühren einer Stufe kommen nur einmal auf eine Rechnung. Das Erlöskonto nimmt diese Gebühren auf.

Zahlungsfrist und Mahnintervall sind auch Felder, die Sie in die Texte der Rechnungsstellung einfügen können: Eine Rechnungs- oder Mahnungs-E-Mail kann so die Frist nennen, ohne dass Sie sie neu eintippen.

Das Menü Verwaltung der Werkzeugleiste des Moduls Rechnungsstellung vereint vier Listen, die Sie vor der ersten Rechnung ausfüllen (Kapitel 10: Die Rechnungsstellung einrichten).

• Bankverbindungen: die Konten, auf denen der Verein Geld erhält: Bank, PostFinance oder Kasse, mit IBAN und Inhaber. Sie sind unverzichtbar: Jede Rechnung nennt das Konto, auf das zu zahlen ist, und leitet daraus ihren Zahlteil ab; der Import des Kontoauszugs erkennt das Konto an seiner IBAN und lehnt eine Datei ab, deren IBAN keiner Bankverbindung des Vereins entspricht; und eine Zahlung lässt sich ohne Konto nicht verbuchen.
• Artikel: gebrauchsfertige Rechnungszeilen mit Preis und Erlöskonto: Sie wählen sie, statt sie neu einzutippen. Ohne Artikel geben Sie jede Zeile von Hand ein.
• Beiträge: das, was ein Mitglied in jeder Periode zahlt: Betrag, Häufigkeit, Pro-rata-Regeln, Erlöskonto. Ohne Beitrag hat der gesammelte Beitragslauf nichts abzurechnen.
• Rabatte: Ermäßigungen in Prozent oder als fester Betrag, die zusammen mit dem Beitrag eines Mitglieds gewählt werden.

Die Finanzeinstellungen bestimmen die Konten des Kontenplans, die GestiClub selbst verwendet: zum Verbuchen der Rechnungsstellung, zum Eröffnen eines Geschäftsjahrs und zu dessen Abschluss. Sie öffnen sich über das Zahnrad des Moduls Buchhaltung und gelten für alle Geschäftsjahre (Kapitel 11: Die Finanzeinstellungen).

1. 1Die AbschlusskontenErfolgsrechnung, Gewinnvortrag, Eröffnungskonto und Abschlusskonto.
2. 2Die RechnungskontenDebitoren, Ertrag, Mahnungen, Skonti, Debitorenverluste und Gutschriftenverrechnung.
3. 3Speichernspeichert die gewählten Konten.

Jedes Feld füllen Sie, indem Sie eine Nummer oder einen Teil der Bezeichnung eintippen. Die Nummern in Klammern sind die des Schweizer Plans; in einem anderen Land schlägt GestiClub die Konten seines Plans vor.

• Rechnungskonten: sie entscheiden, wohin Verbuchen die Buchungen schreibt. Debitoren nimmt die unbezahlten Rechnungen auf (1100). Ertrag nimmt eine Rechnungszeile ohne Erlöskonto auf (3400). Skonti nimmt den Gesamtrabatt einer Rechnung und den als Skonto aufgegebenen Restbetrag auf, Debitorenverluste den als Verlust aufgegebenen Restbetrag (Kapitel 10: Zahlungen erfassen). Gutschriftenverrechnung ist das Verrechnungskonto der Gutschriften (2005). Bleiben Debitoren, Ertrag oder Gutschriftenverrechnung leer, verwendet GestiClub die Nummer des Schweizer Plans in Klammern: In einem anderen Land füllen Sie diese drei Felder aus.
• Abschlusskonten: sie dienen der Eröffnung und dem Abschluss eines Geschäftsjahrs. Erfolgsrechnung (2979) erhält beim Eröffnen des folgenden Geschäftsjahrs den Gewinn oder Verlust des vorherigen; Gewinnvortrag (2970) ist das Konto, auf das dieses Ergebnis anschließend übertragen wird; Eröffnungskonto (9100) ist das Gegenkonto der Eröffnungsbuchungen; Abschlusskonto (9101) ist das Abschlusskonto des Plans.

Die Mahngebühren nehmen ihr Erlöskonto aus dem Reiter Mahnungen der Rechnungs-Einstellungen (siehe „Die Rechnungs-Einstellungen“).

