Das erste Geschäftsjahr

Solange kein Geschäftsjahr existiert, muss die Buchhaltung noch eingerichtet werden. Die erste Einrichtung erstellt das Start-Geschäftsjahr, installiert den Kontenplan und legt die Buchhaltungsmethode des Vereins fest: Das ist die wichtigste Wahl des Moduls, denn sie entscheidet, was der Verein erfasst und was die Buchhaltung ihm zeigt.

Beim ersten Zugriff auf Buchhaltung öffnet GestiClub den Assistenten Neues Geschäftsjahr. Er öffnet sich genauso beim ersten Zugriff auf Rechnungsstellung: Sobald das Geschäftsjahr erstellt ist, kehren Sie dorthin zurück, wo Sie waren.

1. 1Bezeichnungder Name des Geschäftsjahrs, aus den Daten vorgeschlagen („Geschäftsjahr 2026-2027“).
2. 2Beginn und Endeder Beginn ist ausgegraut: GestiClub berechnet ihn aus dem Saisonbeginn des Vereins (Kapitel 12: Allgemeine Einstellungen). Das Ende wird ein Jahr später minus einen Tag vorgeschlagen; Sie können es ändern, aber ein Geschäftsjahr darf nicht länger als 18 Monate dauern.
3. 3Buchhaltungsmethodedrei Möglichkeiten, im nächsten Abschnitt erklärt.
4. 4Währung und Kontenplanvorlagedie Währung des Vereins und der Kontenplan, der installiert wird; er hängt vom Land und von der Sprache des Vereins ab sowie von der gewählten Methode: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung installiert einen verkürzten Plan.
5. 5Geschäftsjahr erstellenerstellt das Geschäftsjahr, installiert seinen Kontenplan und zeigt es an.

Der Assistent hat weder Kreuz noch Schaltfläche Abbrechen: Das Modul öffnet sich erst, wenn das erste Geschäftsjahr erstellt ist. Das Geschäftsjahr beginnt ohne Buchung; um die Salden von Kasse und Bank am ersten Tag zu übernehmen, siehe „Die Eröffnungsbilanz“.

Personen ohne das Recht Abschluss sehen nicht den Assistenten, sondern die Meldung Buchhaltung nicht eingerichtet: „Die Buchhaltung wurde noch nicht eingerichtet. Bitten Sie einen Administrator, sie zu initialisieren, bevor Sie darauf zugreifen.“ Die Schaltfläche Verstanden bringt sie zum Dashboard zurück.

Die Methode wählen Sie durch einen Klick auf eines der drei Felder. Sie entscheidet über drei Dinge: was der Verein erfasst, was Kontenplan und Berichte zeigen und was Verbuchen aus der Rechnungsstellung übernimmt (Kapitel 10: Die Rechnungsstellung verbuchen).

Nehmen Sie einen Beitrag von 270 Franken, im September in Rechnung gestellt und im November bezahlt.

• Doppelte Buchhaltung mit Debitoren: das ist die vollständige Buchhaltung. Im September kommt die Rechnung ins Journal: 270 Franken auf das Debitorenkonto, gegen die Ertragskonten. Im November leert die Zahlung das Debitorenkonto zugunsten der Bank. Dazwischen zeigt die Bilanz, was die Mitglieder noch schulden: Die offenen Posten sind in der Buchhaltung selbst ablesbar.
• Doppelte Buchhaltung ohne Debitoren: die Buchhaltung ist ebenfalls vollständig (Kontenplan, Bilanz, Abgrenzungen), verfolgt aber die offenen Posten nicht. Im September wird nichts verbucht. Im November wird die Zahlung verbucht: auf der einen Seite die Bank, auf der anderen die Ertragskonten. Der Ertrag zählt, wenn das Geld eingeht.
• Einnahmen-Ausgaben: die Buchhaltung führt nur das Geld, das ein- und ausgeht, die Kasse und die Bankkonten. Sie erfassen Ausgaben und Einnahmen, ohne in Soll und Haben zu denken (siehe „In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung“). Wie bei der doppelten Buchhaltung ohne Debitoren wird die Rechnung vom September nicht verbucht, die Zahlung vom November aber schon.

