Les paramètres des modules

Plusieurs modules ont leurs propres réglages, en dehors de la fenêtre Paramètres. Ils s'ouvrent depuis la roue dentée ou depuis la barre d'outils du module. Les entrées de la roue dentée demandent le droit Gérer ou le droit Généraux du module Paramètres, et en plus le droit de réglages de leur module ; les réglages de la barre d'outils ne demandent que le droit de réglages de leur module :

Les Paramètres facturation décident de ce que contiennent les factures que le club émet : le compte à payer, les frais ajoutés, la mise en page, le numéro, les échéances et les rappels. Ils s'ouvrent par la roue dentée du module Facturation, avec deux onglets, Généralités et Rappels, et un bouton Enregistrer (chapitre 10 : Régler les paramètres de facturation).

1. 1Les ongletsGénéralités et Rappels.
2. 2Banque par défautl'établissement financier des nouvelles factures.
3. 3Finance d'inscriptionun montant ajouté à la facture de cotisations.
4. 4Facture papierdes frais ajoutés aux factures envoyées par la poste.
5. 5Modèle de facturela mise en page du PDF.
6. 6Numérotationle Numéro de départ des factures.
7. 7ProrataMois facturables (8 à 12) et Seuil mois de grâce (0 à 28).

• Banque par défaut : l'établissement financier qui apparaît sur une nouvelle facture, et que la facturation des cotisations utilise pour toutes ses factures (voir « La gestion de la facturation »). Une facture qui n'a pas de compte propre prend celui-ci pour sa section de paiement. Sans banque par défaut, il faut choisir le compte à la main sur chaque facture, et les factures de cotisations n'indiquent aucun compte à payer : choisissez-la avant de facturer.
• Finance d'inscription : un droit d'entrée ou de dossier, ajouté comme une ligne à la facture de cotisations. Activer le met en service, avec son Montant et son Compte produit. Facturation de la finance décide à qui : Une seule fois, à l'inscription (nouveaux membres), ou Chaque saison, à tous les membres (en début de saison). Les entreprises ne la paient jamais, et un montant à zéro n'ajoute rien.
• Facture papier : des frais de port ajoutés à chaque facture dont le mode d'envoi est Postal, sous la ligne « Frais facture papier ». Activer, puis Montant et Compte produit.
• Modèle de facture : Modifier le modèle… ouvre le choix entre quatre dispositions, avec un aperçu (chapitre 10 : Régler les paramètres de facturation, partie « Choisir la mise en page »). Le modèle s'applique à toutes les factures du club ; une facture ponctuelle peut en prendre un autre.
• Numérotation : le Numéro de départ est le premier numéro de facture. Les factures et les notes de crédit partagent la même suite, et GestiClub continue toujours après le plus grand numéro déjà donné. Dès que la première facture existe, même un brouillon, le champ se grise : c'est le moment de reprendre, si besoin, la suite de l'ancienne numérotation du club.
• Prorata : pour la facture d'un membre qui arrive en cours de saison. Mois facturables (8 à 12) : le nombre de mois que couvre une saison de cotisation, pour la règle Prorata mois facturables. Seuil mois de grâce (0 à 28) : le dernier jour du mois où une arrivée compte encore le mois entier, pour la règle Mois complet ; 0 désactive le seuil (chapitre 10 : Configurer la facturation, partie « Définir les cotisations »).

1. 1Les délais et le formatDélai de paiement (jours), Délai entre rappels (jours) et Format des rappels.
2. 2Frais de rappelActiver frais, le montant de chaque niveau et le Compte produit.

• Délai de paiement (jours) : le nombre de jours entre la date d'une facture et son échéance, 30 par défaut. Il fixe la date d'échéance des factures : celles de la facturation des cotisations, celles des réservations, celles des tests et grades et celles que l'on crée à la main. Une facture qui dépasse son échéance est en retard et peut être relancée.
• Délai entre rappels (jours) : le temps à laisser passer entre deux rappels d'une même facture. Tant qu'il court, GestiClub ne propose pas le niveau suivant, seulement de renvoyer le dernier rappel (chapitre 10 : Les rappels).
• Format des rappels : Liste consolidée : un seul rappel par débiteur, qui reprend toutes ses factures échues ; Par facture : un rappel pour chaque facture.
• Frais de rappel : Activer frais ajoute à la facture une ligne de frais à chaque rappel, dont le montant dépend du niveau : Frais R1, Frais R2, Frais R3 et Mise en demeure. Un niveau à zéro n'ajoute rien, et les frais d'un niveau ne s'ajoutent qu'une fois à une facture. Le Compte produit reçoit ces frais.

Le Délai de paiement et le Délai entre rappels sont aussi des champs que l'on insère dans les textes de la facturation : un e-mail de facture ou de rappel peut ainsi indiquer le délai sans qu'on le retape.

Le menu Gestion de la barre d'outils du module Facturation réunit quatre listes à remplir avant la première facture (chapitre 10 : Configurer la facturation).

