Paramètres généraux

L'onglet Paramètres généraux règle la saison du club, les formats d'affichage, le téléphone, le fuseau horaire, et quelques règles de fonctionnement : l'accès des membres, le représentant légal, Jeunesse+Sport et la démission. À la création du club, GestiClub applique les réglages habituels de son pays (saison, formats, indicatif téléphonique, fuseau horaire) ; vous les ajustez ici.

1. 1Dates de saisonDébut de saison et Fin de saison, chacune avec son mois et son jour.
2. 2FormatsFormat de date, Format d'heure, Format des montants et Devise, grisée.
3. 3TéléphonePays (format de téléphone) et Afficher l'indicatif pays.
4. 4Fuseau horairele fuseau dont dépendent les heures et les envois planifiés.

La saison est la période sur laquelle le club compte ses cotisations et ses inscriptions. On règle le jour et le mois de son Début de saison et de sa Fin de saison. Seuls le jour et le mois comptent : la fin tombe toujours après le début, l'année suivante si besoin. Les deux dates ne peuvent pas être identiques. À la création du club, la saison va du 1er septembre au 31 août (au 30 juin en France, en Italie et en Belgique).

La saison commande beaucoup de choses, et c'est pourquoi ces dates comptent :

• La facturation. Les périodes des cotisations se découpent à partir du début de saison : pour une cotisation trimestrielle ou semestrielle, la saison doit se partager en 4 ou en 2 périodes de mois entiers. Les filtres des factures acquittées (Acquittées saison, Acquittées saison préc.) en dépendent aussi (chapitre 10 : Facturation).
• Les formulaires. Une inscription porte la saison où elle est faite, et la liste des formulaires compte les inscriptions de la saison en cours (chapitre 4 : Formulaires & inscriptions).
• Les contacts. L'onglet Finances d'un contact affiche ses factures et ses paiements saison par saison (chapitre 3 : Contacts).
• L'agenda. Une nouvelle série se termine par défaut à la fin de la saison où elle commence (chapitre 8 : Créer un événement, partie « Créer une série »).
• Les tests et grades. La liste des passages s'ouvre sur la saison en cours (chapitre 5 : Tests & grades).
• Le tableau de bord. Ses widgets de revenus et de membres se calculent par saison.
• La comptabilité. Le premier exercice commence au début de saison, et la plage de dates proposée dans les filtres est celle de la saison (chapitre 11 : Le premier exercice).

Les formats ne changent que l'affichage ; les montants sont toujours enregistrés au centime près.

• Format de date : 31.12.2025, 31/12/2025 ou 2025-12-31.
• Format d'heure : 24 heures (14:30) ou 12 heures (02:30 PM).
• Format des montants : 1'234.50, 1 234,50 ou 1.234,50.
• Devise : grisée : la devise suit le pays de facturation du club (CHF ou EUR).

Ils s'appliquent à toute l'interface, aux factures en PDF et aux PDF de la comptabilité. L'import de contacts lit aussi les dates de son fichier dans le Format de date du club (chapitre 3 : Importer des contacts (Excel / CSV)).

Pays (format de téléphone) indique comment présenter les numéros de téléphone du club : Suisse (+41), France (+33), Belgique (+32), Allemagne (+49), Autriche (+43), Italie (+39), Espagne (+34) ou Portugal (+351). Chaque entrée montre un numéro d'exemple, par exemple « Suisse (+41) : +41 32 841 57 92 ». Le pays choisi est l'indicatif proposé pour un nouveau numéro de téléphone.

Afficher l'indicatif pays, coché par défaut, affiche les numéros du pays du club avec leur indicatif (+41 78 555 25 63). Décoché, ils s'affichent comme on les compose chez soi (078 555 25 63) ; les numéros d'un autre pays gardent toujours leur indicatif.

Le Fuseau horaire (Europe/Zurich par défaut, parmi dix fuseaux européens) règle l'heure dans tout GestiClub : les heures affichées, les envois automatiques de la facturation et l'annonce d'un nouvel événement de réservation.

1. 1Accès des membresRôle par défaut des nouveaux membres et Statut de membre par défaut.
2. 2Représentant légalExiger un représentant légal en dessous de 16, 17 ou 18 ans.
3. 3Jeunesse+Sport (J+S)Club affilié à J+S, pour les clubs suisses.
4. 4DémissionEnvoyer une notification de démission au membre.

Ces deux réglages servent de valeurs par défaut :

• Rôle par défaut des nouveaux membres : le rôle donné au compte de connexion d'une personne qui n'a pas de rôle propre, quand sa fiche est validée ou quand elle est invitée à créer son accès. La liste propose le rôle Membre et les rôles créés par le club, jamais un rôle de gestion : ce rôle est donné à chaque nouveau membre et à chaque parent qui ouvre un accès. Laissé vide, c'est le rôle Membre. Les formulaires d'inscription ont chacun leur propre rôle et leur propre statut (chapitre 4 : Formulaires & inscriptions).
• Statut de membre par défaut : le statut donné à un ancien membre quand vous cliquez sur Réactiver le membre (chapitre 3 : Démission et réactivation d'un membre). Laissé vide, c'est Membre actif.

Exiger un représentant légal en dessous de fixe l'âge en dessous duquel la fiche d'un membre doit comporter au moins un parent ou représentant légal : 16, 17 ou 18 ans. À 18 ans, la valeur par défaut, tout mineur doit en avoir un. Choisir 16 ou 17 ans permet au club d'enregistrer sans parent un jeune de 16 ou 17 ans : ses factures et la demande de validation de son profil partent alors à sa propre adresse, et non à celle d'un parent. Le réglage ne peut pas aller en dessous de 16 ans.

Il s'applique aux fiches saisies par le club et à la validation du profil. Les formulaires d'inscription publics l'ignorent : ils exigent toujours un parent pour une personne de moins de 18 ans (chapitre 4 : Ce que voit la personne qui s'inscrit).

Club affilié à J+S est coché par défaut pour un club suisse. Il décide de deux choses :

• Coché : le N° AVS, la Nationalité et le Pays deviennent obligatoires à la validation du profil d'un membre, parce que J+S les exige. Les outils J+S sont proposés : le N° J+S de la fiche, le champ Cours J+S de l'agenda, l'export J+S des contacts et celui des présences vers la BDNS (chapitres 3 : Exporter des contacts, partie « Exporter vers J+S » et 8 : Exporter les présences, partie « Vers J+S »).
• Décoché : ces champs deviennent facultatifs et les outils J+S disparaissent.

Décochez la case si votre club n'est pas affilié à J+S : sinon, vous demanderiez à vos membres des données dont vous n'avez pas besoin.

Envoyer une notification de démission au membre est décochée par défaut. Cochée, GestiClub envoie un e-mail de confirmation au membre qui démissionne, s'il n'a aucune facture ouverte. Quand il en a, un relevé de compte lui est toujours envoyé, que la case soit cochée ou non, et une copie va aux personnes chargées des notifications de facturation (chapitre 3 : Démission et réactivation d'un membre).