Les quotas

L'onglet Quotas est en lecture seule : il montre où en est le club par rapport aux limites de son abonnement GestiClub.

1. 1Contactsle pourcentage de la limite, puis Existants et Disponibles, et en gris le nombre de contacts sur la limite (« 61 / 100 »).
2. 2Espace disquele pourcentage, puis Utilisé et Libre, et en gris l'espace utilisé sur la limite.
3. 3La licenceVersion (la formule de l'abonnement), Pays et Durée (de la date de début à la date de fin de l'abonnement).

• Les contacts : les membres, y compris les anciens membres, et les entreprises. Un contact supprimé ne compte plus.
• L'espace disque : les fichiers que le club a téléversés dans GestiClub : les documents (anciennes versions et corbeille comprises), les photos des membres, les logos du club et des entreprises, et les pièces jointes de la comptabilité. Les pièces jointes des e-mails et les factures n'y entrent pas. Le chiffre est recalculé toutes les quinze minutes environ.
• Les limites : elles dépendent de la formule GestiClub choisie et des paquets de membres supplémentaires achetés par le club.

À partir de 85 % d'une limite, les personnes qui ont le droit Abonnement du module Paramètres (par défaut l'Administrateur, le Secrétaire et le Comptable) voient un avertissement (« Vous utilisez 90 % de votre quota de contacts. ») qu'elles peuvent fermer. Rien n'est encore bloqué.

Dès que la limite est franchie, la part au-delà de la limite apparaît en rouge dans la jauge et l'onglet affiche un bandeau « Vous dépassez les limites de votre plan » avec le bouton Mettre à niveau. Au-delà d'une tolérance de 5 %, le club est en dépassement : ces mêmes personnes voient la fenêtre « Limite de votre plan dépassée », et le blocage décrit plus bas commence.

1. 1La jauge en dépassementle pourcentage et Dépassement donnent le nombre de contacts au-delà de la limite.
2. 2Le bandeauMettre à niveau envoie à la personne de contact du club un lien sécurisé vers la page où l'on choisit une formule plus large (voir « Acheter ou mettre à niveau l'abonnement »).

Pour un club abonné qui n'a pas accepté la mise à niveau automatique, le dépassement bloque ce qui suit. Un club en essai est bloqué de la même façon, dès la limite de sa formule.

• l'ajout de contacts : un membre, une famille, une entreprise, une inscription par un formulaire public ;
• le téléversement de fichiers : un document, une photo, un logo, une pièce jointe d'e-mail, le règlement d'un formulaire ou un fichier de relevé bancaire.

Un message dit alors ce qui est bloqué, par exemple « Vous avez dépassé la limite de contacts de votre plan. Mettez votre plan à niveau pour ajouter de nouveaux contacts. » Tout le reste continue : consulter, modifier, exporter, facturer et encaisser. Un import de contacts est refusé dès qu'il créerait plus de contacts qu'il ne reste de places, qu'il y ait dépassement ou non ; mettre à jour des contacts existants par import ne crée rien et reste possible. Quand le dépassement porte sur les contacts, les formulaires d'inscription publics sont aussi dépubliés ; il faudra les republier une fois la situation réglée (chapitre 4 : Créer un formulaire, partie « Publier ou dépublier »).

Deux façons de sortir du dépassement : Mettre à niveau, ou revenir à 100 % ou moins en supprimant des contacts ou des fichiers ; le blocage est levé à la vérification quotidienne suivante. Dans la fenêtre de dépassement, la case J'autorise la mise à niveau automatique laisse GestiClub passer le club à une formule plus large dès qu'une limite est dépassée : le club n'est alors plus jamais bloqué.

Les boutons Acheter, pendant l'essai, dans le pied de page, et Mettre à niveau, dans l'onglet Quotas et la fenêtre de dépassement, n'ouvrent pas directement la page d'achat. Par sécurité, GestiClub envoie un lien sécurisé à la Personne de contact du club (voir « La personne de contact ») et vous indique à quelle adresse il est parti. Le lien ouvre la page d'achat ; il est valable 24 heures. S'il a expiré, la page propose Recevoir un nouveau lien.