Les notes de crédit

Une note de crédit est une facture négative : elle porte un montant en faveur du membre, qui se déduit tout seul de sa prochaine facture, ou elle annule une facture déjà envoyée. Elle porte le badge NC dans la liste et suit la même numérotation que les factures.

Pour un camp annulé, un montant payé en trop ou un geste du club :

1. 1Cliquez sur Nouveau › Facture.
2. 2Choisissez le membre dans À, puis saisissez l'objet dans Concerne.
3. 3Saisissez la ligne avec un Prix négatif, par exemple -120.
4. 4Cliquez sur Envoyer.

1. 1Àle membre, la famille ou l'entreprise qui reçoit le montant.
2. 2Concernel'objet, repris sur la note de crédit.
3. 3La ligneun prix négatif. Choisissez le compte produit de la vente remboursée, ici les inscriptions aux événements.
4. 4Total note de créditdès que le total est négatif, la facture devient une note de crédit.

La note de crédit part comme une facture, par e-mail ou par la poste, avec un PDF intitulé « Note de crédit ». Le membre n'a rien à payer.

1. 1Traiter paiementrembourse le montant en argent (voir « Rembourser en argent »).
2. 2Note de crédit 1015son numéro et son statut.
3. 3La lignele montant négatif.
4. 4Solde en votre faveurle montant que le club doit au membre.

Vous n'avez rien à faire : à la prochaine facture du membre, GestiClub déduit la note de crédit. Cela vaut pour toutes ses factures : les cotisations, une facture ponctuelle, un passage de test ou une inscription à un événement.

1. 1Total facturéle montant de la nouvelle facture, ici 180.00.
2. 2Règlements et déductions« Déduction note de crédit N° 1015 » retire 120.00, et le Montant dû tombe à 60.00. La déduction figure aussi sur le PDF de la facture.
3. 3La note de crédit utiliséeson montant initial, la part utilisée sur cette facture et le solde qui reste en faveur du membre.

• La déduction se fait à la création de la facture, sur le total après rabais. Elle compte comme un règlement : les lignes de la facture ne changent pas.
• Si la note de crédit dépasse la facture, le reste attend la facture suivante. Une facture entièrement couverte part quand même, déjà acquittée.
• Les notes de crédit les plus anciennes sont utilisées en premier. Une note de crédit entièrement utilisée rejoint les factures acquittées.
• La note de crédit d'un membre se déduit de ses propres factures ; celle d'une famille, des factures groupées de la famille ; celle d'une entreprise, des factures de l'entreprise.
• Les factures créées avant la note de crédit ne changent pas : pour les solder, utilisez Traiter paiement ou attendez la facture suivante.

Pour verser le montant au membre plutôt que de le déduire, sélectionnez la note de crédit, cliquez sur Traiter paiement, puis choisissez Solder la note de crédit, la date et le compte d'où part l'argent. Rembourser un acompte verse une partie seulement ; le reste sera déduit de la prochaine facture. Remboursez avant la prochaine facture du membre : sinon la note de crédit y est déjà déduite.

Sélectionnez la facture, puis cliquez sur Annuler par NC ou Annuler, selon votre comptabilité :

• Annuler par NC : une facture Envoyée, en comptabilité avec débiteurs : une note de crédit, préfixée « Annulation - », solde la facture.
• Annuler : une facture jamais envoyée, ou une comptabilité sans débiteurs : la facture est simplement annulée.

1. 1L'effetune note de crédit, copie inversée de la facture.
2. 2Motiffacultatif.
3. 3Confirmer l'annulationannule la facture.

La facture annulée disparaît des listes ; sa note de crédit, déjà soldée, rejoint les factures acquittées.