Bei allen drei Methoden bleibt die Liste Debitoren der Rechnungsstellung (Kapitel 10: Die Seite Debitoren) verfügbar: Sie verfolgt die unbezahlten Rechnungen, ob die Buchhaltung sie übernimmt oder nicht.

1. 1Einnahmen-Ausgabendas gewählte Feld: „Buchung bei Zahlung. Ideal für kleine Vereine.“
2. 2Der WarnhinweisSie können in einem späteren Geschäftsjahr zur doppelten Buchhaltung wechseln, die Rückkehr zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist danach aber nicht mehr möglich. Er erscheint nur bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Welche wählen?

• Wenn der Verein mit GestiClub Rechnungen stellt (Beiträge, Kurse, Veranstaltungen) und seine offenen Posten in der Buchhaltung sehen möchte, wählen Sie Doppelte Buchhaltung mit Debitoren. Das ist die empfohlene Wahl: Es ist die einzige Methode, bei der jede ausgestellte Rechnung verbucht wird und die Bilanz damit zeigt, was der Verein in Rechnung gestellt und noch nicht eingenommen hat.
• Wenn der Verein eine vollständige Buchhaltung möchte, die aber beim Zahlungseingang erfasst wird, wählen Sie Doppelte Buchhaltung ohne Debitoren.
• Wenn der Verein klein ist, nur eine Kasse und ein Bankkonto führt und ihm eine Liste der Einnahmen und Ausgaben genügt, wählen Sie Einnahmen-Ausgaben.

Ein Verein, der mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung begonnen hat, kann zur doppelten Buchhaltung wechseln, wenn seine Buchhaltung wächst: Er tut das beim Eröffnen des folgenden Geschäftsjahrs, denn die Methode ändert sich nur beim Eröffnen eines neuen Geschäftsjahrs. Klicken Sie auf Geschäftsjahre › Neues Geschäftsjahr und dann auf Ja. Wird das vorherige Geschäftsjahr als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geführt, bietet das Feld Buchhaltungsmethode im Fenster die drei Methoden an, mit Einnahmen-Ausgaben vorausgewählt.

1. 1Die MethodenEinnahmen-Ausgaben behält die aktuelle Methode; Doppelte Buchhaltung mit Debitoren oder Doppelte Buchhaltung ohne Debitoren lässt den Verein zur doppelten Buchhaltung wechseln.
2. 2Diese Aktion ist unwiderruflich.der Warnhinweis, der erscheint, sobald eine doppelte Buchhaltung gewählt ist.

Klicken Sie auf Geschäftsjahr erstellen: GestiClub fragt ein letztes Mal nach, Wechsel zur doppelten Buchhaltung bestätigen?, mit Abbrechen und Bestätigen. Das neue Geschäftsjahr erhält dann den vollständigen Kontenplan aus der Vorlage des Vereins, ohne Budget, anstelle des verkürzten Plans der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, und übernimmt die Bilanzsalden und das Ergebnis des vorherigen Geschäftsjahrs als Eröffnungsbuchungen. Auf der Seite der Rechnungsstellung:

• Mit Debitoren: es werden keine Debitoren übernommen, da die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung keine führt. Ab dem neuen Geschäftsjahr verbucht Verbuchen die versendeten Rechnungen auf den Debitorenkonten und dann ihre Zahlungen.
• Ohne Debitoren: bei der Rechnungsstellung ändert sich nichts: Nur die Zahlungen werden verbucht, wie bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Das Geschäftsjahr mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bleibt offen: Sie schließen dort die Buchungen der Saison ab und schließen es dann ab (siehe „Ein Geschäftsjahr abschließen“). Der Abschluss berechnet dann die Eröffnungsbuchungen des neuen Geschäftsjahrs neu. Nach dem Wechsel bleiben die folgenden Geschäftsjahre in der doppelten Buchhaltung, ohne Rückkehr.