Die Schaltfläche Einstellungen in der Werkzeugleiste des Moduls Veranstaltungen & Buchungen regelt die Warnungen, die der Verein erhält, wenn sich Mitglieder anmelden, und die Ankündigung neuer Veranstaltungen (Kapitel 9: Warnungen und Texte).

1. 1Die Empfängerzur Erinnerung: Die Warnungen gehen an die unter Allgemeine Einstellungen › Benachrichtigungen › Buchungs-Benachrichtigungen gewählten Funktionen.
2. 2Die fünf WarnungenNeue Anmeldung, Stornierung, Zeitfenster ausgebucht, Letzte Karteneinheit und Veranstaltung validiert.
3. 3Mitglieder über eine neue Veranstaltung informierendie Ankündigung einer einfachen Veranstaltung an die Mitglieder der Zielgruppen.
4. 4Link zur Kartenerneuerungdas Formular, das dem Mitglied mit aufgebrauchter Karte angeboten wird.
5. 5Die Textewerden über das Zahnrad bearbeitet.
6. 6Speichernspeichert die Einstellungen.

• Die fünf Warnungen: anfangs alle aktiviert; schalten Sie einen Schalter aus, um die Warnung nicht mehr zu erhalten. Neue Anmeldung und Stornierung melden jede Anmeldung oder Stornierung eines Mitglieds; Zeitfenster ausgebucht, wenn ein Zeitfenster keinen Platz mehr hat; Letzte Karteneinheit, wenn ein Mitglied die letzte Einheit seiner Mehrfachkarte verwendet; Veranstaltung validiert, wenn eine einfache Veranstaltung abgeschlossen wird. Sie kommen per E-Mail und, für Empfänger mit Zugang, als Benachrichtigung. Ohne gewählte Funktion unter Buchungs-Benachrichtigungen wird keine Warnung gesendet (siehe „Benachrichtigungen“).
• Letzte Karteneinheit sendet zusätzlich eine Nachricht an das Mitglied, dass seine Karte aufgebraucht ist: Der Link zur Kartenerneuerung ist der Link des Formulars, der in diese Nachricht eingefügt wird; bleibt er leer, hat die Nachricht keinen Link.
• Mitglieder über eine neue Veranstaltung informieren: anfangs deaktiviert, weil es sich um einen Versand an alle Mitglieder handelt. Aktiviert, informiert es beim Erstellen einer einfachen Veranstaltung die Mitglieder der Zielgruppen per E-Mail und Benachrichtigung; eine Veranstaltung ohne Zielgruppe sendet nichts.

Die E-Mails, die GestiClub selbst sendet, haben jeweils einen Text, den der Verein an seinen Ton anpassen kann. Die Texte bearbeiten Sie über das Zahnrad, mit dem Eintrag des geöffneten Moduls:

• Texte für die Fakturierung: die E-Mails der Rechnungen, Beiträge und Mahnungen, die internen Nachrichten wie die Übersicht der Mahnungen und die auf die PDF gedruckten Bezeichnungen (Kapitel 10: Die Einstellungen der Rechnungsstellung festlegen, Abschnitt „Die Texte anpassen“).
• Texte für die Kontakte: die E-Mails zur Bestätigung und Einladung, unten vorgestellt.
• Formular-Texte: die Texte, die jedes neue Formular erhält: die Willkommens-E-Mail, die Bestätigung der Wiederanmeldung und die Benachrichtigung an die Verantwortlichen. Ein leerer Text in einem Formular wird durch diesen ersetzt (Kapitel 4: E-Mail-Texte).
• Texte für die Veranstaltungen: die drei Buchungs-E-Mails (aufgebrauchte Karte, an die Kontaktperson gesendete Liste, Ankündigung einer Veranstaltung) und Betreff und Inhalt jeder der fünf Warnungen (Kapitel 9: Warnungen und Texte).
• Agenda-Texte: die Einladung (Betreff, Inhalt und Signatur) und die Erinnerung (Betreff und Inhalt), die an die Teilnehmer gesendet werden (Kapitel 8: Die Texte des Kalenders).

Jedes Fenster funktioniert gleich. Sie wählen einen Text in der Liste links; unter seinem Namen erklärt ein Satz, wozu er dient. Sie bearbeiten ihn im Editor, setzen mit Feld einfügen eine Angabe ein, die beim Versand ausgefüllt wird, und klicken dann auf Speichern. Standard wiederherstellen übernimmt wieder den ursprünglichen Text; einen geänderten Text erkennen Sie an seiner orangen Farbe in der Liste und am Abzeichen Geändert. Betreff und Inhalt einer E-Mail sind zwei getrennte Einträge, die jeweils gespeichert werden.

