Configurer la facturation

La configuration se fait une fois, avant la première facture. Le menu Gestion de la barre d'outils réunit les comptes bancaires, les articles, les cotisations et les remises. Les paramètres et les textes se règlent dans la roue dentée de la barre de navigation (voir « Régler les paramètres de facturation »).

1. 1Gestiondans la barre d'outils.
2. 2Les quatre listesÉtablissements financiers, Articles, Cotisations et Remises.

Un établissement financier est un compte où le club reçoit l'argent : la banque, PostFinance ou la caisse. Chaque facture indique le compte à payer.

1. 1Ajouter un établissementouvre la fenêtre ci-dessous.
2. 2Inclure archivésmontre aussi les comptes archivés, avec une icône pour les restaurer.
3. 3Modifierouvre le compte.
4. 4Supprimerun compte déjà utilisé par une facture ou une cotisation n'est pas supprimé : il est archivé et n'est plus proposé.

1. 1Désignation, Comptabilité et NomBanque, PostFinance ou Caisse ; le compte de trésorerie du plan comptable ; le nom de l'établissement. PostFinance remplit l'adresse de PostFinance ; Caisse masque le reste de la fenêtre.
2. 2Établissement financierl'adresse de la banque et l'IBAN du club.
3. 3Titulaire du comptele nom et l'adresse du club, tels qu'ils figurent sur la section de paiement.
4. 4Activation QRRcochez Activer QR-facture et saisissez le QR IBAN fourni par la banque : les factures reçoivent une référence QR à 27 chiffres. La Référence ID, facultative, est le préfixe de référence que certaines banques attribuent.

Toute facture sur un compte suisse porte la section de paiement QR. Sans Activer QR-facture, elle porte une référence créancier RF au lieu de la référence QR ; l'import du relevé bancaire reconnaît les deux (voir « Importer les paiements bancaires »). Une facture sur la Caisse n'a pas de section de paiement.

GestiClub ne gère pas la TVA : les factures n'ont ni taux ni ligne de TVA, et le montant facturé est celui des lignes. C'est le cas des clubs non assujettis ; un club assujetti traite la TVA hors de GestiClub.

Un article est une ligne de facture prête à l'emploi, comme « T-shirt du club » : vous la choisissez au lieu de la retaper (voir « Créer une facture »). Gestion › Articles, puis l'icône Ajouter un article.

1. 1Désignationle texte de la ligne de facture. Obligatoire.
2. 2Actifdécoché, l'article n'est plus proposé.
3. 3Quantité, Prix et Remise %les valeurs reprises sur la ligne, modifiables ensuite dans la facture.
4. 4Compte produitle compte de produits du plan comptable crédité par la vente.

La corbeille de la liste archive l'article. Sur un article archivé, affiché avec Inclure les archivés, elle le supprime définitivement.

Une cotisation est ce que paie un membre à chaque période : son montant, sa fréquence et la façon de facturer un membre qui arrive en cours de saison. Gestion › Cotisations, puis l'icône Ajouter une cotisation.

1. 1Généralla Banque, le Compte produit, le Libellé repris sur la facture et le Montant d'une période : une cotisation semestrielle de 250.00 coûte 250.00 par semestre.
2. 2Facturationla Fréquence (Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle), la Règle de facturation et la Règle de prorata, expliquées ci-dessous.
3. 3Carte multisessiontransforme la cotisation en carte de séances : saisissez le Nombre de séances. La carte est facturée une fois, au prix complet, puis décomptée à chaque réservation (chapitre 9 : Créer une réservation à créneaux, partie « La carte multisession »).
4. 4Actifdécoché, la cotisation n'est plus proposée dans les fiches.

Les deux règles ne changent que la première facture d'un membre arrivé en cours de saison. Celui qui est là dès le début de la période paie toujours le montant complet.

• Règle de facturation : Au début de saison (cotisation annuelle) : le nouveau membre paie l'année entière. À la demi-saison : pour une cotisation annuelle, il paie la moitié s'il arrive pendant la seconde moitié de la saison ; pour une semestrielle, il paie le semestre en cours. À la date d'entrée : la règle de prorata réduit sa première période.
• Règle de prorata : Pas de prorata : le montant complet. Au jour d'entrée : les jours restants de la période. Mois complet : les mois restants de la période ; le mois d'arrivée est facturé si le membre arrive au plus tard le jour du Seuil mois de grâce. Prorata mois facturables : les mois restants, chacun valant une part de la cotisation selon le nombre de Mois facturables des paramètres.

Les choix proposés dépendent de la fréquence. Une cotisation attribuée à des membres ne peut être ni supprimée ni archivée : GestiClub indique combien de membres l'utilisent.

Une remise réduit une cotisation, par exemple « Réduction fratrie ». Gestion › Remises, puis l'icône d'ajout : un Libellé, un Type (Pourcentage ou Montant fixe) et une Valeur. La remise se choisit avec la cotisation, dans la fiche du membre (voir « Attribuer une cotisation aux membres »), et apparaît sur la facture comme une ligne « Remise ».

Une facture ponctuelle a ses propres réductions : une Remise % par ligne et un Rabais sur le total (voir « Créer une facture »).