• Établissements financiers : les comptes sur lesquels le club reçoit l'argent : banque, PostFinance ou caisse, avec leur IBAN et leur titulaire. Ils sont indispensables : chaque facture indique le compte sur lequel payer et en tire sa section de paiement ; l'import du relevé bancaire reconnaît le compte grâce à son IBAN, et refuse un fichier dont l'IBAN ne correspond à aucun établissement du club ; enfin, un paiement ne peut pas être comptabilisé sans compte.
• Articles : les lignes de facture prêtes à l'emploi, avec leur prix et leur compte produit : on les choisit au lieu de les retaper. Sans article, on saisit chaque ligne à la main.
• Cotisations : ce que paie un membre à chaque période : montant, fréquence, règles de prorata, compte produit. Sans cotisation, la facturation en lot n'a rien à facturer.
• Remises : des réductions en pourcentage ou en montant fixe, que l'on choisit avec la cotisation d'un membre.

Les Paramètres finances désignent les comptes du plan comptable que GestiClub utilise de lui-même : pour comptabiliser la facturation, pour ouvrir un exercice et pour le boucler. Ils s'ouvrent par la roue dentée du module Comptabilité, et valent pour tous les exercices (chapitre 11 : Les Paramètres finances).

1. 1Les comptes de clôtureCompte de résultat, Report du résultat, Compte d'ouverture et Compte de clôture.
2. 2Les comptes de facturationDébiteurs, Produits, Rappels, Escomptes, Pertes sur débiteurs et Compensation NC.
3. 3Enregistrerenregistre les comptes choisis.

Chaque champ se remplit en tapant un numéro ou un bout de désignation. Les numéros entre parenthèses sont ceux du plan suisse ; dans un autre pays, GestiClub propose les comptes de son plan.

• Comptes de facturation : ils décident où Comptabiliser passe les écritures. Débiteurs reçoit les factures impayées (1100). Produits reçoit une ligne de facture qui n'a pas de compte produit (3400). Escomptes reçoit la remise globale d'une facture et le solde abandonné en escompte, Pertes sur débiteurs le solde abandonné en perte (chapitre 10 : Encaisser les paiements). Compensation NC est le compte de régulation des notes de crédit (2005). Si Débiteurs, Produits ou Compensation NC restent vides, GestiClub utilise le numéro du plan suisse indiqué entre parenthèses : dans un autre pays, remplissez ces trois champs.
• Comptes de clôture : ils servent à l'ouverture et au bouclement d'un exercice. Compte de résultat (2979) reçoit le bénéfice ou la perte de l'exercice précédent à l'ouverture du suivant ; Report du résultat (2970) est le compte vers lequel ce résultat est ensuite viré ; Compte d'ouverture (9100) est la contrepartie des écritures d'ouverture ; Compte de clôture (9101) est le compte de clôture du plan.

Les frais de rappel prennent leur compte produit dans l'onglet Rappels des Paramètres facturation (voir « Les paramètres de facturation »).

Le bouton Paramètres de la barre d'outils du module Événements & réservations règle les alertes envoyées au club quand des membres s'inscrivent, et l'annonce des nouveaux événements (chapitre 9 : Les alertes et les textes).

1. 1Les destinatairesrappel : les alertes vont aux fonctions choisies dans Paramètres généraux › Notifications › Notifications réservations.
2. 2Les cinq alertesNouvelle inscription, Annulation, Créneau complet, Dernière séance de carte et Événement validé.
3. 3Notifier les membres d'un nouvel événementl'annonce d'un événement simple aux membres des groupes ciblés.
4. 4Lien de renouvellement de cartele formulaire proposé au membre dont la carte est épuisée.
5. 5Les textesse modifient dans la roue dentée.
6. 6Enregistrerenregistre les réglages.

• Les cinq alertes : toutes activées au départ ; désactivez un interrupteur pour ne plus recevoir l'alerte. Nouvelle inscription et Annulation préviennent à chaque inscription ou annulation d'un membre ; Créneau complet quand un créneau n'a plus de place ; Dernière séance de carte quand un membre utilise la dernière séance de sa carte multisession ; Événement validé quand un événement simple est clôturé. Elles arrivent par e-mail, et en notification pour les destinataires qui ont un accès. Sans fonction choisie dans Notifications réservations, aucune alerte ne part (voir « Les notifications »).
• Dernière séance de carte envoie en plus un message au membre, pour lui dire que sa carte est épuisée : le Lien de renouvellement de carte est le lien du formulaire inséré dans ce message ; laissé vide, le message n'a pas de lien.
• Notifier les membres d'un nouvel événement : désactivé au départ, parce que c'est un envoi à tous les membres. Activé, il prévient par e-mail et par notification les membres des groupes ciblés, à la création d'un événement simple ; un événement sans groupe ciblé n'envoie rien.