Texte für die Kontakte: das Fenster öffnet sich über das Zahnrad des Moduls Kontakte. Die neun Nachrichten, die es enthält, stehen unter Mitglieder-E-Mails, außer der letzten, die unter Interne Mitteilungen steht:

1. 1Mitglieder-E-Mailsdie E-Mails an Mitglieder oder ihre Eltern.
2. 2Interne Mitteilungendie Nachricht an die Personen, die für die Benachrichtigungen zuständig sind.
3. 3Der gewählte Textsein Name und ein Satz, der sagt, wozu er dient und welche Felder er enthalten muss.
4. 4Feld einfügen und SpeichernFeld einfügen setzt an der Stelle des Cursors eine Angabe ein; Speichern behält den Text.
5. 5Der Editorder Text mit seiner Formatierung. Die Felder stehen in geschweiften Klammern, zum Beispiel {member.firstname}.

• Profilbestätigung: die E-Mail, die ein Mitglied oder das Elternteil, das Hauptkontakt eines Minderjährigen ist, bittet, seine Daten zu prüfen. Sie enthält die Schaltfläche Mein Profil bestätigen. Sie wird gesendet, wenn beim Hinzufügen eines Mitglieds das Kästchen Profilbestätigung erforderlich angehakt ist, und mit Für die Auswahl › Validierung senden (Kapitel 3: Aktionen für die Auswahl, Abschnitt „Die Validierung senden“). Sie muss {validation.link} und {validation.expires_in_days} enthalten: Der Link ist 7 Tage gültig.
• Profil bestätigt: Bestätigung: die Bestätigungs-E-Mail, die gesendet wird, sobald das Profil bestätigt ist. Sie muss {validation.login_link} enthalten, den Link zur Anmeldeseite.
• Willkommen im Verein: die Willkommens-E-Mail für ein Mitglied, das ohne Profilbestätigung hinzugefügt wurde: eine einfache Nachricht, ohne Link.
• Einladung verwaltender Elternteil: die Einladung an ein Elternteil oder eine gesetzliche Vertretung, die das Profil des Kindes bearbeiten darf, um ihren Zugang zu GestiClub zu erstellen. Sie muss {invitation.link} und {invitation.expires_in_days} enthalten: Der Link ist 7 Tage gültig.
• Einladung Mitgliederbereich: die Einladung an ein Kind, das selbstständig wird und eine eigene E-Mail-Adresse hat, über die Schaltfläche Einladen … ein Konto zu erstellen in seinem Eintrag. Sie muss {invitation.link} enthalten.
• Verwaltungsrecht entzogen: die E-Mail an ein Elternteil, dem der Verein das Recht entzieht, das Profil eines Kindes zu bearbeiten. Sie muss {child.firstname} und {actor.name} enthalten.
• Austritt: Kontoauszug an das Mitglied: die E-Mail an ein Mitglied, das austritt, obwohl es noch offene Rechnungen hat, mit seinem Kontoauszug als Anhang.
• Austritt: Bestätigung an das Mitglied: die Bestätigungs-E-Mail an ein Mitglied, das ohne offene Rechnung austritt, wenn das Kästchen Austrittsbestätigung an das Mitglied senden in den allgemeinen Einstellungen angehakt ist (siehe „Der Austritt“).
• Austritt: Kopie an die Buchhaltung: die Kopie des Austritts-Kontoauszugs, die an die unter Rechnungs-Benachrichtigungen gewählten Personen geht, wenn das Mitglied offene Rechnungen hatte (siehe „Benachrichtigungen“).

Drei Module haben weitere Einstellungen, die aber im Modul selbst vorgenommen werden:

• Die Anmeldeformulare: jedes Formular hat eigene Einstellungen: Saison, Gruppen, Beitrag, Rolle und Status der neuen Mitglieder, öffentlicher Link, Texte und Empfänger der Benachrichtigungen (Kapitel 4: Ein Formular erstellen, Abschnitt „Die Einstellungen ändern“).
• Die Laufwerke in Dokumente: jedes Laufwerk ist öffentlich oder privat, mit seinen Zugriffsgruppen (Kapitel 6: Laufwerke erstellen und einstellen).
• Der Testkatalog: die Tests und Grade, die die Mitglieder ablegen, mit ihrem Preis (Kapitel 5: Der Testkatalog).