Les e-mails que GestiClub envoie de lui-même ont chacun un texte, que le club peut adapter à son ton. Les textes se modifient dans la roue dentée, par l'entrée du module ouvert :

• Textes de la facturation : les e-mails des factures, des cotisations et des rappels, les messages internes comme le récapitulatif des rappels, et les libellés imprimés sur les PDF (chapitre 10 : Régler les paramètres de facturation, partie « Personnaliser les textes »).
• Textes des contacts : les e-mails de validation et d'invitation, présentés ci-dessous.
• Textes des formulaires : les textes que reçoit chaque nouveau formulaire : l'e-mail de bienvenue, la confirmation de réinscription et la notification aux responsables. Un texte vide dans un formulaire est remplacé par celui-ci (chapitre 4 : Textes des e-mails).
• Textes des événements : les trois e-mails de réservation (carte épuisée, liste envoyée au contact, annonce d'un événement) et le sujet et le corps de chacune des cinq alertes (chapitre 9 : Les alertes et les textes).
• Textes de l'agenda : l'invitation (sujet, corps et signature) et le rappel (sujet et corps) envoyés aux participants (chapitre 8 : Les textes de l'agenda).

Chaque fenêtre fonctionne de la même façon. On choisit un texte dans la liste de gauche ; sous son nom, une phrase explique à quoi il sert. On le modifie dans l'éditeur, on place une donnée qui se remplit à l'envoi avec Insérer un champ, puis on clique sur Enregistrer. Restaurer le défaut reprend le texte d'origine ; un texte modifié se reconnaît à sa couleur orange dans la liste et au badge Modifié. Le sujet et le corps d'un e-mail sont deux entrées distinctes, à enregistrer chacune.

Textes des contacts : la fenêtre s'ouvre par la roue dentée du module Contacts. Les neuf messages qu'elle réunit sont rangés sous Emails aux membres, sauf le dernier, sous Notifications internes :

1. 1Emails aux membresles e-mails envoyés à des membres ou à leurs parents.
2. 2Notifications internesle message envoyé aux personnes chargées des notifications.
3. 3Le texte choisison nom, et une phrase qui dit à quoi il sert et quels champs il doit contenir.
4. 4Insérer un champ et EnregistrerInsérer un champ place une donnée à l'endroit du curseur ; Enregistrer garde le texte.
5. 5L'éditeurle texte, avec sa mise en forme. Les champs s'écrivent entre accolades, par exemple {member.firstname}.

• Validation du profil : l'e-mail qui demande à un membre, ou au parent contact principal d'un mineur, de vérifier ses données. Il contient le bouton Valider mon profil. Il part quand la case Doit valider son profil est cochée à l'ajout d'un membre, et avec Pour la sélection › Envoyer la validation (chapitre 3 : Actions sur la sélection, partie « Envoyer la validation »). Il doit contenir {validation.link} et {validation.expires_in_days} : le lien est valable 7 jours.
• Profil validé : confirmation : l'e-mail de confirmation, envoyé dès que le profil est validé. Il doit contenir {validation.login_link}, le lien vers la page de connexion.
• Bienvenue au club : l'e-mail de bienvenue d'un membre ajouté sans validation de profil : un simple message, sans lien.
• Invitation parent gestionnaire : l'invitation envoyée à un parent ou responsable légal qui peut modifier le profil de l'enfant, pour créer son accès à GestiClub. Elle doit contenir {invitation.link} et {invitation.expires_in_days} : le lien est valable 7 jours.
• Invitation à l'espace membre : l'invitation envoyée à un enfant qui devient autonome et qui a sa propre adresse e-mail, avec le bouton Inviter … à créer son compte de sa fiche. Elle doit contenir {invitation.link}.
• Retrait du droit de gestion : l'e-mail envoyé à un parent à qui le club retire le droit de modifier le profil d'un enfant. Il doit contenir {child.firstname} et {actor.name}.
• Démission : relevé au membre : l'e-mail envoyé à un membre qui démissionne alors qu'il a encore des factures ouvertes, avec son relevé de compte en pièce jointe.
• Démission : confirmation au membre : l'e-mail de confirmation envoyé à un membre qui démissionne sans facture ouverte, quand la case Envoyer une notification de démission au membre des paramètres généraux est cochée (voir « La démission »).
• Démission : copie comptabilité : la copie du relevé de démission, envoyée aux personnes choisies dans Notifications facturation quand le membre avait des factures ouvertes (voir « Les notifications »).

Trois modules ont encore des réglages, mais ils se font dans le module lui-même :

• Les formulaires d'inscription : chaque formulaire a ses propres paramètres : saison, groupes, cotisation, rôle et statut des nouveaux membres, lien public, textes et destinataires des notifications (chapitre 4 : Créer un formulaire, partie « Modifier les paramètres »).
• Les disques de Documents : chaque disque est public ou privé, avec ses groupes d'accès (chapitre 6 : Créer et régler les disques).
• Le catalogue des tests : les tests et grades que les membres passent, avec leur prix (chapitre 5 : Le catalogue des tests).